Dentro do editor de modelos puedes definir cada parte do fluxo que uma solicitação seguirá: como se inicia, que informações são solicitadas, quem aprova cada etapa, quais dependências devem ser cumpridas, quais notificações são enviadas e qual ação final a plataforma executará.

A seguir você encontrará uma descrição de todas as opções configuráveis:

1. Tipo de início da solicitação

A configuração do início encontra-seapenas na primeira etapae determina como uma solicitação começará. Atualmente existem 2 tipos de início:

1.1 Início Manual (Formulário)

Este é o modo padrão para a maioria dos modelos. A solicitação é iniciada quando um usuário escolhe o modelo e preenche o formulário inicial.

Neste modo você pode configurar:

• Quem pode iniciar a solicitação(ver seção Permissões).

• Formulário da etapa 1(campos visíveis, editáveis ou obrigatórios).

• Notificações iniciaisassociadas a esta etapa.

Considerações:

• Se você alterar o início de "Formulario" para "Evento de la plataforma", todas as configurações de formulário da etapa inicial serão desativadas.

• Se você voltar de "Evento" para "Formulario", deverá configurar novamente os campos, pois eles não são recuperados.

1.2 Início Automático (Evento da plataforma)

Disponível apenas para modelos do tipoFlexíveis.

Quando você seleciona “Evento de la plataforma”, a solicitação será iniciada automaticamente quando ocorrer o evento selecionado.
Eventos disponíveis incluem:

• Quando é criado um trabalho para um Colaborador.É acionado quando um trabalho é criado e atribuído a um colaborador.

• Quando o trabalho de um Colaborador é finalizado:É acionado quando um trabalho é finalizado. Se for com data de término, é acionado quando o processo é iniciado, não na data de término.
• Quando o trabalho de um Colaborador é modificado.É acionado ao modificar um campo do trabalho do Colaborador. Você pode filtrar para que seja executado somente se alterar qualquer combinação destes campos:

2. Formulário

Em cada etapa (exceto a etapa inicial se o modelo iniciar por evento), você pode definir os campos de informação que devem ser preenchidos.

2.1 Tipos de campos disponíveis

• Texto

• Número

• Data

• Arquivo

• Lista suspensa

• Seleção múltipla

• Campos específicos conforme o tipo de fluxo

  • Admissão: nome legal, cargo, tipo de documento, etc.

  • Movimentação: salário, área, cargo, supervisor, etc.

  • Desligamento: data de término, tipo de desligamento, motivo, etc.

2.2 Estados dos campos

Cada campo pode ser configurado como:

• Somente leitura→ é exibido mas não pode ser editado.

• Editável opcional→ o usuário pode modificá-lo se necessário.

• Editável obrigatório→ o usuário deve preenchê-lo para avançar.

2.3 Campos obrigatórios por tipo de fluxo

Alguns tipos de workflow exigem campos mínimos. Exemplos:

• Admissão → Tipo de documento, País, Dados básicos do colaborador.

• Desligamento → Data de término e motivo.

• Movimentação → Os campos que serão modificados.

Você pode usar a opção“Adicionar campos obrigatórios”para incluir automaticamente todos os campos mínimos.

2.4 Considerações importantes:

• Se você remover um campo obrigatório sem adicioná-lo novamente, o modelo ficará em estadoIncompleta.

• Se o modelo já tiver solicitações em andamento, alterar ou remover campos pode mudar o comportamento dessas solicitações.
  → Nesses casos recomenda-seduplicar o modeloe depois desativar o original.

• Os comentários inseridos nos formulários estarão visíveis na visualizaçãoVer Detalheda solicitação.

3. Permissões e aprovadores

Cada etapa pode ter regras de permissões diferentes sobre quem pode iniciá-la, aprová-la, devolvê-la ou rejeitá-la.

3.1 ¿Quiénes pueden iniciar o aprobar solicitudes?

Dependendo do tipo de modelo, você terá estas opções disponíveis:

• Área e Cargo

• Lista de usuários específicos

• Administradores de solicitações

• Todos os colaboradores

• Perfil de usuário

• Responsável pelo onboarding (somente Pré-ingresso)

• Novo colaborador via e-mail pessoal (somente Pré-ingresso)

3.2 Suplências (Aprovador alternativo)

Se o aprovador principal estiver ausente (férias ou licença):

• O suplenteassume automaticamenteas solicitações.

• Só pode gerir solicitações do aprovador original.

• Não pode ver outras solicitações do processo.

3.3 Outras configuraciones de Etapas

• Permitir visualizar e operar solicitudes iniciadas por otros usuarios:Todos poderão ver solicitações de terceiros, mas só poderão operar a primeira etapa se atenderem aos requisitos de área/cargo definidos na etapa inicial.
  Útil para flujos en áreas rotativas o equipos colaborativos.

• Limitar áreas según el perfil del aprobador de esta etapa:Recomendamos mantê-lo ativo, pois permite respeitar os limites de área do usuário que completa a etapa. Ao desativá-lo, o usuário verá usuários de áreas às quais está limitado.

3.4 Otras configuraciones de la plantilla

• Permitir descarga de reporte de solicitud a usuarios que respondan esta etapa:Você pode decidir se somente quem responde a uma etapa pode baixar seu relatório em PDF.

• Notificaciones Automáticas:O solicitante receberá uma notificação quando sua solicitação for aprovada ou rejeitada. Além disso, notificaremos todos os responsáveis pelas etapas que precisam responder. Se houver vários aprovadores nas permissões, cada um receberá a notificação.

4. Dependencias entre etapas

As dependências determinam quando cada etapa inicia.
Aparecem solo desde lasegunda etapaem adelante.

Estados disponibles que pueden gatillar el inicio:

• Aprovada

• Rejeitada

• Devolvida

• Erro

Comportamentos importantes:

• Se você remover uma etapa, as dependências serão reorganizadas automaticamente para manter a coerência.

• Se você duplicar uma etapa, a nova etapa será inserida imediatamente depois com dependências corretas conforme sua posição.

5. Notificaciones

Você pode usar notificações automáticas, notificações manuais por etapa ou combinações conforme suas necessidades.

5.1 Notificaciones Automáticas

Quando estão ativadas:

• O solicitante recebe notificações quando sua solicitação avança, é rejeitada ou é devolvida.

• Os aprovadores recebem notificações quando devem agir em uma etapa.

As notificações automáticas incluem:

• E-mail

• Notificações push em dispositivos móveis

Limitaciones:

• Serão enviadas notificaçõesa todos os aprovadoresdefinidos na aba Permissões.
  → Se você quer enviar notificações apenas a certos usuários, deve desativar as automáticas e usar apenas as manuais.

5.2 Notificaciones Manuales Personalizadas

Em cada etapa você pode adicionar notificações próprias, com controle total sobre:

• Estado que ativa a notificação:

  • Solicitado

  • Esperando

  • Rejeitado

  • Devolvido

  • Erro

• Destinatários:

  • E-mail manual

  • Solicitante

  • Responsável pela etapa

  • Supervisor do colaborador afetado

• Assunto e mensagem do e-mail

• Variáveis dinâmicas

Considerações:

• Se você configurar uma notificação com destinatários inexistentes ou sem assunto, o modelo ficará em estadoErro.

• As notificações manuais são enviadas mesmo se as automáticas estiverem desativadas.

6. Duplicar etapas

Você pode duplicar qualquer etapa para acelerar a criação do fluxo.

Comportamentos:

• Se você duplicar a primeira etapa, a nova se tornará a etapa 2.

• Se você duplicar a última etapa, a nova ficará ao final.

• A etapa duplicada herda:

  • Nome

  • Formulário

  • Aprovadores

  • Dependências

  • Notificações

Considerações:

• Sempre revise dependências e permissões depois de duplicar.

• Duplicar etapasnão duplica ações do gatilho.

7. Gatilho (etapa final)

A etapa final executa a operação final do fluxo.
A ação disponível depende do tipo de modelo.

7.1 Modelos de Admissão

Você pode ativar a opçãoCriar usuário automáticamente, que gerará o acesso ao Buk do novo colaborador.

7.2 Modelos Flexíveis

Para uma automação, você pode selecionarumadas seguintes ações:

• Gerar documento

• Gerar tarefa pendente

• Adicionar participante a pesquisa livre

• Solicitar ativos (somente em fluxos de admissão)

• Inscrever em curso

• Enviar Request HTTP

para uma solicitação manual, você também encontrará outras ações:

• Atribuir um provento

• Atribuir um item informativo

• Atribuir um desconto

• Atribuir uma contribuição

Considerações importantes:

• Atualmente a plataforma permite apenasuma ação por modelo Flexível.
  Se você precisa de múltiplas ações:
  → Duplique o modelo e configure ações adicionais em cada um.

• Cada ação requer:

  • Módulo correspondente contratado

  • Permissão específica habilitada para o administrador

• Os campos das ações podem ser editados posteriormente na solicitação (no caso de tarefas pendentes).

7.3 Modelos de Desligamento

Em modelos de desligamento, a etapa final permite executar ações associadas ao encerramento do ciclo do colaborador.
Essas ações costumam ser usadas para gerenciar processos administrativos de saída, coordenação interna ou integrações com sistemas externos, conforme os módulos contratados e permissões habilitadas.

7.4 Modelos de Movimentação

Em modelos de movimentação, a etapa final executa ações associadas a alterações nas informações laborais do colaborador, como modificações de cargo, área ou outras condições contratuais.
Permite acompanhar essas alterações com processos administrativos ou integrações necessárias.

7.5 Modelos de Pré-ingresso

Em modelos de pré-ingresso, a etapa final é usada para preparar a incorporação do colaborador antes de sua data de início.
Destina-se a antecipar procedimentos internos, coordenações entre áreas e configurações prévias à admissão.

7.6 Modelos de Busca

Em modelos de busca, a etapa final permite executar ações uma vez finalizado o processo associado à busca.
É utilizada principalmente para o fechamento operacional do processo e seu acompanhamento interno ou externo.

7.7 Limitações gerais do gatilho

• Você não pode configurar dependências na etapa final.

• A etapa final sempre é executada quando toda a solicitação é aprovada em sua totalidade.

• Se o modelo iniciar por evento, a etapa final continuará existindo porém sem formulário inicial.

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