Buk Studio: Conceitos principais e primeiros passos – Brasil

O Buk Studio ajuda você a criar, configurar e monitorar processos de gestão de pessoas. Você pode utilizá-lo para organizar uma sequência de etapas, solicitar aprovações, automatizar ações ou analisar informações com o apoio do Buk AI.

Antes de começar, lembre-se destas três ideias:

Um fluxo segue uma sequência que você define previamente.
Um agente analisa informações de acordo com um objetivo e uma instrução.
Um template é uma configuração predefinida que você pode adaptar.

O que é o Buk Studio?

O Buk Studio é o espaço do Buk para criar, configurar e monitorar processos relacionados à gestão de pessoas. Seu objetivo é ajudar você a organizar tarefas que antes eram realizadas manualmente, conectar diferentes etapas de um processo e acompanhar o que acontece desde o início até a conclusão.

Um processo pode começar com uma solicitação de uma pessoa, com um evento que ocorre no Buk ou com uma programação. A partir desse início, ele pode solicitar informações, aplicar regras, exigir uma aprovação, utilizar uma capacidade do Buk AI e executar uma ação final.

Por exemplo, um processo de onboarding pode começar quando um colaborador é admitido. Em seguida, pode solicitar a revisão do Recursos Humanos, gerar um documento e atribuir tarefas às pessoas responsáveis. Em vez de coordenar cada atividade separadamente, o processo permite definir como elas se conectam e revisar o que aconteceu em cada execução.

Como o Buk Studio se relaciona com o Workflow?

Workflow é o nome utilizado para várias das funcionalidades de automação e gestão de processos que agora fazem parte da experiência do Buk Studio. Por esse motivo, durante a transição, é possível que você encontre referências ao Workflow nas rotas de navegação, nas permissões, nos templates, nas solicitações, nos artigos de ajuda ou nas configurações existentes.

A evolução para o Buk Studio não altera a lógica básica dos processos. Um template continua definindo como um processo deve funcionar, uma solicitação ou execução representa uma instância desse processo, e as etapas, os responsáveis, os aprovadores, as regras, as ações e as notificações continuam desempenhando funções específicas ao longo do processo.

Em outras palavras, se você já utilizava o Workflow, não precisa aprender novamente a lógica dos processos. O principal é reconhecer os nomes que podem mudar e localizar a configuração disponível na experiência habilitada para você.

O que é um fluxo?

Um fluxo é um processo estruturado no qual você define previamente o que deve acontecer e em que ordem. É a alternativa mais adequada quando existe uma sequência conhecida e você precisa que todas as execuções sigam regras semelhantes.

Um fluxo pode começar com um evento, uma programação ou uma solicitação. Em seguida, pode coletar informações por meio de um formulário, aplicar filtros, passar por uma ou mais etapas de revisão e terminar com uma ação. As etapas podem incluir aprovações, devoluções, rejeições ou revisões realizadas com o apoio do Buk AI.

Exemplo de fluxo

Quando um colaborador é admitido, o processo solicita a revisão do Recursos Humanos, gera um documento e atribui uma tarefa de onboarding.

A vantagem do fluxo é que as pessoas envolvidas sabem o que deve acontecer, quem participa e qual é o resultado esperado. Use um fluxo quando puder descrever o processo como uma sequência de etapas.

O que é um agente?

Um agente é uma capacidade configurada para analisar informações e fornecer um resultado associado a um objetivo. Diferentemente de um fluxo, que normalmente segue uma sequência definida passo a passo, um agente é utilizado quando você precisa revisar informações, aplicar um critério e comunicar um resultado.

Exemplo de agente

Um agente revisa as ausências de um período, identifica os casos que ultrapassam um limite e gera um resumo para a pessoa responsável.

Ele também pode detectar informações pendentes, identificar exceções ou recomendar que um caso seja revisado por uma pessoa. Um agente não tem acesso ilimitado às informações da empresa. Ele só pode utilizar as fontes, ferramentas e capacidades habilitadas para esse processo e deve respeitar as permissões correspondentes.

Você não deve presumir que um agente pode modificar informações, excluir registros ou aprovar solicitações se essas capacidades não estiverem expressamente habilitadas.

Como saber se você precisa de um fluxo ou de um agente?

A principal pergunta é se você já conhece a sequência completa ou se precisa que o processo revise informações para encontrar casos relevantes.

Se você precisa...	Use preferencialmente...
Executar uma sequência fixa de etapas	Um fluxo
Solicitar aprovações formais	Um fluxo
Aplicar regras previamente definidas	Um fluxo
Revisar informações periodicamente	Um agente
Detectar exceções ou padrões	Um agente
Gerar resumos ou recomendações	Um agente
Analisar informações antes de uma aprovação	Um fluxo com uma etapa de Buk AI

Você também pode combinar as duas capacidades. Por exemplo, um fluxo pode utilizar uma etapa do Buk AI para analisar uma solicitação e depois enviá-la para uma aprovação humana. Nesse caso, o Buk AI ajuda a organizar ou interpretar as informações, mas a aprovação continua sendo responsabilidade da pessoa definida para essa etapa.

O que significam os principais conceitos?

Um processo é o conjunto de regras, etapas e ações configuradas no Buk Studio. Um template é uma configuração predefinida que você pode usar como ponto de partida. Uma execução é cada ocasião em que um processo é iniciado e avança; no Workflow, em alguns casos, era utilizado o termo solicitação.

Um evento ou gatilho é a situação que inicia um processo. Uma etapa é um passo intermediário no qual informações são coletadas, uma revisão é realizada, uma aprovação é solicitada ou um caso é analisado. Uma ação é a operação que o processo executa quando uma condição é atendida ou uma etapa é concluída. Por fim, um aprovador é a pessoa ou o grupo responsável por revisar e aprovar uma etapa.

Como um processo pode começar?

De acordo com a configuração disponível, um processo pode começar por solicitação, evento ou programação. Quando começa por solicitação, uma pessoa preenche um formulário ou inicia manualmente o processo. Quando começa por evento, uma alteração específica no Buk ativa o processo. Quando começa por programação, o processo é executado de forma recorrente, de acordo com a frequência configurada.

Nem todos os processos oferecem os mesmos tipos de início. Antes de configurar um processo, verifique quais opções estão disponíveis, quais permissões são necessárias e quais informações estarão disponíveis no momento da execução.

Primeira decisão

Se você puder descrever sua necessidade como “quando X acontecer, faça Y e depois Z”, comece revisando os fluxos e templates. Se a necessidade se parecer mais com “revise periodicamente as informações e avise-me quando encontrar casos”, comece revisando os agentes.