Gestión documental, revisión y orden de flujo de firma electrónica – Brasil

Objetivo:

El enfoque del artículo es brindar una presentación detallada y comprensible del proceso de carga, generación e importación de documentos, acompañado de una descripción del flujo de firma correspondiente, con el propósito de brindar apoyo al cliente en la administración de documentos dentro de la plataforma. El objetivo de este proceso es simplificar y uniformar la manera en que los documentos son gestionados, otorgando a los usuarios la capacidad de seleccionar y asignar múltiples firmantes de manera ágil y adaptable, en consonancia con una mayor eficiencia operativa.

Alcance:

En el artículo se introduce la posibilidad de configurar en el flujo de firma un máximo de 3 firmantes por documento. Esta composición consta del colaborador y dos firmantes adicionales (en representación de la empresa), que pueden ser elegidos entre una variada combinación de opciones, incluyendo el supervisor del colaborador, el representante legal u otro usuario. Esta ampliación busca superar las restricciones anteriores en el flujo de firma y, simultáneamente, implementar un proceso coherente para la carga, generación e importación de documentos.

Además, en lo que respecta a las explicaciones sobre la carga y generación de archivos, nuestro propósito es brindar una guía para cada uno de estos procedimientos permitiendo que los administradores comprendan de manera sencilla cómo ingresar y gestionar correctamente cada elemento en la plataforma.

Limitaciones:

Actualmente los siguientes tipos de archivos no son soportados por el orden y flujo de firma:

Certificado de vacaciones.
Certificados de beneficios.

Sustento Legal y Aplicaciones:

A partir de ahora, cuentas con la facultad de designar a cualquier miembro de tu organización como firmante autorizado. Ya no estarás restringido a seleccionar exclusivamente al Representante Legal. Adicionalmente, hemos incorporado la capacidad de asignar un revisor o visador del documento y también de efectuar notificaciones a gran escala dirigidas a todos los firmantes.

En primer lugar, considera que como máximo se pueden definir a 3 firmantes (1 colaborador y 2 firmantes distintos a colaborador). Las opciones de firmantes son:

Colaborador.
Supervisor del colaborador.
Representante legal.
Otro usuario.

Glosario:

Plataforma:

Variable: Marcador que se utiliza para representar un valor que puede cambiar o ser proporcionado cuando se utiliza la plantilla en la generación de documentos.
Plantilla: Archivo genérico en donde se agregan las variables que se usarán para la generación de documentos para cada colaborador
Orden de firma: Establece la secuencia de los firmantes de un documento.
Flujo de firma automático: Notificará automáticamente a los actores del proceso de firma (revisor, firmantes empresa, colaborador), cuando deban firmar el documento generado.
Revisor/visador: Colaborador quien aprueba o rechaza los documentos generados para firma.
Empleado: Colaborador a quien se le está generando el documento laboral que debe ser firmado.
Firmante empresa: Representante legal, supervisor u otros, quienes firman en nombre de la empresa los documentos laborales generados a los colaboradores.
Notificaciones: Acción para indicarle al revisor y/o firmantes que deben realizar una acción en el documento (aprobar/ rechazar, firmar)

API: (miportal.buk.cl/apidocs#/Documentos)

Signatures: Son las firmas requeridas en un documento. Se permite un máximo de 3 firmantes por documento, teniendo en consideración que uno de los firmantes puede ser el empleado del documento, y puede haber un máximo de dos firmantes de la empresa, cabe mencionar que deben ser personas diferentes. Cada firma incluye los siguientes :
- Signature_type: El tipo de firmante, que puede ser uno de los siguientes tipos:
  - Employee_signature: Firma del colaborador.
  - Legal_agent_signature: Firma de un Representante Legal.
  - Second_legal_agent_signature: Firma de un Segundo Representante Legal. Este tipo de firmantes sólo es aceptado si anteriormente viene asignado un firmante tipo legal_agent_signature
  - Supervisor_signature: Firma del supervisor del colaborador. Cuando se envía una firma de este tipo, el id de la persona será calculado automáticamente por la plataforma, asignando como firmante al supervisor del empleado al cual se le sube el documento.
  - Other_signature: Firma de un usuario específico.
  - Second_other_signature: Firma de un segundo usuario específico. Este tipo de firmantes sólo es aceptado si anteriormente viene asignado un firmante tipo other_signature
- Position: Se utiliza para establecer el orden de las firmas. Si se desea un orden específico para los firmantes, este parámetro debe tener un valor entre 1 y 3. En caso de que no se quiera que haya un orden, se puede dejar en blanco mandar el position como nulo, o bien, no mandarlo.
Person_id: El id de la persona que se designará como firmante. En caso de que el tipo de firmante sea supervisor o empleado, entonces este campo no será considerado, pues ahí el firmante se calcula en el servidor de Buk.
Reviewer_id Este parámetro se emplea para asignar un revisor al documento, que puede ser cualquier colaborador. Este revisor podrá aprobar o rechazar el documento en una pestaña específica para esto en el index de documentos en la plataforma. Esta acción no hará ningún cambio en el contenido del documento, sin embargo, si influirá en el proceso de firmas. Es decir, si un documento requiere un revisor, y este no ha sido revisado ni ha sido aprobado, entonces ninguna de las personas asignadas para firmar el documento lo podrá hacer.

Crear/editar plantillas:

Con el propósito de instaurar este proceso, será necesario que ajustes la plantilla del documento. Para realizar esta acción, dirígete a "Administrativo" en el módulo de "Documentos y Firmas". Allí selecciona "Plantillas", edita desde el lápiz (✏) o crea un nuevo tipo de plantilla para que puedas definir el nuevo flujo de firma y establecer la opción, si deseas, de definir un revisor quien será el responsable de aprobar o rechazar el documento antes de iniciar el flujo de firmas. El revisor puede ser el supervisor del colaborador o cualquier otro colaborador habilitado en la url de la empresa. Establece quienes serán los firmantes y guarda la información para efectuar los cambios.

Además, tendrás la capacidad de darle un orden a los firmantes del documento, activando el check "Estabelcer orden para las firmas", así mismo cargar, generar e importar documentos siguiendo esta misma estructura de firmas, lo que te permitirá seleccionar múltiples firmantes que no necesariamente sean el Representante Legal. Este proceso será uniforme, ya sea que estés generando o subiendo un documento desde la ficha del colaborador, importándolo a través de los importadores, o incluso gestionando desde la API.

Nota: En la sección de las variables se han incluido dos nuevas variables {{firma.primer_firmante.nombre}} y {{firma.segundo_firmante.nombre}}, las cuales sirven para mostrar el nombre de los firmantes de empresa seleccionados en la plantilla cuando se configura con orden de firma. Tal como se ilustra en la imagen, con la configuración dada en la plantilla, la variable {{firma.primer_firmante.nombre}} mostrará el nombre del representante legal seleccionado en la generación del documento, de igual forma la segunda variable mostrará el nombre del supervisor del colaborador a quien se le generó el documento.

A continuación te describimos cada proceso para poder generar, importar o subir documentos, estableciendo correctamente a los firmantes:

Proceso en Plataforma Individual:

Podremos generar o subir un documento de forma individual y al mismo tiempo designar a nuestros firmantes:

Generar documento: Desde la ficha del colaborador, en la pestaña de "Documentos", presiona sobre "Generar Archivo" y elige el documento a generar. De acuerdo con la configuración definida en el flujo de firma en la plantilla del documento, podrás previsualizar a los firmantes involucrados. Si has establecido un representante legal o más en la plantilla, define quiénes serán los representantes que firmarán el documento y, una vez que estés listo, presiona sobre "Generar Documento".

Subir documento: Desde la ficha del colaborador, en la pestaña de "Documentos", presiona sobre "Subir archivo". Después de seleccionar el documento que deseas subir, marca las casillas correspondientes para elegir a tus firmantes. Estos pueden incluir al empleado y dos firmantes de la empresa, como el supervisor, el representante legal u otros. Una vez que hayas realizado las selecciones, presiona sobre "Subir".

Después de haber generado o subido el documento, tendrás la posibilidad hacer visible el documento y notificar a cada destinatario de manera individual. Para hacerlo, dirígete a la ficha del colaborador y selecciona la pestaña "Documentos". Allí encontrarás el documento que deseas notificar. Haz clic en los tres puntos y elige la opción "Notificar".

Proceso en Plataforma Masivo:

Podremos generar o subir un documento de forma individual y al mismo tiempo designar a nuestros firmantes:

Generar documento: Desde "Administrativo", ve al módulo de "Documentos y Firma", elige "Documentos". Allí, haz clic en el botón "Generar Documentos". Se abrirá una ventana emergente en la que podrás seleccionar la plantilla del documento y luego elegir a los colaboradores a quienes se les generará el documento. El flujo de firma se basará en lo establecido en la plantilla. Si has seleccionado un representante legal o más en la plantilla, define quiénes serán los representantes que firmarán el documento y, una vez que estés listo, presiona sobre "Finalizar".

Nota: Al marcar el check-box "Quiero que los documentos se generen visibles", se habilita la opción avanzada de poder iniciar el flujo de firma, notificando automáticamente a los firmantes según corresponda el turno de firma cabe mencionar que el documento será visible al firmante cuando sea su turno de firma, ahora bien, si la plantilla no tiene configurado un orden de firma se les notificará a todos los firmantes simultáneamente.

Subir documento: Al momento de emplear el importador de "Documentos (modificador)" selecciona los documentos que deseas importar cuyo nombre debe ser específico para poder identificar a cada colaborador. El nombre debe incluir una forma de identificación única para cada colaborador, tal como el Rut, ID, DNI, RFC, entre otros.

Existen dos formatos para indicar el nombre del archivo:

Si hay una única ficha por colaborador: El nombre del archivo debe ser la identificación del colaborador sin puntos ni guion, por ejemplo: 111111111.pdf.

Si hay múltiples fichas activadas: El nombre del archivo debe contener la identificación del empleado, seguido de un "-F " y luego el código de ficha. Suponiendo que el empleado tiene un código de ficha "F1" entonces el nombre del documento/carpeta sería:
- 111111111-FF1.pdf
- CONTRATO111111111-FF1.pdf

Por otra parte, establece el destino del documento a subir. Actualmente existen tres opciones:

Conservar Estructura: Se mantiene la estructura de archivos y carpetas que se seleccionan.
Carpeta Raíz: Todas las carpetas y archivos se cargan en la carpeta principal del empleado.
Carpeta Específica: Podrás seleccionar la carpeta a la cual cargar los documentos donde se desplegará una casilla para que puedas ingresar el nombre de la carpeta de destino.

Una vez seleccionado los archivos o carpetas a cargar, en la sección de "Asignación de Firmas" deberás seleccionar tu configuración de firmantes. Finalmente, en caso de que elijas a un firmante de "Tipo" Representante Legal, deberás elegir a dichos representantes para cada empresa según corresponda. Finalmente presiona "Subir" y/o "Finalizar" para completar la carga.

Una vez que hayas generado o subido el documento podrás dejarlo visible y notificarlo de forma masiva. Para eso debes ir hasta "Administrativo" en el módulo "Documentos y Firma" seleccionando sobre "Documentos". En esa visual selecciona los documentos a dejar visibles y notificar. Luego, en el botón de "Acciones" podrás seleccionar "Mostrar para el Colaborador" y seleccionar a los firmantes a notificar desde los botones de "Notificar a Empleados" o "Notificar a Firmantes" (empresa) respectivamente.

De esa manera, habremos hecho el correcto ingreso de documentos en la plataforma.

Consideraciones Generales:

Podrás configurar y gestiona a tus firmantes desde la API, a continuación te mostramos cómo:

Gestionar a los firmantes desde la API: En el POST /employees/{id}/docs del Endpoint de Documentos deberás seleccionar si el documento requiere firma del colaborador, del Representante Legal o de algún otro usuario. Para agregar un firmante distinto al Representante Legal, deberás ingresar el ID de la persona en el parámetro “signatures” en formato array. En este mismo parámetro podrías agregar el ID de un representante legal y así no marcar el parámetro de “signable_by_legal_agent”. Ten en consideración que si asignas a algún firmante dentro del parámetro ”signatures”, se borrará la configuración de los parámetros “signable_by_legal_agent” y ”signable_by_second_legal_agent”.

Módulos Requeridos:

Base: Gestión de personas.
Módulos: Firma Digital y Gestión Documental.

Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:

Con la contratación del módulo de "Firma Digital y Gestión Documental" podrás tener acceso a editar y personalizar plantillas y poder emplear tu firma electrónica. Asegúrate que las siguientes configuraciones estén activas en tu plataforma para poder comenzar a definir tu flujo de firma: "Habilitar plantillas personalizables" y "Habilitar Firma Electrónica".

Palabras Claves: Firmantes, firma, firma electrónica, flujo, notificar, documento, plantilla, supervisor, representante legal, empleado, cargar, importar, generar.