Este artículo tiene como objetivo guiar a los usuarios con rol súper administrador en la configuración de los correos de cursos e-learning, webinars, meetings, presenciales y rutas de aprendizaje.
Proceso
Para comenzar, ingresa a Configuraciones generales y selecciona la opción Correos.
💡Nota: Es importante destacar que las configuraciones que definas en estas secciones se aplicarán por defecto a todos los cursos nuevos que crees, según su tipo. Sin embargo, pueden ser modificadas manualmente dentro de cada curso si así lo requieres.
1. Correos para cursos On Demand (E-learning)
En esta sección podrás configurar los correos que recibirán los colaboradores al ser inscritos en cursos tipo e-learning. En esta pestaña, puedes realizar las siguientes acciones:
- Inactivar el envío del correo, si no deseas notificar por esta vía.
- Personalizar asunto y cuerpo del correo de inscripción y del recordatorio, adaptándolo al tono de comunicación de tu empresa.
- Agregar campos de autocompletado como nombre del curso, nombre del colaborador, fechas de inicio/término y link del curso. Para insertarlos, ubica el cursor en la posición deseada y selecciona el campo; se insertará entre corchetes y se completará automáticamente al enviar el correo.
2. Correos para cursos tipo webinar y meeting
Dentro de esta sección, se encuentra la configuración de correos a participantes y a relatores de webinars y meetings.
Correo Participantes: Las acciones disponibles son:
- Inactivar recordatorios enviados 2 horas y 10 minutos antes del evento (aunque no se recomienda, ya que el enlace al webinar se entrega exclusivamente por correo).
- Editar asunto y cuerpo del correo según el tono de tu organización.
- Agregar campos de autocompletado como nombre del curso, fechas y enlace al evento.
Relatores: Las acciones disponibles son:
- Inactivar correo informativo y de recordatorio.
- Configurar el asunto del correo informativo: Se envía un día antes con los pasos para ingresar y realizar pruebas. No se recomienda inactivarlo.
- Configurar correo de recordatorio (30 minutos antes): Puedes personalizar su asunto y contenido.
3. Encuestas predeterminadas y correos para cursos presenciales
En esta sección podrás configurar los correos que recibirán los colaboradores al ser inscritos en cursos presenciales, así como también, encuestas predeterminadas para estos cursos. Las acciones disponibles son:
- Medición automática: Activa esta opción para que al crear un curso presencial, e-learning o remoto, se asocie automáticamente una encuesta de satisfacción. Puedes seleccionar la encuesta deseada (debe estar previamente creada en la plataforma).
- Inactivación de correos base (correo de invitación a los colaboradores a responder un instrumento).
- Configuración del asunto y cuerpo de los correos de bienvenida, recordatorios y a otros evaluadores (en el caso de las evaluaciones de transferencia).
4. Correos para rutas de aprendizaje
En esta sección podrás configurar los correos que recibirán los colaboradores al ser inscritos en rutas de aprendizaje. Las acciones disponibles son:
- Inactivar el envío del correo, si no deseas notificar por esta vía.
- Personalizar asunto y cuerpo del correo de inscripción y del recordatorio, adaptándolo al tono de comunicación de tu empresa.
- Agregar campos de autocompletado como nombre de la ruta, nombre del colaborador, fechas de inicio/término, tabla de cursos y descripción de la ruta. Para insertarlos, ubica el cursor en la posición deseada y selecciona el campo; se insertará entre corchetes y se completará automáticamente al enviar el correo.
📌 Importante: La plataforma envía automáticamente entre 3 y 4 recordatorios cada 2 días hábiles a quienes no han completado el curso. Se aplica para todos los tipos de cursos.
Ejemplo: Un colaborador inscrito en un curso e-learning recibirá un correo base el día de inscripción y hasta 4 recordatorios cada 2 días hábiles si no completa el curso. El correo incluirá variables como [nombre del curso] y [nombre del colaborador], que se reemplazarán automáticamente.
Ejemplo: Si inscribes a un colaborador en una ruta de aprendizaje el lunes 1, recibirá el correo de inscripción ese mismo día y hasta 4 recordatorios cada 2 días hábiles (09:00 AM), siempre que no complete la ruta antes. Si termina la ruta el día 5, dejará de recibir recordatorios a partir de esa fecha.
Nota: Los correos a jefaturas y evaluadores solo se enviarán si la encuesta de transferencia está activa y la opción 'Evaluación del jefe' está habilitada en la configuración del curso.
Los correos automáticos de inscripción y recordatorio solo se envían a los colaboradores inscritos de forma obligatoria en la ruta de aprendizaje. Si la inscripción es voluntaria, el sistema no enviará notificaciones automáticas.
Restricción importante: correos según tipo de inscripción
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⚠ Inscripción voluntaria vs obligatoria — impacto en notificaciones Los correos automáticos de inscripción y recordatorio SOLO se envían a colaboradores inscritos de forma OBLIGATORIA en la ruta de aprendizaje. Si la inscripción es voluntaria: → El sistema NO enviará correo de inscripción ni recordatorios automáticos. → El colaborador debe acceder a la ruta por su cuenta desde el portal. Si la inscripción es obligatoria: → El colaborador recibe el correo de inscripción y hasta 4 recordatorios automáticos. |
Resumen: qué es y no es configurable en correos automáticos
| Parámetro | Configurable | Valor por defecto |
| Hora de envío de recordatorios | ❌ No | 09:00 AM (fija) |
| Frecuencia de recordatorios | ❌ No | Cada 2 días hábiles |
| Número máximo de recordatorios | ❌ No | 4 recordatorios |
| Correo de inscripción | ✅ Contenido editable | Plantilla del sistema |
| Envío en inscripción voluntaria | ❌ No disponible | Solo inscripción obligatoria |
| Cese de recordatorios al completar | ✅ Automático | Se detiene al completar la ruta |
Correos automáticos generados por evaluaciones y encuestas Cursos Presenciales
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Requisitos para que el correo se envíe automáticamente La evaluación o encuesta debe estar en estado "Iniciada" (no en borrador). El colaborador debe estar inscrito en el curso o ruta asociado. El colaborador debe tener un correo electrónico registrado en su perfil. La inscripción debe ser de tipo Requerida para que se activen los recordatorios automáticos. |
¿Cómo enviar un mensaje masivo manual desde una instancia?
Además de los correos automáticos, puedes enviar mensajes manuales a todos los participantes de una instancia específica. Este flujo es independiente de los correos automáticos configurados.
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Ruta Cursos e-learning → selecciona el curso → Instancias → selecciona la instancia → ⋮ (tres puntos) → Mensajes masivos |
- Ingresa a Cursos e-learning y selecciona el curso.
- Ve a la pestaña Instancias.
- Selecciona la instancia a cuyos participantes quieres escribir.
- Haz clic en los tres puntos (⋮) y selecciona Mensajes masivos.
- Redacta el mensaje y haz clic en Enviar.
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Restricciones importantes de los mensajes masivos manuales · Solo se envían por correo electrónico. No están disponibles por WhatsApp ni otros canales. · Una vez enviado, el mensaje NO puede editarse ni eliminarse. Si necesitas corregir algo, debes enviar un nuevo mensaje. · El mensaje aplica solo a los participantes de esa instancia. No es posible enviarlo a múltiples instancias o cursos al mismo tiempo desde este flujo. Para mensajes a múltiples cursos, usa la configuración de correos automáticos generales. |
¿Cuál es la diferencia entre un mensaje de instancia y un correo automático general?
| Tipo de mensaje | Cuándo usarlo |
| Mensaje masivo manual desde instancia (alcance: solo esa instancia) | Para avisos puntuales: cambio de horario, recordatorio específico, link de acceso. |
| Correo automático general desde configuración del curso (alcance: todas las instancias) | Para inscripción, recordatorios periódicos y notificación de finalización. |
Articulos relacionados:
Cómo crear una nueva ruta de aprendizaje
Cómo crear y configurar un curso e-learning
Funcionamiento de correos de inscripción y recordatorios
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