O objetivo deste artigo é fornecer instruções sobre como utilizar o módulo "Recintos" em Buk para registrar os locais físicos de trabalho dos colaboradores ou a área à qual os mesmos pertencem. Explicará como ativar o módulo, acessar a opção "Recintos", criar e modificar os recintos conforme as necessidades da organização para atribuí‑los aos colaboradores de forma individual ou massiva.
Abrangência / Limitações:
Este artigo é dirigido aos usuários do Buk que desejam utilizar o módulo "Recintos" para gerir os locais de trabalho de seus colaboradores; este módulo é distinto do conceito utilizado no módulo de Control de Asistencia,se você tem uma integração com Asistencia poderá omitir este passo ou usá‑lo como informação adicional.
Serão fornecidas informações detalhadas sobre como realizar essas ações, mas não serão incluídas instruções para outros processos ou módulos que não estejam diretamente relacionados com a gestão de recintos.
Definições:
Recinto:Um recinto é um local de trabalho que você poderá definir conforme as necessidades da empresa. É útil para identificar espaços de trabalho, filiais ou lojas e atribuir essa informação ao colaborador, contribuindo para uma melhor organização e identificação das pessoas.
Fluxos de criação de Recintos
Para criar recintos pode‑se fazer de maneira individual através do criador de recintos ou de maneira massiva por meio de importadores
Processo na Plataforma Individual:Através do criador de recinto
Em Administrativo > Organização > Recintos > Crear Recintos
Abrirá uma janela onde devem ser preenchidos os dados conforme corresponda:
Em Administrativo > Organização > Recintos > Crear Recintos
Código: É um número identificador do recinto que deve ser criado manualmente para identificar os endereços; não pode conter espaços nem caracteres especiais.
Nombre: Corresponde ao nome que se deseja dar ao recinto.
Buscar dirección: Ao buscar o endereço do recinto a ser criado, ele pesquisa no Google Maps e preenche automaticamente os campos Comuna, Calle, Número, Código Postal, Latitud e Longitud. No entanto, se quiser, os campos podem ser preenchidos manualmente sem utilizar o buscador de endereço.
Referencia: Campo para indicar alguma referência que ajude a identificar o recinto: Ex: Segundo piso do centro comercial.
Processo na Plataforma Massiva: Através de importadores
Em Información > Importadores > Importadores > Organización > Recintos
Abrirá uma janela onde são exibidos os campos que devem ser preenchidos, além do template para baixar e depois enviar os dados dos recintos a serem carregados.
Código: É um número identificador do recinto que deve ser criado manualmente para identificar os endereços; não pode conter espaços nem caracteres especiais.
Nombre: Corresponde ao nome que se deseja dar ao recinto.
-
Código Comuna: Ao baixar o template há uma folha chamada "Listas". Essa folha contém códigos numéricos junto à comuna à qual estão associados.
Dessa forma, se quiser importar um recinto localizado na comuna de Providencia, deve importá‑lo com o código 338. Calle: Corresponde à rua do recinto que se deseja criar.
Número: Número do endereço do recinto a criar.
Referencia: Referência opcional a indicar. Ex: Segundo piso, escritório 208.
Latitud: Latitud da localização do recinto.
Longitud: Longitud da localização do recinto.
-
Código postal: Código postal do endereço do recinto
Ao completar o Excel com a informação dos recintos, deve carregar o template com os dados usando o botão "Subir Plantilla", assim todos os recintos do Excel serão carregados na plataforma.
Se quiser estabelecer um nome diferente de "Recintos" para identificar seus escritórios, filiais, lojas, etc., você pode personalizá‑lo em "Administración" (⚙️) em "Parámetros Generales"; encontrará a configuração "Nombre de Recinto", que é um campo em que poderá definir o nome que desejar para este módulo.
Atribuição de Recintos a áreas
Uma vez criados os recintos, estes devem ser atribuídos às áreas criadas na plataforma. Para fazer essa atribuição, pode‑se realizá‑la de forma individual através do criador de recintos ou de forma massiva por meio de importadores
Processo na Plataforma Individual: Através da seção de áreas.
Em Administrativo > Organización > Áreas. Clique na subárea à qual deseja atribuir o recinto.
Clique em editar e selecione o recinto que deseja atribuir à subárea selecionada.
Finalmente, clique em Guardar e o recinto terá sido atribuído à área selecionada.
Processo na Plataforma Massiva:A través de importadores.
Em Información > Importadores > Importadores > Organización > Modificador Sub Áreas
Abrirá uma janela onde devem baixar o template selecionando os Recintos.
O template deve ser preenchido da seguinte maneira:
Código Subárea: deve‑se consultar os códigos na aba Sub-áreas do template.
ID Recintos: deve‑se consultar os IDs na aba Recintos do template.
Atribuição de Recintos a colaboradores.
Processo na Plataforma Individual: Através da ficha.
Para atribuir um recinto a um colaborador individualmente, acesse a ficha do colaborador, vá à aba "Resumen" e clique no botão "Nuevo/Editar Trabajo". A partir daí, poderá selecionar o recinto correspondente ao colaborador. Se desejar adicionar mais de um recinto poderá fazê‑lo a partir das opções avançadas na seção de "Recintos secundarios".
Processo na Plataforma Massiva:A través de importadores.
Se você desejaatribuir recintos a vários colaboradores ou de forma massiva, vá a "Información" na seção de "Importadores", selecione "Importadores". Lá encontrará o importador "Trabajo (modificador)". Marque a caixa "Recintos" para atribuir um recinto primário e "Recintos secundarios" para atribuir mais de um recinto, baixe o template fornecido e complete as informações.
No template, encontrará uma lista dos recintos criados. Coloque os recintos correspondentes a cada colaborador conforme necessário e, uma vez registrados os cambios, salve‑o e carregue‑o na plataforma em "Seleccionar Archivo" para que os dados sejam atualizados automaticamente.
Configurações Gerais Necessárias ou Associadas:
Se você não tiver o módulo "Recintos" ativado, pode solicitar sua ativação à equipe de SAC através do chat, e‑mail ou telefone com a solicitação geral "Habilitar recintos".
Para personalizar o nome do módulo de recintos, você pode fazê‑lo a partir dos parâmetros gerais em "Nombre Recintos". Lembre‑se de salvar as alterações para atualizar.
Palavras-chave:
Recintos, local de trabalho, atribuir recinto, editar recinto, criar recinto, módulo recinto, ficha do colaborador.
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