Resumen
En esta guía aprenderás a emitir documentos individuales y masivos desde el gestor de Documentos, utilizando plantillas ya configuradas. Podrás definir si los documentos serán visibles para el colaborador y si iniciarán o no un flujo automático de revisión y firma.
Al finalizar, sabrás:
- Cómo ingresar al generador de documentos desde la vista Documentos.
- Cómo seleccionar la plantilla adecuada.
- Cómo generar documentos para uno o varios colaboradores a la vez.
- Qué ocurre con los documentos una vez emitidos.
Antes de empezar
Antes de generar documentos desde la vista principal, asegúrate de que:
- Tu usuario cuenta con permisos para acceder a Administrativo > Documentos y Firma > Documentos y emitir documentos.
- Existe al menos una plantilla de documento activa que quieres usar para la emisión.
- Si quieres que los documentos ingresen a un flujo de firma electrónica, el módulo de Firma Digital y la configuración de firmantes en la plantilla están correctamente definidos.
- Los colaboradores a quienes emitas documentos que requieran firma, deben tener registrados en su ficha un correo electrónico personal y un correo electrónico corporativo, ya que se utilizan para las notificaciones y la validación de la firma.
Pasos para usar esta funcionalidad
Ruta en la plataforma
Ruta: Administrativo > Documentos y Firma > Documentos
Pasos
- En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo.
- Haz clic en Documentos y Firma.
- Selecciona la opción Documentos.
- En la parte superior derecha de la vista principal, haz clic en el botón Generar documentos.
- Se abrirá el modal generador de documentos, donde deberás elegir la plantilla y la población de colaboradores (pudiendo ser uno o varios)
- Define las opciones de emisión, por ejemplo:
- Visible para el colaborador: indica si el documento estará disponible en la ficha del colaborador.
- Iniciar flujo automático: activa o desactiva el inicio inmediato del flujo de revisión y firma definido en la plantilla.
- Utiliza los filtros para buscar al colaborador o a los colaboradores específicos (por nombre, DNI/ID, empresa, centro de costo, etc.).
- Marca únicamente al colaborador o a los colaboradores que quieras generar el o los documentos.
- Revisa el resumen de emisión (número de documentos a generar y datos clave).
- Haz clic en Generar documentos.
Qué ocurre después de la emisión
Una vez que confirmas la emisión de documentos:
- Se crean los documentos asociados a cada colaborador seleccionado.
- En la vista principal de Documentos, verás los nuevos registros en la pestaña Todos los Documentos con su estado correspondiente (por ejemplo, "Emitido", "Pendiente de revisión" o "Pendiente de firma").
- Si el documento fue configurado como visible, el colaborador lo verá en la pestaña Documentos de su ficha.
- Si marcaste Iniciar flujo automático, el sistema:
- Enviará los documentos primero al revisor, si la plantilla lo requiere (aparecerán en Mis revisiones pendientes del revisor).
- Posteriormente, los enviará a los firmantes definidos (aparecerán en Mis firmas pendientes de cada firmante).
- Si no iniciaste el flujo automático, los documentos quedarán emitidos pero sin avanzar a revisión/firma hasta que se inicie el flujo manualmente.
Notas importantes y limitaciones
- La emisión utiliza siempre la configuración definida en la plantilla (revisor, firmantes, orden de firma, QR, marca de agua, etc.). Estos parámetros no se pueden cambiar en el momento de la emisión; deben editarse en la plantilla.
- El número de firmantes por documento está limitado a lo que permita la plataforma (máximo 1 revisor y hasta 3 firmantes por documento, incluyendo como firmante al colaborador).
- Si generas documentos de forma masiva, el tiempo de procesamiento puede variar según la cantidad de colaboradores seleccionados.
- Una vez emitidos, los documentos se pueden enviar a Papelera si hubo un error, pero no es posible "editar" el mismo documento; en caso de cambios de contenido, para ello, se debe modificar la plantilla e iniciar el flujo de emisión nuevamente.
Buenas prácticas y recomendaciones
- Antes de realizar una emisión masiva, realiza siempre una prueba individual con un colaborador de test para validar formato, variables y flujo de firma (puedes usar funcionalidad de vista previa para esto, esta la veras al minuto de editar una plantilla).
- Utiliza filtros específicos (empresa, centro de costo, cargo) para evitar incluir colaboradores que no correspondan.
- Revisa el resumen de cantidad de documentos a generar antes de confirmar la emisión.
- Documenta internamente qué plantillas se usan para cada proceso (ejemplo: contratación, cambios de jornada, anexos específicos) para evitar confusiones al seleccionar la plantilla.
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