Este artículo explica cómo utilizar el nuevo importador de documentos de Buk, una experiencia rediseñada que permite cargar archivos a las fichas de los colaboradores de forma guiada y centralizada, en un solo flujo dividido en cuatro pasos.

La nueva experiencia reemplaza el flujo tradicional de subida masiva y agrega capacidades nuevas pensadas para resolver dos necesidades concretas:

Subir varios archivos a la vez y que cada archivo llegue automáticamente al colaborador correcto, sin tener que armar planillas previas ni clasificarlos a mano.
Distribuir un mismo archivo (o un conjunto de archivos) a un grupo de colaboradores en una sola operación, sin repetir el proceso por cada persona.

El resultado: menos clics, menos errores de asignación y un control más claro de la configuración de visibilidad, revisión y firma de los documentos importados.

Alcance y limitaciones

El artículo está dirigido a usuarios administradores y usuarios con perfiles personalizados que tengan permiso para cargar documentos en las fichas de colaboradores. Aplica a clientes que ya activaron la nueva experiencia mediante el switch "Nueva experiencia" disponible en la pantalla de importación.

Limitaciones importantes a tener en cuenta al momento de leer este artículo:

Durante la etapa de transición, el importador antiguo y el nuevo coexisten. El cliente debe activar la nueva experiencia desde el switch ubicado en el encabezado de la pantalla para acceder al flujo descrito en este manual. Este artículo cubre únicamente el funcionamiento del nuevo importador.
El importador acepta archivos en los siguientes formatos: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, CSV, TXT, JPG, JPEG, GIF, PNG, PPT, PPTX, RAR, ZIP y XML.
El peso total de los archivos seleccionados en una misma carga no puede superar 1 GB.
La firma electrónica avanzada requiere que los archivos sean PDF.
El acceso al importador depende de los permisos de edición sobre la ficha del colaborador. Si el usuario no tiene permiso para editar a un colaborador, no podrá importarle documentos.

Definiciones y glosario

Importador de documentos: herramienta que permite cargar uno o varios archivos hacia las fichas de uno o varios colaboradores en una sola operación.

Modo "Por colaborador": modo individual del importador. Cada archivo se asigna a un colaborador específico. Permite subir tanto archivos sueltos como carpetas completas (cada carpeta se asigna a un colaborador y todos sus archivos viajan con esa asignación).

Modo "A un grupo": permite distribuir los archivos seleccionados a un grupo de colaboradores. Cada archivo cargado se replica para cada colaborador seleccionado.

Asignación automática: el importador intenta detectar a quién pertenece cada archivo a partir del nombre del archivo. Reconoce el número de documento del colaborador (con o sin puntos y guiones) y el email corporativo. Si en una empresa existen varias fichas para una misma persona, también reconoce el código o nombre de la ficha cuando aparece en el nombre del archivo.

Ficha: registro laboral del colaborador dentro de una empresa. Una persona puede tener más de una ficha (por ejemplo, en distintas empresas del holding o con distintas relaciones laborales).

Unidad de asignación: elemento que se asigna a un colaborador en el paso 2. Puede ser un archivo suelto o una carpeta completa.

Visibilidad: atributo que controla si el documento queda visible para el colaborador en su portal o si solo lo ve el área de personas.

Revisor: persona designada para revisar y aprobar o rechazar el documento antes de que continúe el flujo.

Firmante: persona que debe firmar electrónicamente el documento.

Tipos disponibles: colaborador, supervisor, representante legal y "otro".

Switch "Nueva experiencia": control ubicado en el encabezado del importador que permite alternar entre la experiencia anterior y la nueva. Cuando está activado se muestra la neuva experiencia del importador.

Casos de uso

El nuevo importador resuelve principalmente los siguientes escenarios:

Carga masiva con asignación automática: el área de personas recibe un lote de contratos, anexos o certificados ya nombrados con el documento de identidad o el email del colaborador. Sube todos los archivos al mismo tiempo, el importador los asigna y se cargan en bloque.
Carga masiva con asignación mixta: parte de los archivos se reconoce automáticamente y el resto se asigna manualmente desde la misma pantalla, sin tener que abrir las fichas una por una.
Distribución de un archivo a un grupo de colaboradores: políticas internas, reglamentos, manuales o comunicados que deben quedar archivados en la ficha de un conjunto de colaboradores. Se sube una sola vez y se selecciona el grupo destino (listado de colaboradores).
Carga con flujo de firma asociado: documentos que requieren la firma del colaborador o de un representante legal pueden configurarse en el mismo paso de importación, indicando los firmantes, el orden y si el flujo de firma debe iniciarse automáticamente.
Carga con flujo de revisión asociado: documentos que requieren validación previa pueden enviarse directamente a un revisor durante la carga.
Carga con estructura de carpetas: cuando se arrastran carpetas completas, el importador puede conservar esa estructura dentro de la ficha del colaborador o consolidar todos los archivos en una carpeta única.

Proceso de ejecución individual (modo "Por colaborador")

Ruta: Menú lateral > Reportería > Importadores > Importadores > Documentos. Al ingresar, asegúrate de activar el switch "Nueva experiencia" ubicado en el encabezado de la pantalla y selecciona la opción "Por Colaborador" en la pantalla de elección de modo, haz clic en "Comenzar importación por Colaborador".

El flujo es un asistente de cuatro pasos:

Paso 1: Subir archivos

Antes de subir, te recomendamos preparar los archivos: nombra cada archivo con el número de documento del colaborador (con o sin puntos y guiones) o con su email corporativo. Si el colaborador tiene más de una ficha, agrega también el código o nombre de la ficha al inicio del archivo. Ejemplos válidos: contrato11111111-1.pdf, anexo_usuario@email.com.pdf, F1-11.111.111-1.pdf.
Arrastra los archivos al área central de carga, o haz clic en el enlace "clic para seleccionar archivos" para abrir el explorador.
Puedes arrastrar archivos sueltos, carpetas completas o ambos.
El componente muestra el total de archivos seleccionados y el peso acumulado. Si superas 1 GB o subes un formato no permitido, aparecerá un aviso bloqueando el avance.
Cuando termines, haz clic en el botón "Siguiente" de la barra inferior.

Paso 2: Asignar colaborador

El importador hace una asignación automática a partir del nombre de cada archivo o carpeta. Verás dos secciones: "Archivos asignados" y "Requieren atención".
Los archivos que no se pudieron asignar automáticamente quedan en la sección "Requieren atención". Para cada uno, selecciona la persona desde el buscador y, si la persona tiene varias fichas, la ficha correspondiente.
Si quieres corregir una asignación automática, haz clic sobre la fila correspondiente y vuelve a elegir la persona o la ficha.
Puedes previsualizar el contenido del archivo desde el ícono de vista previa (disponible para PDF) antes de confirmar la asignación.
Si quieres descartar un archivo o una carpeta, usa el ícono de eliminar de la fila.
Al hacer clic en "Siguiente", si todavía quedan archivos sin asignar, el sistema mostrará una confirmación para que decidas entre "Asignar archivos" (volver al paso) o "Continuar sin asignar" (los archivos sin asignación no se cargarán).

Paso 3: Configurar preferencias

Esta configuración se aplica a todos los archivos del lote. Tiene tres secciones:

Carpeta destino:

"Mantener estructura original": conserva las carpetas tal como se subieron. Los archivos sueltos quedan en la raíz de la ficha.
"Usar ficha del colaborador": todos los archivos se guardan directamente en la carpeta raíz de la ficha.
"Usar carpeta específica": permite elegir una carpeta destino existente en el selector. Si además marcas "Crear una nueva carpeta dentro de la carpeta seleccionada", podrás ingresar el nombre de la nueva carpeta que se creará en cada ficha.

Visibilidad:

"Oculto": el archivo se importa pero no queda visible para el colaborador en su portal.
"Visible": el archivo queda visible para el colaborador apenas se completa la importación.

Revisión y firma:

Activa "Estos documentos necesitan un revisor" si la importación debe pasar por revisión previa. Selecciona el tipo de revisor (por ejemplo, otro firmante) y, si corresponde, el revisor concreto por cada empresa involucrada.
Activa "Estos documentos requieren firma" para definir los firmantes. Pulsa "Agregar firmante" y elige el tipo: colaborador, supervisor, representante legal u otro. Por cada firmante de tipo representante legal u "otro" debes seleccionar la persona correspondiente para cada empresa del lote.
- Reglas: máximo 1 colaborador, máximo 1 supervisor, hasta 2 firmantes adicionales del mismo tipo (representante legal u "otro"). No puedes repetir el mismo firmante.
"Establecer el orden de firmas": activa esta opción para definir el orden en que se notificará a los firmantes. Si no la activas, todos los firmantes se notifican al mismo tiempo y pueden firmar en cualquier orden.
Iniciar flujo de firmas automáticamente: al activarlo, los firmantes empiezan a recibir las notificaciones apenas termina la importación. Esta opción solo está disponible si la visibilidad está configurada como Visible.
"Incluir QR de firma en todas las páginas del archivo": agrega el código QR de firma en cada página del PDF. Ten en cuenta que puede modificar los márgenes inferiores del documento.

Al terminar, haz clic en "Siguiente".

Paso 4: Resumen e importación

Revisa el resumen: cantidad total de archivos a importar, cantidad de colaboradores destino, carpeta destino, visibilidad y firmantes configurados.
Haz clic en el botón "Importar" para iniciar el proceso.
Verás una barra de progreso con la cantidad de archivos procesados sobre el total. Mantén la ventana abierta hasta que el proceso termine.
Al finalizar se muestra el panel "Importación finalizada" con el detalle de archivos exitosos y archivos con errores. Cada error indica el nombre del archivo y el motivo, para que puedas corregirlo y reintentarlo.
Haz clic en "Finalizar" para volver al inicio del importador y comenzar una nueva carga.

Proceso de ejecución masivo (modo "A un grupo")

Este modo permite distribuir uno o varios archivos a un conjunto de colaboradores al mismo tiempo. Se accede desde la misma pantalla del importador (Menú lateral > Reportería > Importadores > Importadores > Documentos), pero al inicio se selecciona la opción "A un grupo" en la pantalla de elección de modo, y se hace clic en "Comenzar importación a un grupo".

El flujo también es un asistente de cuatro pasos:

Paso 1: Subir archivos

Arrastra los archivos al área central o usa el enlace para seleccionarlos desde tu computador.
Al igual que en el modo individual, se respetan los formatos permitidos y el límite de 1 GB total.
Haz clic en "Siguiente" para continuar.

Paso 2: Asignar colaboradores del grupo

El importador muestra una tabla con los colaboradores a los que tienes acceso. Usa los filtros disponibles para acotar el listado por empresa, área, cargo, ubicación, etc.
Marca el checkbox de cada colaborador que debe recibir los archivos. Puedes seleccionar uno por uno o usar el checkbox de cabecera para seleccionar todos los registros visibles.
Haz clic en "Siguiente". Si no hay colaboradores seleccionados, el botón permanece deshabilitado.

Paso 3: Configurar preferencias

Ten presente que la configuración elegida se aplicará a la combinación archivo-colaborador: cada archivo cargado se generará para cada colaborador del grupo con los mismos atributos. Tiene tres secciones:

Carpeta destino:

"Mantener estructura original": conserva las carpetas tal como se subieron. Los archivos sueltos quedan en la raíz de la ficha.
"Usar ficha del colaborador": todos los archivos se guardan directamente en la carpeta raíz de la ficha.
"Usar carpeta específica": permite elegir una carpeta destino existente en el selector. Si además marcas "Crear una nueva carpeta dentro de la carpeta seleccionada", podrás ingresar el nombre de la nueva carpeta que se creará en cada ficha.

Visibilidad:

"Oculto": el archivo se importa pero no queda visible para el colaborador en su portal.
"Visible": el archivo queda visible para el colaborador apenas se completa la importación.

Revisión y firma:

Activa "Estos documentos necesitan un revisor" si la importación debe pasar por revisión previa. Selecciona el tipo de revisor (por ejemplo, otro firmante) y, si corresponde, el revisor concreto por cada empresa involucrada.
Activa "Estos documentos requieren firma" para definir los firmantes. Pulsa "Agregar firmante" y elige el tipo: colaborador, supervisor, representante legal u otro. Por cada firmante de tipo representante legal u "otro" debes seleccionar la persona correspondiente para cada empresa del lote.
- Reglas: máximo 1 colaborador, máximo 1 supervisor, hasta 2 firmantes adicionales del mismo tipo (representante legal u "otro"). No puedes repetir el mismo firmante.
"Establecer el orden de firmas": activa esta opción para definir el orden en que se notificará a los firmantes. Si no la activas, todos los firmantes se notifican al mismo tiempo y pueden firmar en cualquier orden.
Iniciar flujo de firmas automáticamente: al activarlo, los firmantes empiezan a recibir las notificaciones apenas termina la importación. Esta opción solo está disponible si la visibilidad está configurada como Visible.
"Incluir QR de firma en todas las páginas del archivo": agrega el código QR de firma en cada página del PDF. Ten en cuenta que puede modificar los márgenes inferiores del documento.

Al terminar, haz clic en "Siguiente".

Paso 4: Resumen e importación

En el resumen verás la cantidad total de documentos a generar (archivos cargados multiplicados por colaboradores seleccionados), los colaboradores destino y las preferencias configuradas.
Haz clic en "Importar". La barra de progreso indica cuántos documentos se han generado sobre el total.
Al finalizar, revisa el panel de resultados con exitosos y fallidos. Si hubo errores, podrás ver el detalle por archivo.
Haz clic en "Finalizar" para volver al inicio del importador.

Módulos requeridos

Para utilizar el nuevo importador de documentos el cliente debe contar con:

Plan base: Plataforma Esencial o Pro. La carga de documentos a la ficha forma parte del núcleo del módulo de Documentos.
Módulo de Documentos / Gestión Documental / Firma electrónica: el cliente debe tener contratado el módulo. Si no está habilitado, las opciones de firma quedan ocultas.

Configuraciones y permisos necesarios

Para que un usuario pueda utilizar el nuevo importador deben cumplirse las siguientes condiciones de configuración:

Activación de la nueva experiencia: el usuario debe activar el switch "Nueva experiencia" ubicado en el encabezado de la pantalla de importación. El switch es activable por el propio usuario desde la pantalla, no requiere apoyo de SAC ni del Jefe de Proyectos.
Permisos del perfil de usuario: el usuario debe pertenecer a un perfil que tenga marcado el permiso "Documentos y Firma" e "Importadores". Esto se configura en Administración > Usuarios y Perfiles > Perfil, dentro del perfil los permisos se encuentran en la pestaña "Administrativo" e "Información". Es activable por el administrador de la cuenta.
Alcance del usuario: el importador solo permite cargar documentos a colaboradores sobre los que el usuario tiene permiso de edición. El alcance se controla por las reglas de visibilidad y acceso del perfil (empresa, sucursal, área, etc.) configuradas en Administración > Usuarios y Perfiles > Usuarios.
Configuraciones relacionadas con firma electrónica: si se desea iniciar el flujo de firma desde el importador, debe estar habilitada la firma electrónica en la cuenta y los representantes legales y firmantes deben estar previamente cargados en Configuración > Empresa > Representantes legales.
Carpetas de destino: si planeas usar la opción "Usar carpeta específica", la carpeta debe existir previamente en la ficha del colaborador o bien crearla desde la misma opción "Crear una nueva carpeta dentro de la selección".

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