Buk Studio te ayuda a diseñar, configurar y monitorear procesos de gestión de personas. Puedes utilizarlo para ordenar una secuencia de pasos, solicitar aprobaciones, automatizar acciones o analizar información con apoyo de Buk AI.
Antes de comenzar, recuerda estas tres ideas:
- Un flujo sigue una secuencia que defines previamente.
- Un agente analiza información según un objetivo y una instrucción.
- Un template es una configuración prearmada que puedes adaptar.
¿Qué es Buk Studio?
Buk Studio es el espacio de Buk para diseñar, configurar y monitorear procesos relacionados con la gestión de personas. Su objetivo es ayudarte a ordenar tareas que antes se realizaban de manera manual, conectar distintas etapas de un proceso y dar seguimiento a lo que ocurre desde su inicio hasta su finalización.
Un proceso puede comenzar por una solicitud de una persona, por un evento que ocurre en Buk o por una programación. A partir de ese inicio, puede solicitar información, aplicar reglas, requerir una aprobación, utilizar una capacidad de Buk AI y ejecutar una acción final.
Por ejemplo, un proceso de onboarding puede comenzar cuando se incorpora un colaborador. Luego puede solicitar la revisión de Recursos Humanos, generar un documento y asignar tareas a las personas responsables. En lugar de coordinar cada actividad por separado, el proceso permite definir cómo se conectan y revisar qué ocurrió en cada ejecución.
¿Cómo se relaciona Buk Studio con Workflow?
Workflow es el nombre utilizado para varias de las funcionalidades de automatización y gestión de procesos que ahora forman parte de la experiencia de Buk Studio. Por esta razón, durante la transición es posible que encuentres referencias a Workflow en las rutas de navegación, los permisos, las plantillas, las solicitudes, los artículos de ayuda o las configuraciones existentes.
La evolución hacia Buk Studio no cambia la lógica básica de los procesos. Una plantilla sigue definiendo cómo debe funcionar un proceso, una solicitud o ejecución representa una instancia de ese proceso, y las etapas, responsables, aprobadores, reglas, acciones y notificaciones continúan cumpliendo funciones específicas dentro del recorrido.
En otras palabras, si ya utilizabas Workflow, no necesitas aprender nuevamente la lógica de los procesos. Lo principal es reconocer los nombres que pueden cambiar y ubicar la configuración disponible en la experiencia que tienes habilitada.
¿Qué es un flujo?
Un flujo es un proceso estructurado en el que defines previamente qué debe ocurrir y en qué orden. Es la alternativa más adecuada cuando existe una secuencia conocida y necesitas que todas las ejecuciones sigan reglas similares.
Un flujo puede comenzar con un evento, una programación o una solicitud. Luego puede recopilar información mediante un formulario, aplicar filtros, pasar por una o más etapas de revisión y terminar con una acción. Las etapas pueden incluir aprobaciones, devoluciones, rechazos o revisiones realizadas con apoyo de Buk AI.
Ejemplo de flujo
Cuando se incorpora un colaborador, el proceso solicita la revisión de Recursos Humanos, genera un documento y asigna una tarea de onboarding.
La ventaja del flujo es que las personas involucradas saben qué debe ocurrir, quién participa y cuál es el resultado esperado. Utiliza un flujo cuando puedas describir el proceso como una secuencia de pasos.
¿Qué es un agente?
Un agente es una capacidad configurada para analizar información y entregar un resultado asociado a un objetivo. A diferencia de un flujo, que normalmente sigue una secuencia definida paso a paso, un agente se utiliza cuando necesitas revisar información, aplicar un criterio y comunicar un resultado.
Ejemplo de agente
Un agente revisa las ausencias de un período, identifica los casos que superan un umbral y genera un resumen para la persona responsable.
También puede detectar información pendiente, identificar excepciones o recomendar que un caso sea revisado por una persona. Un agente no tiene acceso ilimitado a la información de la empresa. Solo puede utilizar las fuentes, herramientas y capacidades habilitadas para ese proceso, y debe respetar los permisos correspondientes.
No debes asumir que un agente puede modificar información, eliminar registros o aprobar solicitudes si esas capacidades no están expresamente habilitadas.
¿Cómo saber si necesitas un flujo o un agente?
La pregunta principal es si ya conoces la secuencia completa o si necesitas que el proceso revise información para encontrar casos relevantes.
| Si necesitas... | Usa preferentemente... |
| Ejecutar una secuencia fija de pasos | Un flujo |
| Solicitar aprobaciones formales | Un flujo |
| Aplicar reglas previamente definidas | Un flujo |
| Revisar información periódicamente | Un agente |
| Detectar excepciones o patrones | Un agente |
| Generar resúmenes o recomendaciones | Un agente |
| Analizar información antes de una aprobación | Un flujo con una etapa de Buk AI |
También puedes combinar ambas capacidades. Por ejemplo, un flujo puede utilizar una etapa de Buk AI para analizar una solicitud y luego enviarla a una aprobación humana. En ese caso, Buk AI ayuda a organizar o interpretar la información, pero la aprobación continúa siendo responsabilidad de la persona definida para esa etapa.
¿Qué significan los principales conceptos?
Un proceso es el conjunto de reglas, etapas y acciones configuradas en Buk Studio. Un template es una configuración prearmada que puedes usar como punto de partida. Una ejecución es cada ocasión en que un proceso se inicia y avanza; en Workflow, para algunos casos se utilizaba el término solicitud.
Un evento o disparador es la situación que inicia un proceso. Una etapa es un paso intermedio en el que se recopila información, se realiza una revisión, se solicita una aprobación o se analiza un caso. Una acción es la operación que el proceso ejecuta cuando se cumple una condición o finaliza una etapa. Finalmente, un aprobador es la persona o grupo responsable de revisar y aprobar una etapa.
¿Cómo puede comenzar un proceso?
Según la configuración disponible, un proceso puede comenzar por solicitud, por evento o por programación. Cuando comienza por solicitud, una persona completa un formulario o inicia manualmente el proceso. Cuando comienza por evento, una modificación determinada en Buk activa el proceso. Cuando comienza por programación, el proceso se ejecuta de manera recurrente según la frecuencia configurada.
No todos los procesos ofrecen los mismos tipos de inicio. Antes de configurar uno, revisa qué opciones aparecen disponibles, qué permisos se requieren y qué información estará disponible en el momento de la ejecución.
Primera decisión
Si puedes describir tu necesidad como “cuando ocurra X, haz Y y luego Z”, comienza revisando los flujos y templates. Si la necesidad se parece más a “revisa periódicamente la información y avísame cuando encuentres casos”, comienza revisando los agentes.
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