Objetivo, alcance y limitaciones
Este artículo tiene como objetivo aclarar la diferencia entre dos conceptos claves para la gestión de usuarios y la facturación de los módulos de Buk: usuario activo en el LMS (Buk Capacitaciones) y ficha activa en la plataforma de Buk. Esta distinción es especialmente importante para evitar confusiones al momento de revisar los cobros asociados a los distintos módulos y productos contratados.
¿Qué es un usuario activo en el LMS?
Un usuario activo en el LMS es cualquier colaborador que cuenta con un usuario creado en Buk (desde Usuarios y Perfiles), es decir, que tiene habilitado el acceso a la plataforma de Buk, con cualquier perfil (por ejemplo, administrador, relator, perfil normal).
Esto significa que:
- Tiene credenciales para iniciar sesión en Buk.
- Puede acceder tanto a la plataforma de Buk como al módulo de Capacitación (LMS).
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Participa activamente en instancias de aprendizaje (cursos, webinars, etc). Con la restricción de que para poder inscribirse en un curso como estudiante, el usuario activo debe además tener una ficha.
👉 Los usuarios activos en el LMS son los que se consideran para la facturación de Bukplay E-Learning.
¿Qué es una ficha activa en Buk?
La ficha del colaborador es la entidad maestra y el registro central que representa a una persona dentro de la organización. La existencia de una ficha no implica automáticamente el acceso a la plataforma Buk. Un colaborador puede estar registrado y activo administrativamente en la plataforma sin tener usuario. La ficha representa la información; el acceso es una capa de seguridad independiente.
Esto quiere decir que:
- Es una persona vigente en la organización.
- Tiene una ficha registrada con información personal y laboral.
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Puede ingresar a la plataforma Buk sólo si se le ha creado un usuario.
👉 Las fichas activas se consideran para la facturación del módulo Capacitaciones (LMS).
¿Por qué es importante esta distinción?
En algunos casos, una empresa puede tener más fichas activas que usuarios creados (por ejemplo, casos de trabajos paralelos o re-contratación en el mismo mes). Esto puede generar confusión, ya que los cobros por Bukplay se realizan únicamente con base en los usuarios activos con acceso al LMS, mientras que el cobro de Buk Capacitaciones se basa en el total de fichas activas.
Ejemplo:
Si tu empresa tiene 500 fichas activas en Buk, pero solo has creado 200 usuarios con acceso al LMS, esos 200 usuarios serán considerados en la facturación de Bukplay. Las 500 fichas serán consideradas para la facturación del módulo de Capacitaciones.
¿Y qué pasa si ocurre lo contrario, que hay más usuarios activos que fichas activas?
Este escenario no debería ocurrir, porque los usuarios del LMS se crean directamente desde la Plataforma Buk. Sin embargo, puede darse en casos puntuales, como:
- Un colaborador cuya ficha fue desactivada (por desvinculación), pero su acceso a BUK aún no fue revocado.
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- Si la empresa crea usuarios en Buk sin ficha para dar acceso a usuarios externos al LMS, por ejemplo, relatores de cursos presenciales. Estos automáticamente tienen un usuario en el LMS, pero no pueden inscribirse a cursos como estudiantes.
- Exista una misma persona con dos usuarios diferentes.
Consideraciones
- Puedes revisar tus usuarios activos desde el módulo de Usuarios y Perfiles.
- Si necesitas ver las fichas activas, puedes hacerlo desde el menú de Colaboradores en Buk.
- Para asegurar una facturación correcta, revisa con regularidad cuántos usuarios tienen acceso al LMS y cuántas fichas están activas en tu sistema.
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