Firma Electrónica para documentos laborales

Objetivo:

El objetivo principal de este artículo es informar a los empleadores y profesionales de Recursos Humanos sobre la importancia y los beneficios de la firma electrónica en la gestión de documentos laborales. A través de una revisión detallada de las regulaciones legales que respaldan su uso y las ventajas que ofrece, se busca concientizar a los lectores sobre cómo la implementación adecuada de la firma electrónica puede mejorar la eficiencia, reducir el uso de papel y garantizar la conformidad legal en el entorno laboral. Además, se resaltarán las responsabilidades y limitaciones que deben tener en cuenta los empleadores al adoptar esta tecnología, con el fin de evitar posibles consecuencias legales. En última instancia, se busca promover una gestión documental más eficaz y segura en el ámbito laboral.

Alcance / Limitaciones:

La firma electrónica ofrece numerosas ventajas, como la reducción de papel, la eficiencia en el proceso, la accesibilidad remota y la capacidad de mantener un registro digital seguro de todas las transacciones laborales. Sin embargo, es esencial que los empleadores comprendan las implicaciones legales y las responsabilidades asociadas con su uso.

El empleador tiene la responsabilidad de garantizar que se cumplan todas las regulaciones y requisitos legales al utilizar la firma electrónica en la gestión de documentos laborales (elaboración, confección y parametrización de documentos). Esto incluye obtener el consentimiento de los trabajadores y asegurarse de que se sigan procedimientos adecuados para la seguridad y accesibilidad de los documentos.

El incumplimiento de estas regulaciones en la gestión y emisión de documentos laborales podría tener consecuencias legales para el empleador, como sanciones o disputas legales. Por lo tanto, es importante que los empleadores mantengan una gestión organizada de su documentación laboral, cuyo proceso puede ser abarcado en su totalidad por Buk, garantizando así la conformidad con las normativas y la minimización de riesgos legales.

Definiciones:

Firma Electrónica Avanzada: Esta firma se emplea si el documento es de carácter público cuya naturaleza y definición se basa en la Ley N. 19.799 en la cual se indica que se trata de una versión certificada por un proveedor acreditado, que ha sido generada utilizando recursos que el propietario mantiene bajo su control exclusivo, de modo que esté asociada únicamente con él y los datos que se mencionan, facilitando la identificación posterior de cualquier alteración, asegurando la autenticidad del propietario y evitando que niegue la integridad del documento y su origen.

Firma Electrónica Simple: La Firma Electrónica Simple abarca cualquier símbolo o método digital que permite al destinatario de un archivo electrónico identificar a su remitente. A diferencia de la Firma Electrónica Avanzada, no es necesario utilizarla en documentos que exijan obligatoriamente una forma más avanzada de firma electrónica. A pesar de su simplicidad, la Firma Electrónica Simple posee la misma validez legal que una Firma Electrónica Avanzada y puede ser objeto de revisión, al igual que los contratos escritos en papel tradicional.

Sustento Legal y Aplicaciones:

La Firma Electrónica en Buk se rige bajo el marco de la Ley N. 19.799 sobre documentos y firmas electrónicas. Esta firma digital siempre se encuentra vinculada a un archivo en particular, el cual es suscrito por un remitente y recibido por un destinatario. La DT en la ORD. N°2901 indica que "no existen inconvenientes jurídicos para proceder a la firma de la documentación que emana de las relaciones laborales a través de medios electrónicos." y que, complementando con lo dispuesto en el artículo 3° de la Ley 19.799, los contratos formalizados mediante Firma Electrónica serán igualmente válidos y surtirán los mismos efectos que los contratos celebrados por escrito en formato papel, a menos que estén sujetos a requisitos especiales establecidos por la ley, como la presencia personal de alguna de las partes, por ejemplo.

En Buk, ofrecemos la opción de utilizar una Firma Electrónica Simple para la firma de documentos, respaldada por la certificación de la DT a través de la ORD. N°5463 que valida su procedimiento. Esta ordenanza indica que "El sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, descrito en la presentación de la empresa BUK S.p.A., se ajustaría a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no existirían inconvenientes jurídicos para su utilización." Esto garantiza la plena conformidad legal y elimina cualquier preocupación jurídica con respecto a su utilización.

Antes de implementar el uso de firmas electrónicas, es importante considerar que, si la empresa tiene múltiples sucursales, deberá presentar el Formulario 43 de Autorización para centralizar la documentación laboral y previsional. Puedes completar este formulario en línea a través del siguiente enlace en el sitio web de la DT (link). En el caso de empresas que operen con una sola sucursal, no será necesario completar este formulario.

A continuación, se presentan consideraciones cruciales que deben ser estrictamente seguidas para implementar exitosamente el proceso en la plataforma, basadas en los aspectos destacados de la ORD. N°0789/15:

Cumplimiento Normativo y Eficiencia: La normativa legal establece la obligación de mantener la documentación laboral en los lugares de trabajo, pero permite la modernización y eficiencia a través de procesos informáticos, siempre que cumplan con los requisitos legales y faciliten la fiscalización.

Consentimiento y Seguridad: Para utilizar medios electrónicos en la documentación laboral y la emisión, gestión y firma de documentos electrónicos, incluyendo contratos de trabajo, se requiere obtener el consentimiento de los trabajadores y solicitarles la dirección de su correo electrónico personal para el envío de documentación y códigos de validación por esa vía. Además, se deben seguir procedimientos específicos para garantizar la seguridad y accesibilidad de los documentos electrónicos. A continuación, te presentamos ejemplos de cláusulas que debe incluir el Contrato o Anexo para el uso de la Firma Electrónica Simple:

Clausula N° #: Correo Personal.

En este acto el trabajador autoriza en forma expresa el envío a su correo personal de la documentación laboral mencionada en el siguiente apartado. Para estos efectos, el trabajador señala que su dirección de correo personal es nn@nn.cl

Clausula N° #: Envío documentación.

El trabajador consiente expresamente que la documentación derivada de la relación laboral marítima confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica a la casilla indicada en la cláusula anterior”. Asimismo, el trabajador autoriza a la Empresa para que se envíe al correo antes indicado toda otra información corporativa como comunicaciones internas, invitaciones de capacitaciones, concursos, campañas, e-learning, etc.

Clausula N° #: Firma Electrónica de Documentos Laborales.

El Empleador, de conformidad con la Ley 19.799 de 2002 sobre Documentos Electrónicos y demás normas legales pertinentes, ha implementado un nuevo sistema de firma electrónica de documentos. A partir de la entrada en vigor del presente Contrato, el Trabajador podrá suscribir todo tipo de documentos laborales a través de su Firma Electrónica Simple, conforme al sistema implementado por la empresa. Para estos efectos el Trabajador, podrá firmar todos y cada uno de los documentos laborales, en forma electrónica simple, hacer uso de su celular y / o PC, previo ingreso a un enlace privado enviado al correo electrónico personal del Trabajador. Además, el Trabajador declara haber entendido que es su responsabilidad dar cumplimiento a lo prescrito en este instrumento y proteger su cuenta de usuario.

Ámbito de Aplicación: La Firma Electrónica se puede aplicar en una variedad de documentos laborales, incluyendo contratos de trabajo y sus modificaciones, comprobantes de descuento de remuneraciones, acuerdos para horas extraordinarias, comprobantes de feriado y el reglamento interno de la empresa.

Eliminación de Copias en Papel: Finalmente, es importante destacar que no es necesario mantener copias en papel de la documentación cuando se gestiona electrónicamente.

Para finalizar, en cuanto a los finiquitos laborales, es fundamental destacar que la firma digital o electrónica por sí sola no es suficiente. Para que los finiquitos laborales sean válidos y tengan mérito ejecutivo ante la ley, es necesario que el trabajador los ratifique ante un ministro de fe, notario público o un Inspector del Trabajo por lo que esta función no está disponible en Buk. Sin embargo, la Dirección del Trabajo ha implementado la herramienta "Finiquito Laboral Electrónico" para facilitar este proceso. Para obtener más información al respecto, te invitamos a consultar el siguiente link.

Módulos Requeridos:

Para poder hacer uso de la Firma Electrónica y Gestión documental en Buk, es necesario cumplir con los módulos contratados pertinentes los cuales son:

Base: Gestión de personas.

Módulos: Firma Digital y Gestión documental.

Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:

Al tener los módulos requeridos contratados, podrás solicitarle a SAC o a tu Jefe de Proyectos la activación de las siguientes configuraciones generales: "Habilitar plantillas personalizables" y "Habilitar Firma Electrónica".

Fuentes de Información:

Ley 19799. (2002). Biblioteca del Congreso Nacional de Chile / BCN.

ORD. n°789/15. (s. f.). DT - Normativa 3.0.

https://www.dt.gob.cl/legislacion/1624/w3-article-105114.html

ORD. n°5463. (s. f.). DT - Normativa 3.0.

https://www.dt.gob.cl/legislacion/1624/w3-article-117808.html

¿Qué es el finiquito laboral electrónico? (s. f.). DT - Consultas.

https://www.dt.gob.cl/portal/1628/w3-article-117372.html

¿Qué es la firma electrónica? (s. f.). DT - Consultas.

https://www.dt.gob.cl/portal/1628/w3-article-116487.html

Palabras Claves:

Firma Electrónica Avanzada, Firma Electrónica Simple, documentos laborales, certificación DT, Ley 19799, consentimiento, gestión documental, eficiencia, regulaciones, requisitos legales, mérito ejecutivo, dirección del trabajo.

¡Felices te ayudamos!