Guía de Perfiles de Usuario Módulo de Capacitaciones (LMS)

Configura qué puede ver y hacer cada usuario en tu módulo de Capacitaciones, según su rol en la organización.

4 perfiles listos para usar  •  Casos de uso reales  •  Paso a paso  •  Preguntas frecuentes

¿Para qué sirve esta guía?

Esta guía te enseña a configurar y asignar los accesos para los distintos tipos de usuarios en tu plataforma, dependiendo de si cuentas o no con la integración a Buk.

• Cuando tienes Integración con Buk: Los perfiles se crean en WebApp (Usuarios y Perfiles) y se sincronizan automáticamente al LMS. Ya no necesitas configurar permisos en dos lugares separados.

Esta guía te enseña cómo diseñar perfiles para los 4 tipos de usuarios más comunes, con los valores exactos que debes configurar en cada permiso.

Tipos de permisos en el LMS

Cada permiso puede ser de dos tipos, dependiendo del nivel de control que permite:

Los 4 perfiles de esta guía

Todos los perfiles se crean en WebApp → Usuarios y Perfiles → Pestaña Capacitaciones y se sincronizan automáticamente al LMS.

Cómo crear y asignar perfiles

1. Ve a Usuarios y Perfiles

En el menú lateral de WebApp, navega a "Usuarios y Perfiles" > "Perfiles de Usuario".

2. Crea un nuevo perfil

Haz clic en "+ Nuevo Perfil de Usuario" y asígnale un nombre descriptivo (ej. "Líder de Capacitación Área Ventas").

3. Configura los permisos de Capacitaciones

Dentro del nuevo perfil, ve a la pestaña "Capacitaciones" y ajusta cada permiso según las necesidades del rol que estás creando.

4. Guarda y asigna el perfil

Haz clic en "Guardar". Luego, busca a los colaboradores que tendrán este rol y asígnales el nuevo perfil desde su ficha de usuario.

 Ejercicio 1

Administrador de Capacitaciones

Nombre del perfil: Administrador de Capacitaciones

Acceso completo al módulo LMS

Contexto del rol

Persona responsable de administrar toda la plataforma: configura integraciones, gestiona cursos, inscripciones, reportes y ajustes avanzados. Solo debe asignarse a quien realmente administra la plataforma.

Configuración de permisos

ºCuidado! Este perfil tiene acceso total, equivalente al antiguo Superadministrador. Úsalo con criterio y asignálo solo a quienes realmente lo necesiten.

Pasos para crear este perfil

 1. Ir a Usuarios y Perfiles

En el menú lateral de WebApp, navega a "Usuarios y Perfiles" > "Perfiles de Usuario".

2. Crear nuevo perfil

Haz clic en "+ Nuevo Perfil de Usuario". Ponle el nombre: "Administrador de Capacitaciones".

3. Ir a la pestaña Capacitaciones

Dentro del perfil nuevo, haz clic en la pestaña "Capacitaciones".

4. Configurar los permisos

Selecciona el valor de cada permiso tal como aparece en la tabla de arriba.

5. Guardar y asignar

Haz clic en "Guardar" y asigna el perfil a los usuarios correspondientes desde la ficha de cada persona.

Ejercicio 2

Líder / Encargado de Capacitación

Nombre del perfil: Líder de Capacitación

Gestión operativa diaria, sin configuración técnica crítica

Contexto del rol

Lídera el área de capacitación: crea cursos, inscribe colaboradores y gestiona reportes. No necesita acceder a configuraciones de integraciones (SENCE, DC-3, webhooks) que solo el administrador técnico debería manejar.

Configuración de permisos

Al bloquear Configuración avanzada, evitas que se modifiquen accidentalmente las integraciones críticas de tu plataforma. Este perfil corresponde al caso de uso "Encargado de capacitación (ex-administrador)" presentado durante la capacitación.

Pasos para crear este perfil

1. Ir a Usuarios y Perfiles

En el menú lateral de WebApp, navega a "Usuarios y Perfiles" > "Perfiles de Usuario".

2. Crear nuevo perfil

Haz clic en "+ Nuevo Perfil de Usuario". Ponle el nombre: "Líder de Capacitación".

3. Ir a la pestaña Capacitaciones

Dentro del perfil nuevo, haz clic en la pestaña "Capacitaciones".

4. Configurar los permisos

Selecciona el valor de cada permiso tal como aparece en la tabla de arriba.

5. Guardar y asignar

Haz clic en "Guardar" y asigna el perfil a los usuarios correspondientes desde la ficha de cada persona.

Ejercicio 3

Auditor de Calidad

Nombre del perfil: Auditor de Calidad

Revisión y control sin riesgo de modificar nada

Contexto del rol

Perfil ideal para gerentes, auditores de calidad o equipos de People Analytics que necesitan visibilidad sobre los datos de capacitación. Tienen acceso completo a reportes para crearlos y exportarlos, pero no pueden modificar cursos ni inscripciones.

Configuración de permisos

Lectura en todo + Modificación en Reportes = visibilidad total con capacidad de generar informes, sin riesgo de cambiar cursos ni datos de participantes. Principio de mínimo privilegio.

Pasos para crear este perfil

1. Ir a Usuarios y Perfiles

En el menú lateral de WebApp, navega a "Usuarios y Perfiles" > "Perfiles de Usuario".

2. Crear nuevo perfil

Haz clic en "+ Nuevo Perfil de Usuario". Ponle el nombre: "Auditor de Calidad".

3. Ir a la pestaña Capacitaciones

Dentro del perfil nuevo, haz clic en la pestaña "Capacitaciones".

4. Configurar los permisos

Selecciona el valor de cada permiso tal como aparece en la tabla de arriba.

5. Guardar y asignar

Haz clic en "Guardar" y asigna el perfil a los usuarios correspondientes desde la ficha de cada persona.

Ejercicio 4

Relator Externo

Nombre del perfil: Relator Externo

Acceso mínimo para conducir meetings y webinars

Contexto del rol

Instructor externo que imparte sesiones de meeting o webinar. Solo necesita acceso para conducir sus sesiones asignadas. No debe ver cursos de otros relatores, datos de inscripciones ni información de la organización.

Configuración de permisos

El permiso de Relatoría es booleano (Sí/No), no tri-estado. Con Sí, el relator solo puede conducir las sesiones que le asignaste, sin ver ningún otro dato de la plataforma.

Pasos para crear este perfil

1. Ir a Usuarios y Perfiles

En el menú lateral de WebApp, navega a "Usuarios y Perfiles" > "Perfiles de Usuario".

2. Crear nuevo perfil

Haz clic en "+ Nuevo Perfil de Usuario". Ponle el nombre: "Relator Externo".

3. Ir a la pestaña Capacitaciones

Dentro del perfil nuevo, haz clic en la pestaña "Capacitaciones".

4. Configurar los permisos

Selecciona el valor de cada permiso tal como aparece en la tabla de arriba.

5. Guardar y asignar

Haz clic en "Guardar" y asigna el perfil a los usuarios correspondientes desde la ficha de cada persona.

Perfil especial

¿Cómo configuro el perfil Estudiante?

Los colaboradores que solo toman cursos como participantes no necesitan un perfil de gestión. Existen dos formas de asignarles el acceso correcto:

Opción A — Perfil manual con todo en "No"

Crea un perfil llamado "Estudiante" y configura todos los permisos de la pestaña Capacitaciones en "No". El usuario podrá acceder a sus cursos y contenidos como participante, sin ningún acceso administrativo.

Opción B — Perfil normal con módulo activo (recomendada)

Si el perfil del colaborador tiene activo el módulo de Capacitaciones pero sin permisos de gestión configurados, el sistema le asigna automáticamente el rol Estudiante. No necesitas crear un perfil adicional.

Recomendación: si la mayoría de tus usuarios son colaboradores que solo toman cursos, la Opción B es la más simple y no requiere ninguna configuración extra.

Resumen: los 4 perfiles de un vistazo

Mod. = Modificación (crear y editar)  •  Lect. = Lectura (solo ver)  •  No = Sin acceso  •  Sí = Acceso habilitado (booleano)

 ¿Tu empresa limita accesos por áreas en Buk?

 Esto no aplica en el LMS. Cuando editas un usuario en Buk, puedes configurar su Alcance de acceso: limitar qué sub-áreas o juegos de datos puede ver dentro de la plataforma. Es una herramienta poderosa para segmentar la experiencia en módulos como Remuneraciones, Asistencia o Desarrollo Organizacional.
Sin embargo, esa configuración no tiene efecto en el módulo de Capacitaciones (LMS).
El LMS tiene su propio sistema de segmentación, completamente independiente de Buk. Son dos mundos distintos que no se sincronizan entre sí en cuanto a límites de acceso.

¿Cómo se segmenta el acceso dentro del LMS entonces?
La única forma de limitar lo que un usuario puede ver y gestionar dentro de Capacitaciones es activando la restricción por divisiones, un interruptor global que vive dentro del propio LMS en Configuración General → Mi empresa.
Cuando está activa, el LMS segmenta toda la información por división: usuarios, cursos, rutas de aprendizaje e inscripciones. Cuando está apagada, todos los administradores ven el tenant completo, sin importar qué tengan configurado en WebApp.

Las dos dimensiones que definen lo que un usuario puede hacer en el LMS

Para entender el acceso completo de un usuario en Capacitaciones, hay que mirar dos cosas por separado:

⚠️ El Alcance de acceso configurado en la ficha del usuario en Buk (sub-áreas, juegos de datos) no se traslada al LMS y no restringe lo que ese usuario puede ver o hacer en Capacitaciones.

¿Qué ocurre cuando la restricción por divisiones está activa?

Con restricción activa:

• Cada colaborador pertenece a una división y solo accede a la información de su área.
• Los cursos y rutas se pueden configurar para ser visibles solo para ciertas divisiones.
• Un administrador con acceso limitado a una división solo ve los cursos y usuarios de esa área.
• No es posible inscribir a un colaborador en un curso si su división no está incluida en los accesos del curso.

Sin restricción activa:

• No hay segmentación en el LMS. Todos los administradores ven el tenant completo.
• La configuración de accesos por división no aparece en cursos ni rutas.
• El Alcance de acceso de Buk tampoco aplica aquí.

tipos de perfiles disponibles en la plataforma LMS y las funcionalidades que cada uno permite. La asignación de roles es fundamental para garantizar una gestión adecuada y segura del sistema de capacitación. 

Cuando no tienes Integración con Buk: Perfiles disponibles en la plataforma

A continuación, se detallan los perfiles/roles que puedes asignar a los usuarios en el LMS:

✅Súper administrador

Es el perfil con mayor nivel de acceso dentro del LMS. Puede visualizar y administrar todas las secciones de la plataforma, incluyendo configuraciones generales, personalización de diseño y estructura. Generalmente, este rol lo tiene la persona encargada del proceso de implementación u onboarding.

✅Administrador

Tiene acceso a múltiples módulos de la plataforma: puede crear y editar cursos, configurar la vista del colaborador, inscribir participantes y visualizar reportes generales. A diferencia del Super Admin, no puede personalizar elementos visuales de la plataforma ni gestionar configuraciones generales.

✅Administrador limitado

Este perfil tiene acceso a todos los módulos del LMS, pero solo en modo visual. Puede descargar reportes e inscribir usuarios, pero no tiene permiso para crear o editar cursos, formularios u otros recursos de contenido.

✅Jefe

Este rol está diseñado para líderes de equipos. Su acceso está limitado a la visualización del progreso personal y del equipo que tenga asociado como subordinado. No puede modificar contenidos ni configurar ningún aspecto del sistema.

✅Relator externo

Es una persona que participa como relator en cursos sincrónicos (como webinars) y que no forma parte de la dotación regular de la empresa. Solo podrá visualizar un plan de relatoría, sin acceso a otras funciones del LMS.

✅Estudiante

Este es el perfil estándar para colaboradores. Puede visualizar únicamente su propio avance, acceder a sus cursos obligatorios u opcionales y consumir el contenido asignado. No tiene acceso a funciones administrativas ni de personalización.

Preguntas frecuentes

Consultas comunes durante la activación del nuevo sistema de permisos.

¿Qué pasa con los roles actuales de mis usuarios en el LMS?

Si tus usuarios ya tenían roles asignados en el LMS (admin, superadmin, administrador limitado, relator, estudiante), la migración es automática. Se mantiene la misma configuración para asegurar una transición sin interrupciones. No necesitas reconfigurar nada.

¿Qué hago si no uso WebApp?

Si tu empresa no tiene WebApp activo, el sistema de roles del LMS se mantiene exactamente igual. El cambio es solo para clientes con WebApp. Cero impacto en tu operación actual.

¿Cómo configuro el perfil Estudiante?

Opción 1: Crea un perfil con todos los permisos de Capacitaciones en "No". El usuario accede al LMS solo como participante. Opción 2 (recomendada): si el perfil del colaborador tiene activo el módulo de Capacitaciones pero sin permisos de gestión, el sistema asigna automáticamente el rol Estudiante. No necesitas hacer nada extra.

¿Cómo cambia el selector de vistas en el LMS?

El selector de cambio de vistas (antes tenía etiquetas como Admin, Relator, etc.) ahora se simplifica a dos opciones: Colaborador y Administrador. Para los reportes, puedes identificar los perfiles por nombre y hacer cruces si es necesario.

Tengo un usuario que necesita ver todo pero no modificar nada. ¿Qué perfil le asigno?

El perfil Auditor de Calidad (Ejercicio 3) es exactamente para ese caso: Lectura en todos los permisos de gestión, y Modificación solo en Reportes para que pueda crear y exportar sus propios reportes. Sin riesgo de cambios accidentales.

¿Puedo tener un usuario que sea a la vez estudiante y administrador?

Sí. En el LMS puedes cambiar de vista entre "Colaborador" (ve sus cursos como estudiante) y "Administrador" (accede a la gestión) desde el selector de vistas. El perfil determina qué funciones de administración puede ver en la vista de Administrador.

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