En este artículo te enseñaremos a preparar el onboarding de tus equipos de Finanzas y Administración: qué debería lograr, a qué cargos aplica, qué contenido necesita y ejemplos concretos de tareas y notificaciones que puedes usar como referencia.
1. Qué debería lograr
Para los equipos de Finanzas y Administración, el onboarding debe preparar a la persona para realizar correctamente las actividades de su cargo, como registrar facturas, preparar pagos, gestionar cobros, tramitar compras o elaborar reportes.
Para eso, necesita aprender a usar los sistemas del área, revisar los documentos que respaldan cada operación y conocer las fechas de cierre y vencimiento que debe cumplir. También debe tener claro qué operaciones puede realizar, cuáles requieren aprobación y a quién consultar cuando falta información o los montos no coinciden.
Sus primeras actividades deberían realizarse con el acompañamiento de un compañero o su jefatura, hasta que pueda resolver los casos habituales siguiendo los procedimientos de la empresa.
2. Qué cargos/características aborda este artículo
Cargos a los que aplica: Analistas contables, asistentes administrativos, encargados de tesorería, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, facturación, compras y control de gestión, entre otros. Estos cargos cumplen funciones distintas, por lo que el contenido debe ajustarse a las responsabilidades de cada persona.
Características de estos roles:
Familia funcional y tareas: trabajan con documentos, registros y movimientos que requieren información correcta y respaldo. Según el cargo, pueden gestionar facturas, pagos, cobros, compras, conciliaciones o reportes.
Dinámica y coordinación del equipo: organizan parte de su trabajo según vencimientos, cierres y entregas periódicas. Se coordinan con otras áreas para recibir información, resolver diferencias y obtener aprobaciones.
Controles y trazabilidad: necesitan conocer cómo se revisa y autoriza cada operación, dónde se guardan sus respaldos y qué hacer ante una excepción. El aprendizaje debe incluir práctica acompañada para aplicar estos criterios a situaciones reales.
3. Ejemplos de tareas
Las fechas de activación y los plazos son sugeridos. Ajústalos al cargo y al calendario de tu empresa.
Adapta las actividades prácticas a la función de la persona. Por ejemplo, alguien de cuentas por pagar puede revisar una factura y preparar su registro para validación; alguien de tesorería puede preparar una propuesta de pagos para revisión; y alguien de control de gestión puede elaborar un primer reporte con apoyo de su compañero guía.
4. Qué contenido específico necesita
El contenido del onboarding de Finanzas y Administración debe combinar la preparación común a cualquier ingreso con los procedimientos propios de la función. Dentro del área, una persona puede dedicarse al registro contable, otra a pagos y cobros, y otra a compras o análisis de resultados.
El objetivo es que conozca el recorrido de su trabajo: qué información recibe, cómo debe revisarla, qué resultado debe entregar y quién interviene antes de dar una operación por terminada.
Te sugerimos estructurar el contenido en estos cuatro pilares, personalizando el último según la función de cada persona:
Herramientas y sistemas listos: entrega del equipo, activación del correo y acceso a los sistemas de gestión, carpetas de respaldo y herramientas de análisis que usará. Los permisos deben corresponder a su función y a las autorizaciones definidas por la empresa.
Documentos, políticas y controles internos: firma de los documentos de ingreso que correspondan y revisión de las políticas de confidencialidad, gastos, compras o pagos que apliquen al cargo. Explica qué respaldo requiere cada operación, quién debe aprobarla y cómo se gestionan las excepciones.
Integración y coordinación con otras áreas: presentación al equipo, asignación de un compañero guía y contacto con quienes entregan o reciben información de su trabajo. Incluye el calendario de cierres y vencimientos, los canales para solicitar antecedentes y los responsables de resolver diferencias.
Conocimiento de los procesos según su función:
Si trabaja en contabilidad: cómo registrar una factura en la cuenta y el centro de costo correctos, comprobar que tenga respaldo y comparar los registros contables con los movimientos bancarios. Debe conocer qué revisiones y ajustes le corresponden durante el cierre de mes.
Si trabaja en tesorería o cuentas por pagar: cómo revisar qué facturas están pendientes y cuándo vencen, comprobar que estén aprobadas y preparar los pagos para su autorización. Debe aprender quién valida los datos bancarios de los proveedores y cómo se registra y respalda cada pago.
Si trabaja en facturación o cuentas por cobrar: qué información necesita para emitir una factura, cómo comprobar que coincida con la venta o el servicio y cómo registrar los pagos recibidos. También debe saber cómo hacer seguimiento a facturas vencidas y a quién consultar si un cliente paga un monto distinto o cuestiona un cobro.
Si trabaja en compras: cómo recibir una solicitud, pedir y comparar cotizaciones, obtener la aprobación y emitir la orden de compra. Debe conocer cómo se confirma la recepción del producto o servicio y qué antecedentes se entregan al equipo que procesa el pago.
Si trabaja en administración: cómo gestionar las solicitudes que tendrá a cargo, como compra de insumos, rendiciones de gastos o coordinación de servicios de oficina. Debe saber qué revisar, quién autoriza cada solicitud y cómo registrar su entrega o resolución.
Si trabaja en control de gestión: de dónde obtener los datos de ingresos y gastos, cómo compararlos con el presupuesto y cómo preparar los reportes del área. Debe aprender a identificar diferencias, revisar sus causas con los responsables y explicar los resultados a su jefatura.
No olvides planificar tus tareas para que el onboarding tenga un orden lógico en el tiempo. Por ejemplo, programa la firma del contrato y la entrega de accesos al inicio del proceso, antes de las capacitaciones en los sistemas del área. Luego, considera la revisión de procedimientos y aprobaciones antes de que la persona prepare su primera operación o reporte con acompañamiento.
5. Ejemplos de notificaciones
Al diseñar las notificaciones, recuerda que su objetivo es entregar información, dar contexto o preparar interacciones importantes. Cuando necesites comprobar que una acción se realizó, como completar una capacitación, revisar un procedimiento o preparar un reporte, crea una tarea para darle seguimiento.