Configura qué puede ver y hacer cada usuario en tu módulo de Capacitaciones, según su rol en la organización.
4 perfiles listos para usar • Casos de uso reales • Paso a paso • Preguntas frecuentes
¿Para qué sirve esta guía?
Esta guía te enseña a configurar y asignar los accesos para los distintos tipos de usuarios en tu plataforma, dependiendo de si cuentas o no con la integración a Buk.
Cuando tienes Integración con Buk: Los perfiles se crean en WebApp (Usuarios y Perfiles) y se sincronizan automáticamente al LMS. Ya no necesitas configurar permisos en dos lugares separados.
Esta guía te enseña cómo diseñar perfiles para los 4 tipos de usuarios más comunes, con los valores exactos que debes configurar en cada permiso.
Tipos de permisos en el LMS
Cada permiso puede ser de dos tipos, dependiendo del nivel de control que permite:
| Tipo | Valores posibles | Se usa en |
| Tri-estado | Modificación / Lectura / No | Todos los permisos de gestión: administración, configuración, contenido, inscripciones, reportes |
| Booleano | Sí / No | Relatoría de meeting y webinar para externos |
Los 4 perfiles de esta guía
| 01 | Administrador de Capacitaciones | Acceso total. Gestiona toda la plataforma LMS sin restricciones. |
| 02 | Líder / Encargado de Capacitación | Gestiona cursos, inscripciones y reportes. Sin configuración avanzada. |
| 03 | Auditor de Calidad | Solo lectura en la mayoría. Crea y exporta reportes. Sin modificar nada. |
| 04 | Relator Externo | Acceso mínimo: solo conduce meetings y webinars asignados. |
Todos los perfiles se crean en WebApp → Usuarios y Perfiles → Pestaña Capacitaciones y se sincronizan automáticamente al LMS.
Ejercicio 1
Administrador de Capacitaciones
Nombre del perfil: Administrador de Capacitaciones
Acceso completo al módulo LMS
Contexto del rol
Persona responsable de administrar toda la plataforma: configura integraciones, gestiona cursos, inscripciones, reportes y ajustes avanzados. Solo debe asignarse a quien realmente administra la plataforma.
Configuración de permisos
| Permiso en LMS | Acción | ¿Qué puede hacer? |
| Administración de capacitaciones (LMS) | Modificación | Acceso y gestión completa del módulo |
| Configuración avanzada | Modificación | Integraciones, SENCE, DC-3, OAuth, webhooks |
| Gestión de contenido | Modificación | Crea, edita y publica cursos, mallas, evaluaciones |
| Gestión de inscripciones | Modificación | Inscribe y gestiona participantes, ve avances |
| Reportes y seguimiento | Modificación | Crea, configura y exporta reportes personalizados |
| Relatoría de meeting y webinar para externos | No | Sin acceso a relatoría |
ºCuidado! Este perfil tiene acceso total, equivalente al antiguo Superadministrador. Úsalo con criterio y asignálo solo a quienes realmente lo necesiten.
Pasos para crear este perfil
1. Ir a Usuarios y Perfiles
En el menú lateral de WebApp, navega a "Usuarios y Perfiles" > "Perfiles de Usuario".
2. Crear nuevo perfil
Haz clic en "+ Nuevo Perfil de Usuario". Ponle el nombre: "Administrador de Capacitaciones".
3. Ir a la pestaña Capacitaciones
Dentro del perfil nuevo, haz clic en la pestaña "Capacitaciones".
4. Configurar los permisos
Selecciona el valor de cada permiso tal como aparece en la tabla de arriba.
5. Guardar y asignar
Haz clic en "Guardar" y asigna el perfil a los usuarios correspondientes desde la ficha de cada persona.
Ejercicio 2
Líder / Encargado de Capacitación
Nombre del perfil: Líder de Capacitación
Gestión operativa diaria, sin configuración técnica crítica
Contexto del rol
Lídera el área de capacitación: crea cursos, inscribe colaboradores y gestiona reportes. No necesita acceder a configuraciones de integraciones (SENCE, DC-3, webhooks) que solo el administrador técnico debería manejar.
Configuración de permisos
| Permiso en LMS | Acción | ¿Qué puede hacer? |
| Administración de capacitaciones (LMS) | Modificación | Acceso y gestión completa del módulo |
| Configuración avanzada | No | Sin acceso a integraciones ni ajustes técnicos |
| Gestión de contenido | Modificación | Crea, edita y publica cursos, mallas, evaluaciones |
| Gestión de inscripciones | Modificación | Inscribe y gestiona participantes, ve avances |
| Reportes y seguimiento | Modificación | Crea, configura y exporta reportes personalizados |
| Relatoría de meeting y webinar para externos | No | Sin acceso a relatoría |
Al bloquear Configuración avanzada, evitas que se modifiquen accidentalmente las integraciones críticas de tu plataforma. Este perfil corresponde al caso de uso "Encargado de capacitación (ex-administrador)" presentado durante la capacitación.
Pasos para crear este perfil
1. Ir a Usuarios y Perfiles
En el menú lateral de WebApp, navega a "Usuarios y Perfiles" > "Perfiles de Usuario".
2. Crear nuevo perfil
Haz clic en "+ Nuevo Perfil de Usuario". Ponle el nombre: "Líder de Capacitación".
3. Ir a la pestaña Capacitaciones
Dentro del perfil nuevo, haz clic en la pestaña "Capacitaciones".
4. Configurar los permisos
Selecciona el valor de cada permiso tal como aparece en la tabla de arriba.
5. Guardar y asignar
Haz clic en "Guardar" y asigna el perfil a los usuarios correspondientes desde la ficha de cada persona.
Ejercicio 3
Auditor de Calidad
Nombre del perfil: Auditor de Calidad
Revisión y control sin riesgo de modificar nada
Contexto del rol
Perfil ideal para gerentes, auditores de calidad o equipos de People Analytics que necesitan visibilidad sobre los datos de capacitación. Tienen acceso completo a reportes para crearlos y exportarlos, pero no pueden modificar cursos ni inscripciones.
Configuración de permisos
| Permiso en LMS | Acción | ¿Qué puede hacer? |
| Administración de capacitaciones (LMS) | Lectura | Ve el panel general sin modificar configuraciones |
| Configuración avanzada | No | Sin acceso a integraciones ni ajustes técnicos |
| Gestión de contenido | Lectura | Ve cursos y mallas sin editarlos |
| Gestión de inscripciones | Lectura | Ve inscripciones y avances sin modificar |
| Reportes y seguimiento | Modificación | Crea, configura y exporta reportes personalizados |
| Relatoría de meeting y webinar para externos | No | Sin acceso a relatoría |
Lectura en todo + Modificación en Reportes = visibilidad total con capacidad de generar informes, sin riesgo de cambiar cursos ni datos de participantes. Principio de mínimo privilegio.
Pasos para crear este perfil
1. Ir a Usuarios y Perfiles
En el menú lateral de WebApp, navega a "Usuarios y Perfiles" > "Perfiles de Usuario".
2. Crear nuevo perfil
Haz clic en "+ Nuevo Perfil de Usuario". Ponle el nombre: "Auditor de Calidad".
3. Ir a la pestaña Capacitaciones
Dentro del perfil nuevo, haz clic en la pestaña "Capacitaciones".
4. Configurar los permisos
Selecciona el valor de cada permiso tal como aparece en la tabla de arriba.
5. Guardar y asignar
Haz clic en "Guardar" y asigna el perfil a los usuarios correspondientes desde la ficha de cada persona.
Ejercicio 4
Relator Externo
Nombre del perfil: Relator Externo
Acceso mínimo para conducir meetings y webinars
Contexto del rol
Instructor externo que imparte sesiones de meeting o webinar. Solo necesita acceso para conducir sus sesiones asignadas. No debe ver cursos de otros relatores, datos de inscripciones ni información de la organización.
Configuración de permisos
| Permiso en LMS | Acción | ¿Qué puede hacer? |
| Administración de capacitaciones (LMS) | No | Sin acceso al módulo LMS |
| Configuración avanzada | No | Sin acceso a integraciones ni ajustes técnicos |
| Gestión de contenido | No | Sin acceso a contenidos |
| Gestión de inscripciones | No | Sin acceso a inscripciones ni datos de participantes |
| Reportes y seguimiento | No | Sin acceso a reportes |
| Relatoría de meeting y webinar para externos | Sí | Puede conducir meetings y webinars asignados |
El permiso de Relatoría es booleano (Sí/No), no tri-estado. Con Sí, el relator solo puede conducir las sesiones que le asignaste, sin ver ningún otro dato de la plataforma.
Pasos para crear este perfil
1. Ir a Usuarios y Perfiles
En el menú lateral de WebApp, navega a "Usuarios y Perfiles" > "Perfiles de Usuario".
2. Crear nuevo perfil
Haz clic en "+ Nuevo Perfil de Usuario". Ponle el nombre: "Relator Externo".
3. Ir a la pestaña Capacitaciones
Dentro del perfil nuevo, haz clic en la pestaña "Capacitaciones".
4. Configurar los permisos
Selecciona el valor de cada permiso tal como aparece en la tabla de arriba.
5. Guardar y asignar
Haz clic en "Guardar" y asigna el perfil a los usuarios correspondientes desde la ficha de cada persona.
Perfil especial
¿Cómo configuro el perfil Estudiante?
Los colaboradores que solo toman cursos como participantes no necesitan un perfil de gestión. Existen dos formas de asignarles el acceso correcto:
Opción A — Perfil manual con todo en "No"
Crea un perfil llamado "Estudiante" y configura todos los permisos de la pestaña Capacitaciones en "No". El usuario podrá acceder a sus cursos y contenidos como participante, sin ningún acceso administrativo.
Opción B — Perfil normal con módulo activo (recomendada)
Si el perfil del colaborador tiene activo el módulo de Capacitaciones pero sin permisos de gestión configurados, el sistema le asigna automáticamente el rol Estudiante. No necesitas crear un perfil adicional.
Recomendación: si la mayoría de tus usuarios son colaboradores que solo toman cursos, la Opción B es la más simple y no requiere ninguna configuración extra.
Resumen: los 4 perfiles de un vistazo
| Perfil | Adm. LMS | Config. | Contenido | Inscripción | Reportes | Relatoría |
| Administrador | Mod. | Mod. | Mod. | Mod. | Mod. | No |
| Líder de Cap. | Mod. | No | Mod. | Mod. | Mod. | No |
| Auditor de Calidad | Lect. | No | Lect. | Lect. | Mod. | No |
| Relator Externo | No | No | No | No | No | Sí |
Mod. = Modificación (crear y editar) • Lect. = Lectura (solo ver) • No = Sin acceso • Sí = Acceso habilitado (booleano)
¿Tu empresa limita accesos por áreas en Buk?
Esto no aplica en el LMS. Cuando editas un usuario en Buk, puedes configurar su Alcance de acceso: limitar qué sub-áreas o juegos de datos puede ver dentro de la plataforma. Es una herramienta poderosa para segmentar la experiencia en módulos como Remuneraciones, Asistencia o Desarrollo Organizacional.
Sin embargo, esa configuración no tiene efecto en el módulo de Capacitaciones (LMS).
El LMS tiene su propio sistema de segmentación, completamente independiente de Buk. Son dos mundos distintos que no se sincronizan entre sí en cuanto a límites de acceso.
¿Cómo se segmenta el acceso dentro del LMS entonces?
La única forma de limitar lo que un usuario puede ver y gestionar dentro de Capacitaciones es activando la restricción por divisiones, un interruptor global que vive dentro del propio LMS en Configuración General → Mi empresa.
Cuando está activa, el LMS segmenta toda la información por división: usuarios, cursos, rutas de aprendizaje e inscripciones. Cuando está apagada, todos los administradores ven el tenant completo, sin importar qué tengan configurado en WebApp.
Las dos dimensiones que definen lo que un usuario puede hacer en el LMS
Para entender el acceso completo de un usuario en Capacitaciones, hay que mirar dos cosas por separado:
| Dimensión | Dónde se configura | Qué controla |
|---|---|---|
| Qué puede hacer | Buk → Usuarios y Perfiles → Pestaña Capacitaciones | Permisos de gestión: crear cursos, inscribir, ver reportes, configurar |
| Qué puede ver | LMS → Configuración General → Mi empresa (Restricción por divisiones) | Qué cursos, usuarios y contenidos son visibles según su división |
⚠️ El Alcance de acceso configurado en la ficha del usuario en Buk (sub-áreas, juegos de datos) no se traslada al LMS y no restringe lo que ese usuario puede ver o hacer en Capacitaciones.
¿Qué ocurre cuando la restricción por divisiones está activa?
Con restricción activa:
- Cada colaborador pertenece a una división y solo accede a la información de su área.
- Los cursos y rutas se pueden configurar para ser visibles solo para ciertas divisiones.
- Un administrador con acceso limitado a una división solo ve los cursos y usuarios de esa área.
- No es posible inscribir a un colaborador en un curso si su división no está incluida en los accesos del curso.
Sin restricción activa:
- No hay segmentación en el LMS. Todos los administradores ven el tenant completo.
- La configuración de accesos por división no aparece en cursos ni rutas.
- El Alcance de acceso de Buk tampoco aplica aquí.
tipos de perfiles disponibles en la plataforma LMS y las funcionalidades que cada uno permite. La asignación de roles es fundamental para garantizar una gestión adecuada y segura del sistema de capacitación.
Cuando no tienes Integración con Buk: Perfiles disponibles en la plataforma
A continuación, se detallan los perfiles/roles que puedes asignar a los usuarios en el LMS:
✅Súper administrador
Es el perfil con mayor nivel de acceso dentro del LMS. Puede visualizar y administrar todas las secciones de la plataforma, incluyendo configuraciones generales, personalización de diseño y estructura. Generalmente, este rol lo tiene la persona encargada del proceso de implementación u onboarding.
✅Administrador
Tiene acceso a múltiples módulos de la plataforma: puede crear y editar cursos, configurar la vista del colaborador, inscribir participantes y visualizar reportes generales. A diferencia del Super Admin, no puede personalizar elementos visuales de la plataforma ni gestionar configuraciones generales.
✅Administrador limitado
Este perfil tiene acceso a todos los módulos del LMS, pero solo en modo visual. Puede descargar reportes e inscribir usuarios, pero no tiene permiso para crear o editar cursos, formularios u otros recursos de contenido.
✅Jefe
Este rol está diseñado para líderes de equipos. Su acceso está limitado a la visualización del progreso personal y del equipo que tenga asociado como subordinado. No puede modificar contenidos ni configurar ningún aspecto del sistema.
✅Relator externo
Es una persona que participa como relator en cursos sincrónicos (como webinars) y que no forma parte de la dotación regular de la empresa. Solo podrá visualizar un plan de relatoría, sin acceso a otras funciones del LMS.
✅Estudiante
Este es el perfil estándar para colaboradores. Puede visualizar únicamente su propio avance, acceder a sus cursos obligatorios u opcionales y consumir el contenido asignado. No tiene acceso a funciones administrativas ni de personalización.
Preguntas frecuentes
Consultas comunes durante la activación del nuevo sistema de permisos.
¿Qué pasa con los roles actuales de mis usuarios en el LMS?
Si tus usuarios ya tenían roles asignados en el LMS (admin, superadmin, administrador limitado, relator, estudiante), la migración es automática. Se mantiene la misma configuración para asegurar una transición sin interrupciones. No necesitas reconfigurar nada.
¿Qué hago si no uso WebApp?
Si tu empresa no tiene WebApp activo, el sistema de roles del LMS se mantiene exactamente igual. El cambio es solo para clientes con WebApp. Cero impacto en tu operación actual.
¿Cómo configuro el perfil Estudiante?
Opción 1: Crea un perfil con todos los permisos de Capacitaciones en "No". El usuario accede al LMS solo como participante. Opción 2 (recomendada): si el perfil del colaborador tiene activo el módulo de Capacitaciones pero sin permisos de gestión, el sistema asigna automáticamente el rol Estudiante. No necesitas hacer nada extra.
¿Cómo cambia el selector de vistas en el LMS?
El selector de cambio de vistas (antes tenía etiquetas como Admin, Relator, etc.) ahora se simplifica a dos opciones: Colaborador y Administrador. Para los reportes, puedes identificar los perfiles por nombre y hacer cruces si es necesario.
Tengo un usuario que necesita ver todo pero no modificar nada. ¿Qué perfil le asigno?
El perfil Auditor de Calidad (Ejercicio 3) es exactamente para ese caso: Lectura en todos los permisos de gestión, y Modificación solo en Reportes para que pueda crear y exportar sus propios reportes. Sin riesgo de cambios accidentales.
¿Puedo tener un usuario que sea a la vez estudiante y administrador?
Sí. En el LMS puedes cambiar de vista entre "Colaborador" (ve sus cursos como estudiante) y "Administrador" (accede a la gestión) desde el selector de vistas. El perfil determina qué funciones de administración puede ver en la vista de Administrador.
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