Objetivo, alcance y limitaciones
Este artículo entrega una guía práctica y detallada para administrar y visualizar la información de los usuarios dentro de la plataforma LMS. Incluye edición y eliminación de perfiles, asignación de roles, carga masiva y exportación de datos. Esta funcionalidad está disponible para usuarios con perfil súper administrador y administrdor, quienes podrán gestionar la información de los colaboradores según los permisos y configuraciones activas de su ambiente.
Sólo aplica a clientes que no tengan contratado Buk, solo el LMS
Proceso:
Accede a la sección de usuarios
Para gestionar usuarios, dirígete al menú Centro de Datos y haz clic en Usuarios. Desde allí, podrás visualizar el listado completo de colaboradores en el sistema, junto con detalles como:
- Nombre del colaborador
- Correo electronico
- Identificador
- División asignada
- Fecha de creación o sincronización del perfil
- Estado del usuario (activo o inactivo)
- Rol asignado
- Categorías customizadas (en caso de existir)
- Acciones disponibles como editar perfil, crear contraseña o suplantar (según corresponda)
1. Crear usuarios manualmente
- Haz clic en el botón “Agregar nuevo”.
- Completa la siguiente información básica del usuario:
- Identificador (por ejemplo, RUT o número de empleado)
- Nombre y apellido
- Correo electrónico
- Rol del usuario (estudiante, jefe o relator externo, los administradores se gestionan desde la pestaña “Administradores” con Configuraciones generales).
- Puedes completar campos adicionales si tienes categorías customizadas creadas.
- Haz clic en “Guardar” para finalizar la creación.
💡 Si necesitas agregar muchos usuarios a la vez, utiliza la opción Carga masiva, donde podrás importar una plantilla con todos los datos necesarios.
2. Edición de información del perfil
Selecciona el ícono de lápiz para ingresar a editar un usuario. Desde esta sección, podrás:
- Modificar identificador, nombre, nacionalidad, correo, idioma, zona horaria, entre otros.
- Activar o desactivar usuario
- Asignar o cambiar roles.
- Cambiar contraseña.
- Con el botón Más acciones (⋮), puedes:
- Activar o desactivar usuario.
- Eliminar un usuario,
- Crear o modificar contraseñas.
⚠️ Si eliminas un usuario, toda su información será eliminada de la reportería de la plataforma.
Funciones disponibles en la gestión de usuarios según tipo de administrador
- Superadmin: acceso completo a todas las acciones.
- Administrador: puede editar, eliminar, crear contraseñas.
- Administrador limitado: puede visualizar usuarios, eliminarlos o crear contraseñas.
Condiciones que pueden impedir que la sincronización funcione
Si ejecutas la sincronización manual y los cambios no se reflejan en el LMS, verifica estas condiciones antes de escalar el caso:
| Condición a verificar | Cómo revisarlo y solucionarlo |
| Ficha del colaborador inactiva en Buk HCM | Un colaborador con ficha inactiva no se sincroniza. Reactiva la ficha en Buk HCM y vuelve a ejecutar la sincronización. |
| Correo electrónico distinto entre HCM y LMS | El correo debe ser idéntico en ambos sistemas (mayúsculas, dominio, sin espacios). Corrige el correo en HCM y sincroniza nuevamente. |
| Rol de usuario incorrecto o sin permisos | Verifica que el usuario tenga el rol correcto asignado en Buk HCM. Un cambio de rol puede tardar hasta la próxima sincronización automática en reflejarse. |
| Integración con Voxy o Coursera activa con correo distinto | Si el usuario tiene integración con plataformas externas, el correo debe coincidir también en esas plataformas. Revisa el artículo de integración con Voxy para más detalles. |
| Cambio realizado hace menos de 5 minutos | La sincronización manual puede tardar hasta 5 minutos en procesarse. Espera antes de verificar el resultado. |
Pasos de diagnóstico recomendados antes de escalar 1. Confirma que la ficha del colaborador está activa en Buk HCM. 2. Verifica que el correo en HCM y en el LMS sea exactamente igual (incluye mayúsculas y dominio). 3. Espera 5 minutos tras ejecutar la sincronización antes de verificar el resultado. 4. Si el problema persiste después de estas verificaciones, contacta a soporte indicando: · Nombre y correo del colaborador afectado. · Qué campo cambió en HCM (razón social, correo, rol). · Fecha y hora en que se realizó el cambio y la sincronización. |
⚠ Precaución al cambiar el correo de un usuario con integraciones activas
Riesgo al modificar el correo electrónico de un usuario integrado con plataformas externas Si el colaborador tiene cursos asignados, licencias activas o avance registrado en plataformas externas como Voxy, Coursera o Udemy, modificar o eliminar su correo electrónico en Buk HCM puede generar los siguientes problemas:
· Pérdida del historial de cursos completados en la plataforma externa. · Pérdida de acceso a licencias activas. · Interrupción de la sincronización automática de avance.
El correo electrónico es el identificador que conecta al usuario entre Buk y las plataformas externas. Un cambio en este campo rompe esa conexión. |
Qué verificar antes de cambiar el correo de un usuario
- Confirma si el usuario tiene cursos en progreso o licencias activas en Voxy, Coursera o Udemy.
- Si tiene integraciones activas, coordina con el administrador de cada plataforma externa antes de realizar el cambio.
- Una vez cambiado el correo en Buk HCM, actualiza también el correo en la plataforma externa para que coincidan exactamente.
- Ejecuta una sincronización manual desde Centro de Datos > Usuarios para que el cambio se refleje en el LMS.
Ejemplo del impacto El colaborador tiene un curso activo en Voxy con correo original: juan@empresa.com El administrador cambia el correo en Buk HCM a: juan.perez@empresa.com
Resultado si no se actualiza también en Voxy: → La sincronización diaria falla porque los correos no coinciden. → El avance del colaborador en Voxy deja de registrarse en Buk. → El historial de cursos anteriores puede quedar desvinculado del nuevo correo. |
Más información Consulta el artículo "Integración entre Buk y Voxy" para más detalles sobre cómo funciona la sincronización y cómo resolver problemas de correos no coincidentes. |
💡¿Aún tienes dudas?
Si este artículo no responde completamente tu consulta o necesitas apoyo en un caso particular, nuestro equipo está disponible a través de los canales de atención.
Chat | Teléfono | Correo
🎓 ¿Te interesa certificarte en Buk?
Te invitamos a realizar un curso de tu interés en Buk Academy, donde encontrarás contenidos guiados para profundizar en el uso de la plataforma y fortalecer tus conocimientos.