Objetivo:
O objetivo do artigo é explicar de forma clara e completa o processo que os signatários da empresa seguem quando há um ou mais documentos pendentes de assinatura na plataforma.
Escopo / Limitações:
Este artigo está orientado principalmente para os signatários da organização, diferentes dos signatários do tipo colaborador.É importante destacar que este artigo não aborda questões relacionadas ao acesso à plataforma.
No caso dos signatários do tipo Representante Legal, é fundamental ter em mente que, antes de iniciar o processo de assinatura, a empresa deve designar previamente o usuário como Representante Legal dentro da plataforma.
A funcionalidade de assinatura em massa não está disponível para os colaboradores no momento de assinar seus próprios documentos trabalhistas.
Processo individual na plataforma:
O processo começa com uma notificação de assinatura, que será gerada quando o administrador da plataforma Buk solicitar sua assinatura em um ou mais documentos. O usuário receberá uma notificação em seu e-mail corporativo com o assunto "BUK | Você tem documentos aguardando assinatura". A partir daí, é possível ver a quantidade de documentos que precisam ser assinados e acessar o Buk clicando nos botões "Ver Documentos" ou "Assine aqui".
Uma vez iniciada a sessão no Buk, será exibida uma janela específica chamada "Documentos", onde você terá a opção de visualizar três abas: "Minhas Assinaturas Pendentes", na qual são exibidos os documentos pendentes de assinatura, “Minhas Revisões Pendentes”, na qual são exibidos os documentos pendentes de revisão, e outra aba "Todos os Documentos", onde você poderá revisar os documentos emitidos. Neste momento, você poderá assinar de forma individual ou em massa. Para assinar individualmente, procure o documento a ser assinado e pressione, na seção "Ações", o botão "Assinar".
Em seguida, aparecerá uma janela pop-up que incluirá um campo para inserir sua senha de login no Buk. Digite sua senha no campo fornecido e depois clique no botão "Verificar Senha" para avançar com a assinatura do documento.
Depois, você encontrará um campo para inserir o código de segurança, que receberá novamente em seu e-mail corporativo com o assunto "Seu código de assinatura (número do código)". Se não receber o código em alguns minutos, pode clicar na opção "Reenviar um novo código" para que o sistema envie novamente. Insira o código recebido no campo correspondente e pressione "Assinar Documentos" para completar o processo.
Uma vez concluído, o sistema notificará o sucesso do processo.
Processo em massa na plataforma:
Se desejar fazer de forma massiva, selecione nas caixas todos os documentos a serem assinados. Depois, em "Ações", pressione "Assinar Documentos".
Continue com o processo de verificação de senha do Buk e código de segurança conforme detalhado na seção anterior (Processo individual na plataforma), e pronto, você conseguiu assinar seus documentos de forma massiva.
Módulos requeridos:
- Módulos:Assinatura Digital e Gestão Documental
Configurações gerais necessárias ou associadas:
Por fim, se em sua plataforma os administradores ativarem o parâmetro geral "Enviar documentos assinados para representantes legais", e você estiver assinando um documento como Representante Legal, receberá um e-mail com o assunto "Seu documento está pronto" quando todas as partes tiverem assinado o documento. No corpo do e-mail, você encontrará o documento assinado em anexo. Este e-mail será enviado para cada documento que você assinou. Ao baixar o documento, poderá visualizar sua assinatura eletrônica, a data e hora em que foi realizada, assim como um código QR que permitirá autenticar a assinatura de forma rápida e simples.
Palavras-chave:
Assinatura, colaborador, fluxo, passo a passo, QR, código, e-mail, notificar, notificação, contrato, Representante Legal.
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