¿Cómo crear plantillas de documentos? – Brasil

Objetivo:

El objetivo de este artículo es proporcionar al usuario el paso a paso para la creación y edición de plantillas en la plataforma. Se busca informar a los usuarios sobre cómo aprovechar las funcionalidades de las plantillas para agilizar la creación de documentos similares, al mismo tiempo que se establecen los requisitos y limitaciones para acceder a esta característica.

Alcance / Limitaciones:

Las creación o edición de plantillas estará disponibles para aquellos usuarios con ciertos permisos en su perfil. Para que un usuario pueda crear una plantilla, su perfil deberá tener el permiso de configurar "Plantillas". De esta manera podrá visualizar, editar y crear las plantillas de la plataforma.

Definiciones:

Plantillas: Es un archivo predefinido que contiene un diseño, estructura general y variables que puede ser utilizado como base para crear documentos similares. Las plantillas son utilizadas para agilizar el proceso de creación de documentos, ya que proporcionan un punto de partida con elementos como diseño, formato de texto, encabezados, pies de página, márgenes y estilos preestablecidos.

Sustento Legal y Aplicaciones:

El proceso de creación y uso de plantillas se respalda en la necesidad de optimizar la generación de documentos en entornos laborales. Estas plantillas ofrecen una estructura prediseñada que garantiza la coherencia y eficiencia en la creación de documentos similares. Al facilitar la inclusión de variables que extraen información relevante de diversas áreas de la plataforma, se asegura la exactitud de los datos presentes en los documentos finales.

Al crear y componer un documento, la información puede consistir en textos junto con variables escritas. Cuando se previsualice, esto proporcionará a los usuarios una mejor idea de cómo lucirá el documento final.

Te dejamos un ejemplo de cómo se visualiza la plantilla con toda la información:

Si deseas obtener una vista previa del documento después de crearlo, ve a la sección "Plantillas". Busca el documento por su nombre y selecciona el icono de "Previsualizar". Desde aquí podrás ver la configuración del documento.

Te dejamos un ejemplo de cómo se previsualiza el documento:

A continuación te explicamos el paso a paso para poder crear una nueva plantilla.

Proceso:

Para crear una nueva plantilla, dirígete al módulo "Administrativo" y haz click en la sección "Documentos y Firma". Desde allí, selecciona "Plantillas". En esta vista, encontrarás tanto las plantillas creadas por los usuarios con permisos como las plantillas predefinidas por Buk. Si deseas generar una nueva plantilla, basta con hacer clic en el botón "Crear Plantilla".

Luego, completa la información general de la plantilla la cual se desglosa en los siguientes conceptos:

Nombre: Nombre de la plantilla.
Tipo: Contrato / Anexo / Certificado / Carta de Aviso.
Formato: Pdf / docx.
Carpeta: Sólo en el caso de querer crear o incluirlo en una carpeta al generarlo.
Requiere la firma del colaborador: Marcar sólo cuando es requerida.
Firma de la empresa: Puedes escoger 1 o 2 firmantes de la empresa y estos pueden ser el supervisor del empleado, representantes legales de la empresa u otro usuario creado en la plataforma.

Además, en las "Opciones Avanzadas" tendrás la posibilidad de personalizar el nombre con el que se generará cada documento (podrás ayudarte de las "Variables" de las plantillas para personalizar el nombre del archivo) y podrás limitar su acceso por empresa y/o juego de datos de ser necesario.

Ahora, en lo que respecta a la composición del contenido del documento, podrás aprovechar las variables disponibles. Estas te facilitarán la tarea de introducir información presente en otras áreas de la plataforma, ya sea relacionada con el empleado, el trabajo, la empresa, la organización y más.

Para revisar el catálogo de las variables disponibles, presiona el botón "Variables". Allí podrás visualizar todas las variables disponibles según el tipo de plantilla que selecciones. Para trabajar con las variables, te recomendamos copiar y pegar en la plantilla. De esta forma, te asegurarás de trabajar con la información correcta.

Una vez que hayas preparado toda la información del documento, puedes presionar el botón "Vista Previa" para visualizar cómo se vería la plantilla con la información de un colaborador en particular. Finalmente, presiona el botón "Guardar", de este modo tu nueva plantilla quedará en el listado "Plantillas" y lista para ser usada.

Módulos Requeridos:

Base: Gestión de Personas.
Módulos: Firma Digital y Gestión Documental.

Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:

Al tener contratado los módulos necesarios, podrás activar las siguientes configuraciones generales para aprovechar y gestionar el módulo, ya sea a través del equipo de SAC o de tu Jefe de Proyectos: "Habilitar plantillas personalizables" y "Habilitar Firma Electrónica". Ambas opciones están englobadas en las configuraciones de "Gestión documental".

Palabras Claves:

Plantillas, documentos, firma, firma electrónica, personalizables, documental, variables, generar, previsualizar, formato, representante legal, firmante.