O processo de criação de usuários no Buk responde à necessidade de garantir que cada colaborador possa acessar de forma segura e personalizada à plataforma. Esse fluxo assegura que apenas aqueles que possuem uma ficha do colaborador ativa possam ter um usuário, o que protege a integridade das informações e facilita a administração de acessos. Assim, cobre-se o ciclo completo desde a existência do colaborador na base de dados até seu primeiro acesso como usuário ativo.
Funcionamento geral
O fluxo de criação de usuários no Buk segue uma lógica sequencial que conecta a gestão de colaboradores com a administração de acessos. Em termos gerais, seu funcionamento se define por:
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Ficha do colaborador: representa o registro base de cada pessoa na organização, com dados essenciais como nome, documento e e-mail. É o ponto de partida para qualquer gestão de acesso, já que somente quem tem ficha pode se tornar usuário.
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Creação de usuário: consiste em associar um usuário a uma ficha do colaborador existente. O sistema permite criar usuários de forma individual ou massiva, facilitando a administração conforme o volume de colaboradores.
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Envio de e-mail de ativação: uma vez criado o usuário, o Buk envia automaticamente um e-mail com um link de ativação. Esta etapa garante que apenas o colaborador designado possa ativar sua conta e definir sua senha.
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Ativação de conta: o colaborador acessa o link, define sua senha conforme critérios de segurança e ativa seu usuário. Este mecanismo protege o acesso e assegura a identidade do usuário.
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Primeiro acesso: após a ativação, o usuário pode acessar o Buk com suas credenciais e visualizar os módulos e ações disponíveis conforme seu perfil atribuído.
Alcance e límites
O fluxo de criação de usuários aplica-se exclusivamente a colaboradores que já possuem uma ficha registrada na plataforma. Seu alcance cobre desde a existência da ficha até o primeiro acesso do usuário, assegurando que somente pessoas autorizadas possam acessar o Buk. Não contempla a criação de fichas nem a gestão de perfis de acesso, que correspondem a processos prévios ou paralelos. Também não inclui a administração de permissões específicas dentro dos módulos, pois isso é gerido uma vez que o usuário esteja ativo.
Relação e diferencias com outros elementos
- O módulo Usuarios y Perfiles: que centraliza a administração de usuários e a atribuição de perfis de acesso.
- A ficha do colaborador: que atua como pré-requisito para a criação de qualquer usuário na plataforma.
A diferença fundamental entre a ficha do colaborador e o usuário reside em seu propósito: a ficha armazena as informações laborais e pessoais relevantes para a gestão interna, enquanto o usuário habilita o acesso à plataforma e define as ações que pode realizar. O fluxo de criação de usuários conecta ambos os elementos, mas não os substitui nem os confunde; cada um cumpre uma função específica dentro do sistema de gestão do Buk.
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