Mis revisiones pendientes

Resumen

En esta guía aprenderás a usar la pestaña Mis revisiones pendientes del módulo Documentos y Firma. Desde esta vista podrás revisar, aprobar o rechazar documentos que requieren tu revisión antes de que continúe el flujo de emisión y eventualmente de estar configurado, el de firma.

Al finalizar, sabrás:

Cómo acceder a la bandeja de Mis revisiones pendientes.
Cómo revisar un documento de forma individual.
Cómo aprobar o rechazar varios documentos a la vez (revisión masiva).
Qué ocurre con los documentos después de tu revisión.

Antes de empezar

Antes de utilizar Mis revisiones pendientes, asegúrate de que:

Tu usuario está configurado como revisor en una o más plantillas de documentos.
Conoces el proceso interno de tu empresa para decidir si un documento se aprueba o se rechaza.
Los documentos ya fueron emitidos desde el índex de Documentos y están pendientes de revisión (según la configuración de la plantilla).

Pasos para usar esta funcionalidad

Ruta en la plataforma

Ruta: Administrativo > Documentos y Firma > Documentos > Mis revisiones pendientes

Abrir la bandeja de Mis revisiones pendientes

En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo.
Haz clic en Documentos y Firma.
Selecciona la opción Documentos.
En la parte superior del índex, haz clic en la pestaña Mis revisiones pendientes.
Verás el listado de documentos en los que estás configurado como revisor y que aún no han sido revisados.

Revisión individual de documentos

Para revisar y decidir sobre un documento en particular:

En la lista de Mis revisiones pendientes, identifica el documento que quieres revisar.
Haz clic sobre el nombre del documento para abrirlo (o utiliza la acción de vista previa, según la configuración de tu empresa).
Revisa el contenido del documento y valida que la información sea correcta.
Cierra la vista del documento para volver al listado.
Según las opciones de tu implementación, utiliza la acción de Aprobar o Rechazar el documento (ya sea a través de un botón específico, una acción en el menú de la fila o mediante un flujo emergente).
Si se solicita, ingresa un comentario o motivo (especialmente útil cuando rechazas un documento).
Confirma la acción.

Una vez confirmado, el documento saldrá de tu bandeja de Mis revisiones pendientes y cambiará su estado de acuerdo con la acción realizada.

Revisión masiva de documentos

Si tienes varios documentos que requieren la misma decisión, puedes usar la revisión masiva:

En la pestaña Mis revisiones pendientes, utiliza filtros o el buscador para acotar la lista de documentos (por ejemplo, por colaborador, tipo de documento, empresa o fecha de emisión).
Marca la casilla de selección de cada documento que deseas revisar en bloque.
Una vez seleccionados, haz clic en el botón Acciones (ubicado sobre la tabla de documentos).
Elige la opción Revisar documentos o similar (el nombre puede variar según la configuración, por ejemplo: "Revisar (X) documentos").
Selecciona si quieres aprobar o rechazar los documentos seleccionados.
Si la plataforma lo solicita, ingresa un comentario general que se aplicará a todos los documentos revisados en esa acción masiva.
Confirma la revisión masiva.

Tras la confirmación, todos los documentos seleccionados saldrán de tu bandeja de Mis revisiones pendientes y actualizarán su estado de acuerdo con la acción tomada.

Qué ocurre después de la revisión

Luego de aprobar o rechazar documentos desde Mis revisiones pendientes:

Si apruebas el documento:
- El documento avanza al siguiente paso del flujo definido en la plantilla.
- En la mayoría de los casos, pasará a la etapa de firma y aparecerá en Mis firmas pendientes de los firmantes involucrados.
- El estado del documento en el índex cambiará, por ejemplo, de "Pendiente de revisión" a "Pendiente de firma".
Si rechazas el documento:
- El flujo de firma se detiene para ese documento.
- El documento ya no aparecerá en Mis revisiones pendientes.
- Dependiendo de la configuración y del proceso interno, el administrador podrá revisar el motivo del rechazo y decidir si emite un nuevo documento o ajusta la plantilla antes de una nueva emisión.

Notas importantes y limitaciones

Solo verás en Mis revisiones pendientes los documentos en los que tu usuario está configurado como revisor y que aún no han sido revisados.
Desde esta vista no puedes modificar el contenido del documento; solo puedes aprobarlo o rechazarlo según el flujo definido.
La opción de revisión masiva puede no estar disponible para todos los perfiles o en todas las implementaciones; depende de la configuración de permisos.
Si un documento ya fue aprobado o rechazado por otro revisor (en flujos con más de un revisor o cambios excepcionales), puede dejar de aparecer en tu bandeja.
Los comentarios ingresados al aprobar o rechazar pueden quedar registrados como parte del historial del documento, según la configuración de auditoría de tu empresa.

Buenas prácticas y recomendaciones

Utiliza los filtros antes de aplicar acciones masivas para asegurarte de que solo estás trabajando con los documentos correctos.
Revisa siempre el contenido de un documento de muestra antes de aprobar en bloque varios documentos similares.
Acuerda con el equipo de RRHH o con el área responsable criterios claros para rechazar documentos (por ejemplo, errores de datos, formato incorrecto, firma de un representante equivocado, etc.).
Aprovecha el campo de comentarios para dejar contexto claro cuando rechaces un documento; esto facilita la corrección posterior por parte del administrador.

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