¿Cómo funciona la devolución de Activos?

1. Requisitos previos

Para poder operar el flujo de devoluciones y respaldo documental, se deben cumplir las siguientes condiciones:

• Permisos del Administrador: El perfil de usuario de quien gestiona debe tener activados los permisos de edición para el módulo de Gestión de Activos.
• Módulo de Gestión Documental (Opcional): Requerido únicamente si deseas que las actas de devolución se firmen digitalmente por el colaborador.

2. Guía Paso a Paso del Flujo de Devoluciones

Crear una orden de devolución

Este camino se utiliza para registrar y hacer seguimiento a la recuperación de activos que se encuentran actualmente en posesión de un colaborador.

1. Dirígete a Central de Órdenes desde el menú lateral de Gestión de Activos.
2. Selecciona la pestaña Devoluciones y haz clic en el botón Crear orden de devolución ubicado en la esquina superior derecha.

3. En el campo Colaborador que debe devolver activo(s), selecciona al empleado correspondiente. Nota: En este selector únicamente aparecerán aquellos colaboradores que tengan al menos un activo asignado.
4. Al seleccionar al colaborador, el campo Activo(s) que debe devolver se pre-rellenará automáticamente con la totalidad de los bienes que tiene asociados. Desmarca las casillas de aquellos equipos que no correspondan a esta devolución en particular.
5. Selecciona al Solicitante de la orden (la persona que da inicio al proceso) y define la Fecha límite de devolución.
6. Haz clic en Crear Orden. Cada activo seleccionado se registrará como una fila independiente en la pestaña Pendientes con el estado "A tiempo" o "Atrasado".

Resolver una orden de devolución

Cuando el activo es retornado a la empresa o se constata su pérdida, debes registrar la resolución desde la pestaña de pendientes para actualizar el inventario.

Opción A: Registrar la recepción del activo (Marcar como devuelto)

Aplica cuando el colaborador hace entrega física del equipamiento.

1. En la tabla de Devoluciones Pendientes, busca la orden y haz clic en el ícono del Check (Marcar como devuelto).

   

2. Se abrirá un modal de registro donde debes completar la información:
   • Fecha de devolución: Selecciona la fecha real de entrega (debe ser igual o anterior a la fecha de hoy).
   • Recibido por: Elige al administrador o colaborador que recibe físicamente el activo y asume la responsabilidad del inventario.
   • Nuevo estado del activo: Define a qué estado pasará el bien en el inventario (por ejemplo, Disponible para que pueda ser reasignado, o Mantenimiento si requiere revisión técnica).
   • Comentarios: Agrega anotaciones sobre el estado físico en que se recibe el activo.

3. Haz clic en Guardar. La orden se cerrará, el activo actualizará su estado en el inventario y el registro completo se moverá a la pestaña Historial.

   

Opción B: Registrar la pérdida o no-retorno del activo (Marcar como no devuelto)

Aplica en casos donde el colaborador no hace entrega del activo (por ejemplo, por pérdida, robo o daño irreparable).

1. En la tabla de Devoluciones Pendientes, haz clic en el ícono de la Cruz (Marcar como no devuelto). 

   

2. Confirma la acción en el mensaje de advertencia del sistema.

3. El activo asociado cambiará automáticamente a estado Inactivo en el inventario para reflejar que ya no forma parte del patrimonio de la empresa.

   

4. La solicitud pasará a la pestaña de Historial registrada bajo la resolución de No devuelto, sirviendo como respaldo administrativo de la pérdida.

3. Gestión del Respaldo Documental de la Devolución

Para garantizar la seguridad jurídica de la empresa, la plataforma permite generar un acta de devolución digital conforme para certificar el estado y la recepción de los activos.

Definir plantillas predeterminadas por producto

Antes de comenzar a generar actas, es recomendable predefinir qué plantilla de documento se preseleccionará de forma automática para cada tipo de producto de tu catálogo:

1. Ve a Configuraciones dentro del menú del módulo y selecciona la pestaña Productos.
2. Haz clic en Crear producto o selecciona uno existente y presiona el ícono del Lápiz azul (Editar).
3. Desplázate hasta la parte inferior del formulario y abre la sección de Opciones avanzadas.

4. En los campos de selección correspondientes, define la plantilla de documento que se sugerirá de manera automática al marcar un activo de este producto como devuelto (o no devuelto).

   

5. Haz clic en Guardar para almacenar tus preferencias.

Instancia A: Al resolver una orden en la Central de Órdenes

Tanto en el modal de Marcar como devuelto como en el de Marcar como no devuelto, se despliega la opción de respaldo:

1. Activa la casilla de verificación Generar documento de devolución dentro del modal. 
2. Selecciona la Plantilla de devolución que deseas aplicar. El sistema sugerirá por defecto la plantilla preconfigurada en la ficha del producto, pero puedes seleccionar cualquier otra plantilla activa de tipo Gestión de Activos.
3. Guarda los cambios. El sistema generará el archivo PDF en segundo plano y lo guardará de forma automática en la carpeta Activos de la pestaña Documentos en la ficha del colaborador.     

Instancia B: Directamente desde la vista de Inventario (Acción individual o masiva)

Si desasignas un activo realizando un cambio de estado manual en el menú de Inventario (individualmente o mediante acciones masivas), también puedes dejar constancia documental sin pasar por la Central de Órdenes:

1. Selecciona el o los activos en estado Asignado y haz clic en la acción Cambiar estado.

   

2. En el modal de cambio, selecciona el estado de destino (Disponible, Inactivo o Mantenimiento).
3. Activa la casilla Generar documento de devolución.

4. Selecciona la plantilla correspondiente y haz clic en Guardar. El estado se actualizará y los documentos se alojarán directamente en la ficha de los colaboradores asociados.

   

Firma Electrónica del Acta de Devolución

Si tu empresa cuenta con el módulo de Gestión Documental contratado, puedes preconfigurar la plantilla para que requiera la firma del colaborador. Al hacerlo:

• En el momento en que guardas la devolución y se genera el archivo PDF, el sistema disparará de forma automática el workflow de firma digital.
• El colaborador recibirá las alertas y notificaciones correspondientes para estampar su firma, y el estado del documento podrá monitorearse directamente desde el módulo de Documentos y Firmas.

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