El módulo de Capacitaciones permite enviar mensajes directos a los participantes de una instancia cuando necesitas comunicar algo puntual. Esta opción es independiente de los correos automáticos y la controlas tú de forma manual.
Requisitos previos
- Tener permiso de administración general en el módulo de Capacitaciones.
- Tener al menos un participante inscrito en la instancia.
Proceso
Para comenzar, ingresa a Configuraciones generales y selecciona la opción Correos.
💡Nota: Es importante destacar que las configuraciones que definas en estas secciones se aplicarán por defecto a todos los cursos nuevos que crees, según su tipo. Sin embargo, pueden ser modificadas manualmente dentro de cada curso si así lo requieres.
1. Correos para cursos On Demand (E-learning)
En esta sección podrás configurar los correos que recibirán los colaboradores al ser inscritos en cursos tipo e-learning. En esta pestaña, puedes realizar las siguientes acciones:
- Inactivar el envío del correo, si no deseas notificar por esta vía.
- Personalizar asunto y cuerpo del correo de inscripción y del recordatorio, adaptándolo al tono de comunicación de tu empresa.
- Agregar campos de autocompletado como nombre del curso, nombre del colaborador, fechas de inicio/término y link del curso. Para insertarlos, ubica el cursor en la posición deseada y selecciona el campo; se insertará entre corchetes y se completará automáticamente al enviar el correo.
2. Correos para cursos tipo webinar y meeting
Dentro de esta sección, se encuentra la configuración de correos a participantes y a relatores de webinars y meetings.
Correo Participantes: Las acciones disponibles son:
- Inactivar recordatorios enviados 2 horas y 10 minutos antes del evento (aunque no se recomienda, ya que el enlace al webinar se entrega exclusivamente por correo).
- Editar asunto y cuerpo del correo según el tono de tu organización.
- Agregar campos de autocompletado como nombre del curso, fechas y enlace al evento.
Relatores: Las acciones disponibles son:
- Inactivar correo informativo y de recordatorio.
- Configurar el asunto del correo informativo: Se envía un día antes con los pasos para ingresar y realizar pruebas. No se recomienda inactivarlo.
- Configurar correo de recordatorio (30 minutos antes): Puedes personalizar su asunto y contenido.
3. Encuestas predeterminadas y correos para cursos presenciales
En esta sección podrás configurar los correos que recibirán los colaboradores al ser inscritos en cursos presenciales, así como también, encuestas predeterminadas para estos cursos. Las acciones disponibles son:
- Medición automática: Activa esta opción para que al crear un curso presencial, e-learning o remoto, se asocie automáticamente una encuesta de satisfacción. Puedes seleccionar la encuesta deseada (debe estar previamente creada en la plataforma).
- Inactivación de correos base (correo de invitación a los colaboradores a responder un instrumento).
- Configuración del asunto y cuerpo de los correos de bienvenida, recordatorios y a otros evaluadores (en el caso de las evaluaciones de transferencia).
4. Correos para rutas de aprendizaje
En esta sección podrás configurar los correos que recibirán los colaboradores al ser inscritos en rutas de aprendizaje. Las acciones disponibles son:
- Inactivar el envío del correo, si no deseas notificar por esta vía.
- Personalizar asunto y cuerpo del correo de inscripción y del recordatorio, adaptándolo al tono de comunicación de tu empresa.
- Agregar campos de autocompletado como nombre de la ruta, nombre del colaborador, fechas de inicio/término, tabla de cursos y descripción de la ruta. Para insertarlos, ubica el cursor en la posición deseada y selecciona el campo; se insertará entre corchetes y se completará automáticamente al enviar el correo.
📌 Importante: La plataforma envía automáticamente entre 3 y 4 recordatorios cada 2 días hábiles a quienes no han completado el curso. Se aplica para todos los tipos de cursos.
Ejemplo: Un colaborador inscrito en un curso e-learning recibirá un correo base el día de inscripción y hasta 4 recordatorios cada 2 días hábiles si no completa el curso. El correo incluirá variables como [nombre del curso] y [nombre del colaborador], que se reemplazarán automáticamente.
Ejemplo: Si inscribes a un colaborador en una ruta de aprendizaje el lunes 1, recibirá el correo de inscripción ese mismo día y hasta 4 recordatorios cada 2 días hábiles (09:00 AM), siempre que no complete la ruta antes. Si termina la ruta el día 5, dejará de recibir recordatorios a partir de esa fecha.
Nota: Los correos a jefaturas y evaluadores solo se enviarán si la encuesta de transferencia está activa y la opción 'Evaluación del jefe' está habilitada en la configuración del curso.
Los correos automáticos de inscripción y recordatorio solo se envían a los colaboradores inscritos de forma obligatoria en la ruta de aprendizaje. Si la inscripción es voluntaria, el sistema no enviará notificaciones automáticas.
Restricción importante: correos según tipo de inscripción
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⚠ Inscripción voluntaria vs obligatoria — impacto en notificaciones Los correos automáticos de inscripción y recordatorio SOLO se envían a colaboradores inscritos de forma OBLIGATORIA en la ruta de aprendizaje. Si la inscripción es voluntaria: → El sistema NO enviará correo de inscripción ni recordatorios automáticos. → El colaborador debe acceder a la ruta por su cuenta desde el portal. Si la inscripción es obligatoria: → El colaborador recibe el correo de inscripción y hasta 4 recordatorios automáticos. |
Resumen: qué es y no es configurable en correos automáticos
A diferencia del contenido del correo, que puedes personalizar, la frecuencia y la hora de envío de los recordatorios automáticos son fijas y no se pueden modificar. El sistema los envía cada 2 días hábiles a las 09:00 AM.
| Parámetro | Configurable | Valor por defecto |
| Hora de envío de recordatorios | ❌ No | 09:00 AM (fija) |
| Frecuencia de recordatorios | ❌ No | Cada 2 días hábiles |
| Número máximo de recordatorios | ❌ No | 4 recordatorios |
| Correo de inscripción | ✅ Contenido editable | Plantilla del sistema |
| Envío en inscripción voluntaria | ❌ No disponible | Solo inscripción obligatoria |
| Cese de recordatorios al completar | ✅ Automático | Se detiene al completar la ruta |
Correos automáticos generados por evaluaciones y encuestas Cursos Presenciales
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Requisitos para que el correo se envíe automáticamente La evaluación o encuesta debe estar en estado "Iniciada" (no en borrador). El colaborador debe estar inscrito en el curso o ruta asociado. El colaborador debe tener un correo electrónico registrado en su perfil. La inscripción debe ser de tipo Requerida para que se activen los recordatorios automáticos. |
¿Cómo enviar un mensaje masivo manual desde una instancia?
Paso a paso
- Ingresa Desarrollo Organizacional > Ir a Buk Capacitaciones > Cursos E-learning > Cursos.
- Accede a la instancia cuyos participantes quieres contactar.
- Busca la opción Mensajes masivos en las acciones de la instancia.
- Redacta el mensaje. Puedes usar las variables disponibles para personalizarlo.
- Haz clic en Enviar. El mensaje llega por correo electrónico a todos los participantes de esa instancia.
Variables disponibles en mensajes masivos de curso
Las variables se escriben con corchetes simples. El sistema las reemplaza automáticamente al enviar:
| Variable | Reemplaza por |
| [Nombre curso] | Nombre del curso. |
| [Nombre Participante] | Nombre completo del colaborador. |
| [Link curso] | Enlace al curso como hipervínculo. |
| [Link curso texto] | URL del curso en texto plano. |
| [Fecha y hora de inicio] | Fecha y hora de inicio del curso en la zona horaria del participante. |
| [Fecha y hora de termino] | Fecha y hora de término. Muestra un guión si no tiene fecha de término. |
| [Link dashboard] | Enlace al dashboard del colaborador (exclusivo de envíos masivos). |
Nota: Las variables usan corchetes simples [ ]. La sintaxis con doble llave {{ }} no funciona en este editor. Las variables disponibles en mensajes de curso son distintas a las de rutas de aprendizaje.
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Restricciones importantes de los mensajes masivos manuales · Solo se envían por correo electrónico. No están disponibles por WhatsApp ni otros canales. · Una vez enviado, el mensaje NO puede editarse ni eliminarse. Si necesitas corregir algo, debes enviar un nuevo mensaje. · El mensaje aplica solo a los participantes de esa instancia. No es posible enviarlo a múltiples instancias o cursos al mismo tiempo desde este flujo. Para mensajes a múltiples cursos, usa la configuración de correos automáticos generales. |
¿Cuál es la diferencia entre un mensaje de instancia y un correo automático general?
| Tipo de mensaje | Cuándo usarlo |
| Mensaje masivo manual desde instancia (alcance: solo esa instancia) | Para avisos puntuales: cambio de horario, recordatorio específico, link de acceso. |
| Correo automático general desde configuración del curso (alcance: todas las instancias) | Para inscripción, recordatorios periódicos y notificación de finalización. |
💡 Aclaración: Esta automatización de recordatorios aplica únicamente para inscripciones de tipo obligatoria. Los colaboradores inscritos de forma voluntaria no recibirán estos correos automáticos.
Consideraciones importantes
- Los mensajes se envían solo por correo electrónico: no hay opción de envío por WhatsApp ni otros canales.
- Un mensaje enviado no se puede editar ni recuperar: si necesitas corregir algo, debes redactar y enviar un nuevo mensaje.
- El mensaje aplica solo a esa instancia: no es posible enviarlo a múltiples instancias o cursos en una sola operación.
- Si usas una variable que no existe para ese tipo de correo, el sistema la envía como texto literal entre corchetes. El colaborador verá "[Variable]" en el correo.
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