Antes de comenzar a operar el submódulo de Inspecciones SST, es fundamental entender los conceptos que estructuran su funcionamiento. En este artículo aprenderás cuáles son los términos clave que encontrarás en la plataforma y cómo interactúan entre sí para automatizar la gestión preventiva y asegurar el cumplimiento normativo en tu empresa.
Este contenido está dirigido principalmente a administradores y encargados de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)
Requisitos Previos
Antes de comenzar a trabajar en este submódulo, asegúrate de cumplir con los siguientes permisos en Buk:
- Tener acceso activo al módulo de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).
- Contar con un perfil de usuario con permisos de Configuración de Inspecciones para gestionar plantillas, programas e inspecciones de la empresa, o de Ejecución de Inspecciones para ver y responder las inspecciones que tengas asignadas como inspector.
Plantillas de Inspección
- Plantilla: Es el formato o checklist base que define qué se va a evaluar en terreno. Es 100% reutilizable, lo que significa que una misma plantilla (por ejemplo, "Inspección de Botiquines") puede originar múltiples inspecciones en distintas áreas, fechas o sucursales.
- Ítems y Respuestas: El formulario de una plantilla se compone de una lista de preguntas o criterios de revisión. Todos los ítems cuentan con opciones de respuesta fijas: Cumple / No cumple / N/A (No aplica), acompañados de un campo de comentario libre.
- Evidencia configurable: Al diseñar la plantilla, el administrador puede definir si adjuntar evidencia (documental o fotográfica) por cada ítem será de carácter obligatorio u opcional.
Sin responsable: Las plantillas no tienen un inspector asignado. El responsable se asigna recién al programar un programa o al crear una revisión puntual.
Programas de Inspección
- Programa: Es la configuración que define la automatización y recurrencia de una inspección. Al activar un programa, el sistema comienza a generar las inspecciones de forma automática basándose en una plantilla.
- Inspector: Es la persona encargada de ejecutar la revisión en terreno. Puede ser asignado a cualquier usuario de Buk.
- Periodicidad: Define la frecuencia con la que se generarán las inspecciones (diaria, semanal, mensual, etc.). El programa hereda la periodicidad sugerida en la plantilla base, pero el administrador puede modificarla para ese programa en particular.
- Vigencia: Todo programa requiere una Fecha de inicio a partir de la cual comienza a generar tareas. De forma opcional, se puede configurar una Fecha de término para detener la generación automática en una fecha límite.
Inspecciones y desviaciones
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Inspección: Es la ejecución concreta de revisión en una fecha específica. Existen dos formas de originarlas:
- Generadas por Programa: Se crean de forma automática siguiendo la periodicidad y configuración del programa activo.
- Independientes: Se crean manualmente para casos no planificados o emergencias (por ejemplo, una revisión post-accidente o fiscalización puntual), ejecutándose una sola vez sin recurrencia futura.
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Estados de la Inspección:
- 🔵A tiempo: La fecha programada para realizar la revisión aún no ha pasado: es hoy o una fecha futura.
- 🔴Atrasada: La fecha programada ya pasó y el inspector no ha completado el formulario.
- 🟢Finalizada: El inspector completó todas las respuestas y cerró la evaluación.
- Desviaciones: Corresponden a los ítems o preguntas marcadas como "No cumple" durante la revisión. El conteo de desviaciones se realiza y visualiza en la plataforma únicamente cuando la inspección pasa a estado Finalizada.
¿Cómo se relacionan estos conceptos?
- Una Plantilla establece el estándar técnico de lo que se debe revisar.
- A partir de ella, se crea un Programa de Inspección que le asigna un Inspector, un lugar/área física y una Periodicidad.
- El programa activo actúa como motor para generar automáticamente las Inspecciones concretas.
- El encargado deberá responder estas Inspecciones desde su plataforma, adjuntando la evidencia necesaria. Cualquier ítem marcado como "No cumple" registrará una Deviación de SST.
Consideraciones importantes
- Independencia de plantillas: Si editas una plantilla, las inspecciones que ya fueron generadas o que se encuentran pendientes mantendrán la versión con la que fueron creadas, resguardando la trazabilidad histórica.
- Sin duplicidad de nombres: No se pueden crear dos plantillas con el mismo nombre en la plataforma.
- Inspecciones independientes: Si requieres registrar un evento único en terreno, puedes crear una inspección independiente sin necesidad de configurar un programa recurrente.
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