Aprende a gestionar las políticas de vacaciones en Buk, tanto de forma individual como masiva, para asegurar la correcta acumulación y asignación de días de descanso para tus colaboradores.
Buk calcula automáticamente los saldos según los datos ingresados, facilitando la administración interna. Sin embargo, la responsabilidad legal es de la empresa, por lo que se recomienda revisar regularmente la legislación vigente y mantener actualizadas las políticas internas.
Requisitos previos
Tener configurados los tipos y políticas de vacaciones en la plataforma antes de realizar asignaciones.
Para cargas masivas, contar con los identificadores de los colaboradores (RUT/Otro).
Paso a paso
Proceso Individual
1. Dirígete a la Ficha del Trabajador → Vacaciones → Asignación.
2. Al ingresar, podrás visualizar las vacaciones y las políticas que tiene asignadas el colaborador.
De esta forma, podrás agregar o modificar las vacaciones a sus colaboradores.
Para asignar una nueva política de vacación al colaborador se debe hacer clic en el ícono “+” rellenando los siguientes campos y guardando los cambios:
Tipo de Vacaciones: Selecciona el tipo de vacación que deseas asignar.
Política de Vacaciones: Elige la política correspondiente al tipo de vacación seleccionado.
Fecha Inicio Vigencia: Esta es la fecha desde la cual el colaborador comenzará a acumular sus días de vacaciones. Puedes establecer una fecha desde su ingreso en adelante, pero nunca una fecha anterior a su ingreso a la empresa. Si no seleccionas una fecha, se usará automáticamente su fecha de ingreso.
Fecha de Desasignación: Representa el día en el que el colaborador deja de acumular días de vacaciones. No necesitas llenar este campo a menos que desees que el colaborador deje de acumular días en una fecha específica. Si decides quitar una política, marca una fecha de desasignación para que el sistema calcule cuántos días de vacaciones le corresponden hasta ese momento.
3. Finalmente, debes dar clic a "Guardar" para actualizar los cambios.
Importante
Es posible asignar y desasignar múltiples políticas de un mismo tipo de vacación, siempre que sus períodos de vigencia no se superpongan. En otras palabras, un colaborador no puede tener dos políticas vigentes del mismo tipo de vacación durante el mismo período.
Esto te permite planificar asignaciones con anticipación, incluso de forma anual, siempre que respetes esta condición. Por ejemplo, si asignas una política de Legales corridas con vigencia desde el 01-12-2011 hasta el 31-03-2025, la siguiente política del mismo tipo deberá comenzar a partir del 31-03-2025 (inclusive) o en una fecha posterior, evitando cualquier traslape entre ambas asignaciones.
Siempre es posible actualizar registros existentes como crear nuevos. Sin embargo, si necesitas desasignar una política de vacaciones, es importante considerar algunas reglas:
Solo se puede realizar una desasignación en una fecha pasada que sea, como máximo, un período atrás respecto al período mínimo abierto en la plataforma.
En caso de que la desasignación sea retroactiva, es decir, sea “hacia atrás”, Buk calculará de inmediato el saldo proporcional entre la fecha de inicio de la política y el día anterior a la fecha ingresada para la desasignación, y ese será el saldo devengado por la política.
Por otro lado, si la desasignación es futura, el sistema generará una futuretask, la cual se encargará de ejecutar el devengo y la eliminación de la asignación en la fecha correspondiente.
Con este flujo, podrás gestionar las políticas de vacaciones de tus colaboradores de manera eficiente y sin conflictos de periodos, asegurando una correcta planificación y administración dentro de la plataforma.
Proceso Masivo
Asignación Política de Vacaciones (importador)
1. Dirígete a Reportería → Importadores → Importadores → Administrativo → Asistencia → Seleccionar el importador Asignación Políticas de Vacaciones (Importador).
2. Al hacer clic en el importador, se abrirá un cuadro con las instrucciones para la carga.
Verás un recuadro de Fecha, donde podrás seleccionar la fecha en que se extraerán las asignaciones de políticas vigentes:
Con este importador puedes asignar políticas de vacaciones a tus colaboradores, pero no editar las ya existentes.
Al descargar el plantilla debes completar:
Número de Documento: Ingresa el RUT o DNI del empleado (por ejemplo, 12.345.678-9).
Código de Ficha: Ingresa el código de ficha del colaborador, por ejemplo "F1".
Código de política: Debe coincidir con una opción en la pestaña "Listas" ubicada en el template.
Fecha Inicio Vigencia: Fecha desde la que el colaborador acumula días de vacaciones. Si dejas el campo vacío, se usará la fecha de ingreso del colaborador.
Fecha de Desasignación: Indica cuando el empleado deja de acumular días. Si decides quitar una política, marca esta fecha.
3. Una vez que hayas modificado el archivo, cárgalo en Buk. Para ello, haz clic en Seleccionar archivo.
Importante
Al momento de cargar el archivo, es importante considerar que se aplican las mismas reglas del flujo individual. Es posible incluir varias filas con asignaciones del mismo tipo de vacación para un colaborador, siempre que sus rangos de vigencia no se superpongan.
Antes de procesar la importación, el sistema ejecutará validaciones automáticas para evitar conflictos en las fechas. Si el archivo contiene asignaciones que traslapan con registros preexistentes del colaborador, el sistema generará un error, ya que no es posible modificar asignaciones existentes a través del importador.
Asignación Política de Vacaciones (Modificador)
1. Dirígete a Reportería → Importadores → Importadores → Administrativo → Asistencia → Seleccionar el importador Asignación Políticas de Vacaciones (Modificador).
Nota: Esta herramienta permite realizar cambios en las políticas de vacaciones vigentes, dada una fecha, de los colaboradores en una sola acción.
2. Al acceder, deberás descargar la plantilla, la cual contiene todas las asignaciones de políticas de vacaciones vigentes a la fecha seleccionada. Una vez descargada, podrás modificar los datos según sea necesario, asegurándote siempre de que las modificaciones no generen traslapes entre políticas del mismo tipo para un mismo colaborador.
Es importante tener en cuenta que este importador no permite agregar nuevos registros de políticas de vacaciones. La plataforma solo reconoce y procesa las filas correspondientes a los registros preexistentes incluidos en la plantilla descargada, por lo que si se agregan nuevas filas al archivo, estas serán ignoradas automáticamente. Por ello, este flujo debe utilizarse únicamente para modificar políticas ya existentes, siguiendo las mismas reglas que aplican en la edición individual.
Vista masiva de Asignaciones Políticas
Si necesitas revisar las políticas de vacaciones asignadas a tus colaboradores de forma masiva, puedes utilizar la vista masiva.
Para acceder, dirígete a Administrativo → Asistencia → Vacaciones → Asignaciones de políticas.
Esta herramienta te permite visualizar en una sola pantalla las políticas de vacaciones de todos tus colaboradores, sin necesidad de ingresar uno a uno a cada ficha. La vista se divide en dos pestañas:
Vigentes: muestra todas las asignaciones de políticas activas al momento de la consulta.
No vigentes: muestra las asignaciones que ya no están activas.
Para cada colaborador, podrás ver la siguiente información: nombre, número de documento, cargo, área, tipo de vacación, política asignada, fecha de ingreso, fecha de inicio de vigencia y fecha de desasignación.
Además, la vista cuenta con filtros por cada columna, lo que facilita la búsqueda y revisión de asignaciones específicas según el criterio que necesites.
Desde esta vista también es posible:
Desasignar una o varias políticas de forma masiva, seleccionando los registros correspondientes y haciendo clic en el botón Desasignar (x) asignación(es).
Crear una nueva asignación haciendo clic en el botón Crear Asignación de Política de Vacaciones, ubicado en la parte superior derecha.
Exportar la información filtrada haciendo clic en el ícono de descarga.
Gracias a estas herramientas, puedes gestionar las políticas de vacaciones de forma ágil y segura, optimizando el tiempo y minimizando errores en la asignación y modificación de políticas dentro de Buk.
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