Objetivo:
O objetivo deste artigo é analisar e descrever o processo de autogestão de documentos por parte dos colaboradores na plataforma. Será examinado como essa prática permite aos colaboradores gerar documentos diretamente a partir de seu cadastro, levando em consideração as permissões adequadas e a configuração do documento pelo administrador. Além disso, será explorado como esse processo impacta na eficiência do acesso a documentos e na satisfação dos colaboradores.
Escopo / Limitações:
Este artigo tem como objetivo fornecer um guia detalhado tanto para colaboradores quanto para administradores, com o propósito de explicar o processo de gestão e autogeração de documentos no âmbito empresarial. São descritas em detalhes as configurações necessárias que os administradores devem realizar para permitir que os colaboradores gerenciem de forma autônoma e bem-sucedida seus documentos, um requisito essencial neste processo.
É fundamental considerar que, para os perfis do tipo "Normal", que é o perfil padrão para os colaboradores, devem ser concedidas certas permissões para acessar a aba de "Documentos". Essas permissões são indispensáveis para que os colaboradores possam visualizar e gerar seus próprios documentos de forma eficiente. A explicação deste processo é mencionada a seguir:
Base Legal e Aplicações:
A prática da autogestão de documentos tornou-se uma tendência comum em diversas empresas, impulsionada por seus notáveis benefícios em termos de eficiência operacional e redução de custos administrativos. Isso leva a uma administração de recursos mais eficaz e contribui para uma maior satisfação tanto dos colaboradores quanto dos departamentos de Recursos Humanos ou Pessoas. Na Buk oferecemos essa valiosa ferramenta, a qual está respaldada pelas bases legais de assinatura eletrônica e acesso à informação relacionada a documentos.
É relevante destacar que, para que um documento possa ser autogerado, a configuração dos modelos recai sobre o administrador da plataforma. Esse processo é realizado por meio da configuração dos modelos de documentos correspondentes. O administrador, para habilitar essa função, deve acessar "Administrativo" no módulo de "Documentos e Assinatura" na seção de "Modelos", nessa visualização, deverá buscar o modelo desejado e clicar em "Editar". Depois, na seção de "Autogestão", marcar a caixa de "Pode ser autogerido pelo Colaborador". Após realizar esses ajustes, é importante salvar as alterações para que a autogestão esteja disponível para os colaboradores.
Por outro lado, no perfil "Normal" é essencial garantir o acesso à aba de "Documentos". Essa configuração é realizada e verificada na seção de "Administração" (⚙️) dentro da configuração de "Usuários e Perfis". Na aba de "Perfis", você encontrará o botão para "Configurar o Perfil Normal". Aqui, é necessário garantir que a caixa de "Documentos" esteja marcada, o que permitirá aos colaboradores no perfil "Normal" (colaboradores) visualizar e gerar documentos de forma eficaz.
Uma vez pronto, os colaboradores já poderão gerenciar seus documentos, cujo procedimento é detalhado a seguir:
Processo:
Para facilitar o acesso a documentos e certificados, os colaboradores têm duas opções disponíveis. Podem solicitar a documentação necessária ao departamento de Recursos Humanos ou optar por autogerir o documento. A autogestão implica que os colaboradores podem gerar documentos diretamente a partir de seu cadastro, desde que possuam as permissões de perfil (normal)adequadase quando o documento tiver sido definido pelo administrador como "autogerível".
Após revisar o ponto anterior, os colaboradores podem acessar seu perfil e ir até a aba de "Documentos". Lá, poderão clicar na opção "Gerar Arquivos" e selecionar o modelo que desejam gerenciar dentro das opções disponíveis para autogerar.
Ao selecionar o documento desejado, será solicitado que forneçam qualquer informação adicional necessária e que escolham os signatários pela empresa, caso seja necessário. Uma vez que esse processo seja concluído, os colaboradores podem obter o arquivo desejado clicando no botão "Gerar Documento".
O documento ficará visível na mesma aba de "Documentos", onde poderá ser revisado e/ou baixado.
Segue uma lista de documentos que geralmente são disponibilizados aos colaboradores para sua autogeração e download:
- Certificado de Tempo de Serviço.
- Certificado de Solicitação de Estudos.
- Certificado de Renda.
- Solicitações de permissões e/ou férias.
- Certificado de Trabalho.
Módulos Requeridos:
- Base:Gestão de pessoas.
Palavras-chave:
Autogestão de documentos, perfil normal, documentos, certificados, assinatura eletrônica, certificado de renda, colaborador, administrador, cadastro, autônomo, processos, digitalização, acesso, automação.
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