Objetivo
Explicar el paso a paso para utilizar el importador de carga múltiple de archivos, el cual facilita la subida, asignación inteligente y configuración de documentos para múltiples colaboradores en un solo flujo, optimizando los tiempos de gestión administrativa.
Alcance / Consideraciones previas
Formatos permitidos: Principalmente archivos PDF (recomendado para firma). También soporta formatos de imagen comunes (JPG, PNG).
Límite de carga: El sistema permite cargar hasta 500 archivos simultáneamente.
Peso máximo: Cada archivo no debe superar los 20 MB.
Paso a paso
El nuevo importador masivo funciona mediante un flujo guiado de 4 etapas diseñado para reducir errores manuales.
Para comenzar, dirígete a: Administración > Importadores > Importadores de Documentos (o desde el módulo de Documentos > Importar masivo).
1. Paso 1: Subir
En esta etapa debes seleccionar los documentos que deseas cargar a la plataforma.
Acción: Arrastra los archivos directamente al recuadro de carga o haz clic en "Seleccionar archivos" para buscarlos en tu equipo.
Validación: Verás un listado de los archivos cargados con su peso. Si un archivo supera el límite, el sistema lo marcará en rojo antes de avanzar.
2. Paso 2: Asignar
El sistema realizará un "Match" inteligente para emparejar cada archivo con el colaborador correspondiente.
Asignación Automática: El sistema lee el nombre del archivo. Si este contiene el RUT/DNI o el Nombre Completo tal como está en Buk, la asignación será automática.
Asignación Manual: Si el sistema no identifica al colaborador (marcado como "No encontrado"), utiliza el buscador integrado en la columna "Colaborador" para escribir su nombre y seleccionarlo.
Alerta de seguridad: No podrás pasar al siguiente paso si existen documentos sin un responsable asignado, garantizando que ningún documento quede "huérfano".
3. Paso 3: Configurar
Define las propiedades que tendrán todos los documentos de esta carga.
Campos a configurar:
Carpeta de destino: Selecciona en qué carpeta de la ficha del colaborador quedará guardado (ej. Contratos, Anexos, Otros).
Tipo de documento: Define la categoría legal/administrativa.
Nombre del documento: Puedes mantener el nombre del archivo original o definir uno nuevo para todos (con prefijos automáticos).
Firma Electrónica: Indica si el documento requiere flujo de firma. Si marcas "Sí", se habilitarán las opciones de Plantilla de Firma.
4. Paso 4: Importar
Confirmación y ejecución del proceso.
Progreso: Verás una barra de carga en tiempo real que indica el porcentaje de documentos procesados.
Resumen Final: Al terminar, el sistema te entregará un resumen de:
Importaciones exitosas: Archivos ya disponibles en las fichas.
Errores: Detalle de archivos que fallaron (ej. por pérdida de conexión o formato corrupto).
Reporte de Errores: Podrás descargar un archivo Excel con el detalle de los errores para corregir y reintentar solo esos casos.
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