Buk cuenta con notificaciones predefinidas que acompañan las distintas etapas del onboarding. Estos correos informan a los colaboradores, encargados y responsables de tareas sobre asignaciones, cambios y novedades del proceso.
Puedes activar o desactivar estas notificaciones desde la Central de Notificaciones, si cuentas con los permisos correspondientes.
¿Dónde se configuran las notificaciones automáticas?
Para revisar las notificaciones disponibles:
Haz clic en la tuerca de administración de la barra superior.
Ingresa a Central de Notificaciones.
Selecciona la pestaña Configuración.
Despliega la sección Onboarding.
En esta sección encontrarás el listado de notificaciones y los interruptores de los canales disponibles, como Email y App Móvil.
Notificaciones de pre ingreso e inicio del proceso
Formulario de pre ingreso
Cuándo se envía: al iniciar un proceso de pre ingreso que utiliza un formulario con enlace público. También se envía cuando se reenvía el formulario.
Quién lo recibe: el colaborador.
Qué contiene: una invitación para completar su información personal y el enlace al formulario.
Formulario de pre ingreso devuelto
Cuándo se envía: cuando el formulario público de pre ingreso se devuelve a la primera etapa para corregir información.
Quién lo recibe: el colaborador.
Qué contiene: el comentario con los puntos que debe corregir y un enlace para actualizar sus datos.
Hoy comienza tu proceso de onboarding
Cuándo se envía: al asignar al colaborador al proceso de onboarding.
Quién lo recibe: el colaborador.
Qué contiene: un mensaje de bienvenida y un acceso para revisar su onboarding.
Seguimiento de proceso del colaborador
Cuándo se envía: al asignar o cambiar al encargado del proceso, al iniciar el proceso y en envíos masivos de procesos.
Quién lo recibe: el supervisor asignado al proceso.
Qué contiene: información sobre el proceso que debe acompañar y un acceso para revisarlo.
Notificaciones de asignación y seguimiento de tareas
Aviso de tarea de onboarding asignada
Cuándo se envía: al iniciar un proceso y asignar sus tareas. También contempla envíos masivos.
Quién lo recibe: los responsables de las tareas.
Qué contiene: un aviso de las tareas asignadas y un acceso para revisarlas.
Aviso de nueva tarea
Cuándo se envía: al asignar un nuevo responsable a una tarea desde la gestión de tareas. También contempla envíos masivos.
Quién lo recibe: el nuevo responsable de la tarea.
Qué contiene: información sobre la nueva asignación y un acceso para consultar sus detalles.
Aviso de tarea editada
Cuándo se envía: al editar una tarea o modificar varias tareas en lote.
Quién lo recibe: los responsables que continúan asignados a las tareas modificadas.
Qué contiene: un aviso de la actualización y un acceso para revisar los cambios.
Aviso de tareas por vencer
Cuándo se envía: semanalmente, si el proceso tiene habilitado el recordatorio semanal. Considera tareas pendientes o atrasadas cuya fecha de vencimiento cumple la condición de menos de siete días.
Quién lo recibe: los responsables de esas tareas.
Qué contiene: un recordatorio y un acceso para revisar las tareas.
Tarea de proceso de onboarding sin completar
Cuándo se envía: cuando una tarea conectada con documentos, encuestas, activos u otro módulo queda en estado sin completar.
Quién lo recibe: el encargado del proceso.
Qué contiene: el tipo de tarea, la causa por la que quedó sin completar y un acceso para revisar el detalle y tomar acción.
Notificaciones de término y cambios en los responsables
Aviso de término de onboarding
Cuándo se envía: cuando el proceso se marca manualmente como terminado o cuando finaliza al completarse todas sus tareas. También contempla envíos masivos de procesos finalizados.
Quién lo recibe: el encargado o supervisor del proceso.
Qué contiene: un aviso del término del onboarding y un acceso para revisar el proceso.
Cancelación automática de proceso de onboarding por baja del colaborador
Cuándo se envía: cuando se da de baja al colaborador y su proceso activo se cancela automáticamente.
Quién lo recibe: el encargado del proceso.
Qué contiene: un aviso de la cancelación y su motivo.
Baja o desactivación de encargado de procesos de onboarding
Cuándo se envía: cuando el encargado deja de estar activo en la plataforma.
Quién lo recibe: los administradores de onboarding con el permiso correspondiente.
Qué contiene: información sobre los procesos que quedaron sin encargado y un acceso para asignar uno nuevo. Puede incluir uno o varios procesos.
Suplencia de manager en procesos de onboarding
Cuándo se envía: cuando un encargado inicia sus vacaciones aprobadas y tiene procesos activos de onboarding.
Quién lo recibe: el suplente.
Qué contiene: el período de suplencia, la cantidad de procesos asignados temporalmente y un acceso para hacerles seguimiento.
¿Cómo desactivar una notificación automática?
Si cuentas con permisos para administrar las notificaciones:
Ingresa a Central de Notificaciones > Configuración.
Despliega la sección Onboarding.
Busca la notificación que quieres desactivar.
Desactiva su interruptor en la columna Email y/o App Móvil. El interruptor azul indica que está activada y el gris indica que está desactivada.
Repite la acción para cada notificación que quieras desactivar.
¿Cómo revisar si una notificación fue enviada?
Para consultar los envíos:
Ingresa a la Central de Notificaciones.
Selecciona la pestaña Historial.
Filtra la columna Módulo por Onboarding.
Revisa el destinatario, el canal, la fecha y el estado de la notificación.
Si una notificación aparece como Fallido, pasa el cursor sobre su estado para consultar el motivo del error.
Otras notificaciones de Onboarding que debes conocer
Además de los avisos anteriores, existen correos personalizados y recordatorios que se solicitan manualmente:
Notificación personalizada de onboarding
Estas se configuran desde el modulo de onboarding como plantillas o en un proceso en curso.
Corresponden a notificaciones personalizadas donde tu eliges los destinatarios y la programación.
Recordatorio de tareas de onboarding pendientes
Se envía manualmente cuando se solicita un recordatorio desde las tareas de un proceso.
Lo reciben los responsables de esas tareas.
Su contenido cambia según corresponda a una o varias tareas pendientes.
Este envío es distinto del aviso semanal automático de tareas por vencer.