En este artículo aprenderás cómo crear una solicitud de activos mediante Workflow.
Las solicitudes de activos permiten gestionar la asignación de implementos o recursos que son propiedad de la empresa y que se entregan a los trabajadores para el desarrollo de sus funciones.
⚠️ Importante: Esta funcionalidad está disponible para los usuarios que cuenten con permisos de Modificación sobre "Workflow" en la pestaña "Administración", así como para los usuarios con perfil Administrador.
Crear un Workflow a partir del catálogo de plantillas para automatización
Esta opción permite generar una acción automatizada a partir de un evento ocurrido en la plataforma. Por ejemplo: cuando se crea un trabajo al colaborador, cuando se modifica el trabajo del colaborador ,etc.
Dirígete al panel lateral izquierdo > Administrativo > Workflow > Plantillas > Crear Plantilla
Accederás al catálogo de plantillas predefinidas de Buk. Selecciona la plantilla "Gestión de activos" para acceder al panel de configuración del workflow.
Una vez que accedas al panel de edición del flujo, se mostrará una ventana emergente para "Editar la acción".
En esta configuración deberás definir a quién se asignará el activo: al colaborador indicado en el formulario o al supervisor de dicho colaborador.
Para este ejemplo, seleccionaremos la opción "Asignar al colaborador del evento". Además, deberás configurar la cantidad de días, la categoría y el producto que se asignará como activo. Además puedes agregar más de un activo de distintas categorías en el botón "Agregar".
⚠️ Importante: Si necesitas crear nuevas categorías o agregar más productos, puedes hacerlo desde Administrativo > Gestión de activos > Configuración.
Luego de guardar la acción que generará este flujo, podemos editar las etapas.
Etapa Inicio Solicitud:
Selecciona el evento que debe ocurrir para que se active esta solicitud. Además, puedes configurar filtros o reglas para definir en qué casos se generará.
Por ejemplo, puedes establecer que la solicitud se cree únicamente cuando se genere un nuevo trabajo para un colaborador y que aplique solo si el cargo corresponde a "Jefe de remuneraciones".
No olvides guardar los cambios realizados.
🎉 ¡Listo! Ya tienes configurada la asignación de activos mediante Workflow. Recuerda que la plantilla debe estar activa para que la solicitud se genere según las condiciones configuradas.
Configurar una plantilla de Workflow flexible para la asignación de activos
Sigue la misma ruta anterior, dirígete al panel lateral izquierdo > Administrativo > Workflow > Plantillas > Crear Plantilla. Presiona la opción "Comenzar desde cero".
Asigna un nombre para la plantilla, una descripción si lo deseas y selecciona el tipo de workflow en el cual necesitas trabajar, para la asignación de activos debes elegir "Flexible".
Antes de configurar las etapas y el formulario, dirígete a la última etapa "Final del flujo flexible". Luego, haz clic en el botón "Agregar acción" y selecciona la opción "Solicitud de activos".
Guarda los cambios y continúa con la configuración de la primera etapa "Inicio de solicitud". En esta sección deberás definir quiénes podrán utilizar esta plantilla.
Luego, en la pestaña "Formularios", agrega los campos obligatorios que deberán completarse en la primera etapa para realizar correctamente la asignación del activo.
Los campos "Solicitado para" y "Producto solicitado" deben estar configurados como "Editables obligatorios" en el formulario al menos durante la primera etapa. Luego, guarda los cambios realizados.
Puedes agregar más etapas si es que el flujo necesita pasar por más aprobadores, antes de que se gatille la acción.
Una vez finalizada la configuración, guarda los cambios.
🎉 ¡Listo! Ya tienes tu plantilla flexible disponible para que los colaboradores puedan utilizarla.