Objetivo:
O objetivo deste artigo é analisar e descrever o processo de autogestão de documentos por parte dos colaboradores na plataforma. Será examinado como essa prática permite que os colaboradores gerem documentos diretamente de sua ficha, levando em consideração as permissões adequadas e a configuração do documento pelo administrador. Além disso, será explorado como esse processo impacta na eficiência do acesso a documentos e na satisfação dos colaboradores.
Escopo / Limitações:
Este artigo tem como objetivo fornecer um guia detalhado tanto para colaboradores quanto para administradores, com o propósito de explicar o processo de gestão e autogeração de documentos no âmbito empresarial. São descritas em detalhes as configurações necessárias que os administradores devem realizar para permitir que os colaboradores gerenciem de forma autônoma e bem-sucedida seus documentos, um requisito essencial nesse processo.
É fundamental considerar que, para os perfis do tipo "Normal", que é o perfil padrão para os colaboradores, devem ser concedidas certas permissões para acessar a aba de "Documentos". Essas permissões são indispensáveis para que os colaboradores possam visualizar e gerar seus próprios documentos de forma eficiente. A explicação desse processo é mencionada a seguir:
Base Legal e Aplicações:
A prática da autogestão de documentos tornou-se uma tendência comum em diversas empresas, impulsionada por seus notáveis benefícios em termos de eficiência operacional e redução de custos administrativos. Isso leva a uma administração de recursos mais eficaz e contribui para uma maior satisfação tanto dos colaboradores quanto dos departamentos de Recursos Humanos ou Pessoas. Na Buk oferecemos essa valiosa ferramenta, que está respaldada pelas bases legais de assinatura eletrônica e acesso à informação relacionada a documentos.
É relevante destacar que, para que um documento possa ser autogerado, a configuração dos modelos recai sobre o administrador da plataforma. Esse processo é realizado por meio da configuração dos modelos de documentos correspondentes. O administrador, para habilitar essa função, deve acessar "Administrativo" no módulo de "Documentos e Assinatura" na seção de "Modelos", nessa visualização, deverá buscar o modelo desejado e clicar em "Editar". Em seguida, na seção de "Autogestão", marcar a caixa "Pode ser autogerenciável pelo Colaborador". Após realizar esses ajustes, é importante salvar as alterações para que a autogestão esteja disponível para os colaboradores.
Por outro lado, no perfil "Normal" é essencial garantir o acesso à aba de "Documentos". Essa configuração é realizada e verificada na seção de "Administração" (⚙️) dentro da configuração de "Usuários e Perfis". Na aba de "Perfis", você encontrará o botão para "Configurar o Perfil Normal". Aqui, é necessário garantir que a caixa de "Documentos" esteja marcada, o que permitirá aos colaboradores no perfil "Normal" (colaboradores) visualizar e gerar documentos de forma eficaz.
Uma vez pronto, os colaboradores já poderão gerenciar seus documentos, cujo procedimento é detalhado a seguir:
Processo:
Para facilitar o acesso a documentos e certificados, os colaboradores têm duas opções disponíveis. Podem solicitar a documentação necessária ao departamento de Recursos Humanos ou optar por autogerenciar o documento. A autogestão implica que os colaboradores podem gerar documentos diretamente de sua ficha, desde que possuam as permissões de perfil (normal)adequadase quando o documento tiver sido definido pelo administrador como "autogerenciável".
Uma vez revisado o ponto anterior, os colaboradores podem acessar seu perfil e ir até a aba de "Documentos". Lá, poderão clicar na opção "Gerar Arquivos" e selecionar o modelo que desejam gerenciar dentre as opções disponíveis para autogerar.
Ao selecionar o documento desejado, será solicitado que forneçam qualquer informação adicional requerida e que escolham os signatários por parte da empresa, caso seja necessário. Uma vez que esse processo for concluído, os colaboradores poderão obter o arquivo desejado clicando no botão "Gerar Documento".
O documento ficará visível na mesma aba de "Documentos", onde poderá ser revisado e/ou baixado.
Segue uma lista de documentos que geralmente são disponibilizados aos colaboradores para sua autogeração e download:
- Certificado de Tempo de Serviço.
- Certificado de Solicitação de Estudos.
- Certificado de Renda.
- Solicitações de permissões e/ou férias.
- Certificado de Trabalho.
Módulos Requeridos:
Base:Gestão de pessoas.
Palavras-chave:
Autogestão de documentos, perfil normal, documentos, certificados, assinatura eletrônica, certificado de renda, colaborador, administrador, ficha, autônomo, processos, digitalização, acesso, automação.
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