Assinatura massiva para Representante Legal, Supervisor ou Outro
Atualizado
Objetivo:
O objetivo deste artigo é explicar de forma clara e completa o processo que os signatários da empresa seguem quando há um ou mais documentos pendentes de assinatura na plataforma.
Escopo / Limitações:
Este artigo é direcionado principalmente aos signatários da organização, diferentes dos signatários do tipo colaborador.É importante destacar que este artigo não aborda questões relacionadas ao acesso à plataforma.
No caso dos signatários do tipo Representante Legal, é fundamental considerar que, antes de iniciar o processo de assinatura, a empresa deve designar previamente o usuário como Representante Legal dentro da plataforma.
A funcionalidade de assinatura massiva não está disponível para colaboradores no momento de assinar seus próprios documentos trabalhistas.
Processo individual na plataforma:
O processo começa com uma notificação de assinatura, que será gerada quando o administrador da plataforma Buk solicitar sua assinatura em um ou mais documentos. O usuário receberá uma notificação em seu e-mail corporativo com o assunto "BUK | Você tem documentos aguardando assinatura". A partir daí, é possível ver a quantidade de documentos que precisam ser assinados e acessar o Buk clicando nos botões "Ver Documentos" ou "Assine aqui".
Uma vez logado no Buk, será exibida uma janela específica chamada "Documentos", onde você terá a opção de visualizar três abas: "Minhas Assinaturas Pendentes", na qual são exibidos os documentos pendentes de assinatura, “Minhas Revisões Pendentes”, onde aparecem os documentos pendentes de revisão, e outra aba "Todos os Documentos", onde você pode revisar os documentos emitidos. Neste momento, você poderá assinar de forma individual ou massiva. Para assinar individualmente, localize o documento a ser assinado e pressione, na seção "Ações", o botão "Assinar".
Importante considerar: Como limite, você só poderá visualizar na tabela 100 documentos (linhas). Caso precise selecionar todos, deve selecionar a opção "Selecionar todos" que aparecerá ao clicar no checkbox localizado no canto superior direito da tabela.
Em seguida, aparecerá uma janela pop-up que incluirá um campo para inserir sua senha de acesso ao Buk. Digite sua senha no campo fornecido e depois clique no botão "Verificar Senha" para avançar com a assinatura do documento.
Depois, você encontrará um campo para inserir o código de segurança, que será enviado novamente para seu e-mail corporativo com o assunto "Seu código de assinatura (número do código)". Se não receber o código em alguns minutos, pode clicar na opção "Reenviar um novo código" para que o sistema envie novamente. Insira o código recebido no campo correspondente e pressione "Assinar Documentos" para concluir o processo.
Uma vez concluído, o sistema notificará o sucesso do processo.
Processo massivo na plataforma:
Se desejar fazer de forma massiva, selecione nas caixas todos os documentos a serem assinados. Em seguida, em "Ações", pressione "Assinar Documentos".
Continue com o processo de verificação de senha do Buk e código de segurança conforme detalhado na seção anterior (Processo individual na plataforma), e pronto, você conseguiu assinar seus documentos de forma massiva.
Módulos requeridos:
Módulos:Assinatura Digital e Gestão Documental
Configurações gerais necessárias ou associadas:
Por fim, se na sua plataforma os administradores ativarem o parâmetro geral "Enviar documentos assinados para representantes legais", e você estiver assinando um documento como Representante Legal, receberá um e-mail com o assunto "Seu documento está pronto" quando todas as partes tiverem assinado o documento. No corpo do e-mail, você encontrará o documento que assinou em anexo. Este e-mail será enviado para cada documento que você assinou. Ao baixar o documento, você poderá visualizar sua assinatura eletrônica, a data e hora em que foi realizada, bem como um código QR que permitirá autenticar a assinatura de forma rápida e simples.
