Manter as informações da sua equipe de trabalho atualizadas é fundamental para garantir uma comunicação fluida e, sobretudo, o funcionamento correto de processos importantes, como a assinatura digital de documentos.
Neste guia, mostraremos passo a passo como editar as informações pessoais dos seus colaboradores no Buk, seja de forma individual ou em massa. Este procedimento foi desenvolvido para todos os clientes do Buk que gerenciam sua folha de pagamento na plataforma e precisam configurar corretamente esses dados essenciais.
Objetivo: Atualizar os dados de contato essenciais do trabalhador para o envio de notificações e assinaturas eletrônicas.
Conceitos importantes antes de começar
Para garantir o sucesso desse processo e evitar problemas com as assinaturas eletrônicas, é muito importante que você configure os dados a seguir respeitando estas regras:
E-mail pessoal: É o endereço de e-mail para o qual serão enviados os códigos de verificação para validar a assinatura digital dos documentos. Consideração muito importante: em nenhuma circunstância utilize e-mails institucionais (da empresa), pois isso invalidará o processo de assinatura eletrônica. Certifique-se de inserir um e-mail estritamente pessoal.
Telefone pessoal: É o número de telefone celular para o qual serão enviados os códigos de verificação por SMS. Para que o sistema o registre corretamente, você deve inseri-lo no seguinte formato: código de área + prefixo telefônico + número de telefone pessoal. Digite tudo junto: sem espaços, sem pontos, sem hífens e sem o símbolo "+".
Processo individual:
Se precisar modificar as informações de um colaborador específico, você pode fazer isso diretamente no perfil pessoal dele seguindo estas instruções:
Acesse o perfil do colaborador
Para começar, acesse a ficha ou o perfil do colaborador cujos dados deseja atualizar.
- Acesse Colaboradores e selecione a ficha da pessoa.
- Clique na aba Pessoal e selecione a subseção Dados pessoais.
- Clique no botão Editar.
- Atualize os campos E-mail pessoal (deve ser um e-mail pessoal, não corporativo) e Telefone pessoal (formato contínuo, sem espaços nem o símbolo '+').
- Role até o final e clique em Salvar.
Processo em massa:
- Acesse Relatórios → Importadores → Importadores → Dados pessoais (modificador).
- Selecione as caixas de seleção dos campos E-mail pessoal e Telefone pessoal.
- Escolha a opção de download adequada para o modificador:
• Baixar com dados: Use-a se for modificar os e-mails ou telefones existentes de toda a folha de pagamento (baixe o Excel com os dados dos funcionários já preenchidos).
• Baixar sem dados: Use-a se for carregar os dados de um grupo específico de pessoas (baixe o modelo vazio, sem linhas de trabalhadores).
- Preencha o modelo do Excel com os dados atualizados.
- Volte ao importador, clique em Selecionar arquivo, carregue o documento e confirme o carregamento.
Resultado esperado
Se você realizou o processo corretamente, seja de forma individual ou em massa, as informações de contato dos seus colaboradores terão sido registradas e atualizadas na plataforma. Isso garantirá que, quando documentos para assinatura forem gerados, os códigos de verificação sejam enviados sem problemas para os canais de contato corretos.
Considerações adicionais
Para que o módulo de assinatura e a gestão documental da sua empresa funcionem de forma otimizada utilizando esses dados de contato, é indispensável que a sua plataforma tenha as seguintes configurações gerais habilitadas:
- "Habilitar modelos personalizáveis"
- "Habilitar assinatura eletrônica"
Se você perceber que essas funções não estão operacionais no seu portal do Buk, entre em contato com nossa equipe de Atendimento ao Cliente (SAC) para que possam ajudá-lo e ativá-las o mais rápido possível.