Completar la documentación de un nuevo colaborador durante su ingreso es un proceso simple y automático. En Onboarding, puedes asociar tareas de una persona directamente con el módulo de Documentos y Firma (DyF). Genera el documento digital correspondiente y actualiza el avance en tiempo real a medida que las partes firman, liberándote de las revisiones manuales.
¿Dónde se pueden configurar las tareas tipo documento?
Puedes configurar e interactuar con estas tareas en tres partes distintas del módulo:
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En una Plantilla de Proceso: Al diseñar o editar tu plantilla de onboarding desde Onboarding > Plantillas > Procesos > Crear o editar una plantilla, vas a la pestaña Tareas y tienes dos opciones:
Crear tarea: Abre un formulario para diseñar una tarea única para esta plantilla. Aquí es donde seleccionas el tipo "Documento" para conectarla desde cero.
Agregar tarea: Te permite buscar e importar una plantilla de tarea reutilizable que ya tengas guardada y configurada en tu biblioteca de plantillas.
En una plantilla de tarea: Si vas a usar el mismo documento para muchos procesos de onboarding (por ejemplo, un "Reglamento Interno" común), puedes crear este molde en Onboarding > Plantillas > Tareas > Crear plantilla, definirla de tipo "Documento" y guardarla para reutilizarla después mediante el botón "Agregar tarea".
En un Proceso Activo (Para un colaborador con o sin ficha): Si el onboarding de una persona ya comenzó y necesitas agregarle un documento específico que no estaba planificado (como un anexo de última hora), vas al panel de seguimiento de su proceso, haces clic en "Crear tarea" y seleccionas el tipo "Documento".
Paso a paso para configurar y crear una tarea tipo documento
Para configurar de forma correcta la tarea, primero te debes asegurar de contar con la plantilla de documento ya configurada en el sistema.
Antes de ingresar al módulo de Onboarding, debes asegurarte de que el documento de interés (el contrato de trabajo, anexo, reglamento, etc.) ya exista como plantilla activa en el módulo de Documentos y Firma. Recuerda que Onboarding no te permite crear o redactar documentos desde cero, sino que "conecta" y utiliza las plantillas que el administrador del módulo de Documentos y Firma ya dejó configuradas.
En caso de querer crear una plantilla para un nuevo documento te puedes apoyar en el siguiente artículo de ayuda: ¿Cómo crear plantillas de documentos en Buk?
Ya teniendo las plantillas de documento configuradas en el módulo de DyF
Una vez que estás en la vista de creación de tarea (ya sea en una plantilla o en un proceso activo), sigue estos pasos para configurar una tarea tipo documento en Onboarding:
Tipo de tarea: Selecciona la opción "Documento" del menú desplegable.
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Conexión con el módulo de firma: Al elegir "Documento", se habilitan automáticamente dos campos obligatorios:
Tipo de documento: El sistema solo muestra en este menú desplegable los tipos de documento que ya tienen plantillas creadas y activas en tu módulo de Documentos y Firma). Dependiendo de esto se establecerá si el documento requiere firma o no.
Plantilla de documento: Una vez que seleccionas el Tipo de documento, este buscador se filtra automáticamente para mostrarte solo las plantillas creadas en DyF que correspondan a la categoría seleccionada (La necesidad de firma del documento se define desde la plantilla de este mismo en el módulo de DyF).
Visibilidad: Define si quieres que esta tarea sea pública (visible para todos los administradores) o privada (visible solo para ti)
Prioridad: Define la urgencia visual (Alta, Media o Baja).
Haces clic en “Continuar” y te aparecerá la vista de “Detalles de la tarea/plantilla” , donde podrás proporcionarle una descripción y nombre a la tarea los cuales serán visibles para el responsable.
Define el plazo de la tarea en caso de ser necesario.
Haz clic en “Crear Tarea” para consolidar el hito conectado.
Importante: No es posible editar ni transformar una tarea ya existente para convertirla en tarea de documento. Si hoy tienes una tarea tipo estándar, debes eliminar esa tarea antigua y crear una nueva desde cero usando la opción "Crear tarea" y seleccionando el tipo "Documento". No existe conversión o migración automática.
¿Qué estados puede presentar una tarea tipo documento en un proceso?
El avance de la tarea no se marca de forma manual, sino que cambia automáticamente según el estado real del documento en el módulo de DyF. Si ocurre algún inconveniente, como un documento rechazado, el sistema te lo notifica directamente para que puedas solucionarlo, ya que el onboarding del colaborador permanece activo hasta que resuelvas la tarea.
Aquí tienes el detalle de cada estado:
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Programada
Significado: La tarea tiene una fecha de activación futura y el documento real aún no se genera en el módulo de Firma. También ocurre cuando se le asigna este tipo de tarea a un colaborador sin ficha.
Solución: No requiere acción. Puedes reprogramar o eliminar la tarea libremente en este estado si es necesario.
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Pendiente
Significado: Se alcanzó la fecha de activación y el documento ya está generado en DyF, disponible para la firma o lectura del responsable.
Solución: El sistema está a la espera de la firma o revisión del responsable. No requiere intervención del administrador.
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En curso
Significado: El colaborador o el representante ya interactuaron con el documento y el flujo de firma ya comenzó.
Solución: El sistema está a la espera de que se completen las firmas restantes.
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Terminado
Significado: El documento fue revisado, aprobado y firmado digitalmente de forma exitosa por todas las partes.
Solución: ¡Listo! La tarea se marca de forma automática con el check de completado y aporta al porcentaje de avance general.
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No cumplida
Significado: El proceso de firma terminó de forma negativa (por ejemplo, el colaborador rechazó firmar o el documento caducó). El proceso de onboarding general sigue "En curso" y no se finaliza hasta que resuelvas este estado.
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Solución: Tienes dos opciones para resolverlo:
Al caer en este estado, para esa tarea te aparecerá la opción "Regenerar" hazle clic para volver a generar el documento.
Cancelar la tarea no cumplida (para mantener el registro histórico) y agregar una tarea de documento nueva.
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Cancelado
Significado: El administrador detuvo el seguimiento de la tarea de forma manual desde el panel de Onboarding.
Solución: No requiere acción adicional. La tarea pasa a estar cerrada, pero recuerda que el documento legal sigue activo en DyF (ver consideraciones).
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Error
Significado: falló la creación, vínculo o sincronización con el módulo de DyF.
Solución: Corrige el origen del problema (por ejemplo, completa un dato faltante de la ficha) y haz clic en el botón "Reintentar" de la tarea para volver a procesarla.
Casos de uso sugeridos
Firma de Contrato de Trabajo: El colaborador recibe el aviso antes de ingresar, lee su contrato y lo firma digitalmente desde su portal de onboarding, asegurando que comience sus labores con su situación legal resuelta.
Firma o aceptación del reglamento interno de la empresa: El colaborador revisa y acepta digitalmente las normas y políticas de la empresa desde su celular o computador, dejando registro de la aceptación de manera automática.
Firma de políticas de cumplimiento interno: Útil para acuerdos de confidencialidad, políticas de protección de datos personales o códigos de conducta que deben firmarse durante la inducción.
Aceptación de guías o manuales (Sin firma): Al usar plantillas de "revisión y aceptación" (sin firma) en DyF, el colaborador solo debe leer y marcar "Completar Tarea" en su portal.
Consideraciones Importantes
Cancelar en Onboarding no cancela en DyF: Si cancelas una tarea en Onboarding, se detiene el seguimiento del proceso del colaborador, pero el documento legal generado sigue vivo y activo en DyF. Si deseas anularlo legalmente, debes ingresar manualmente al módulo de Documentos y Firma para cancelarlo allí de manera manual.
Plazo vs. Estado real: Si el plazo se vence y la tarea pasa a estar "Atrasada", el documento nunca se cancela ni desaparece. Tu colaborador podrá seguir firmándolo con total seguridad en cualquier momento.
¿Se puede eliminar una tarea de documento?: Solo si está Programada (antes de que se genere el documento en DyF). Si la tarea ya se activó, no se puede borrar; solo puedes Cancelarla para congelar el historial.
¿Qué pasa si alguien borra el documento directamente desde DyF?: Si la tarea de Onboarding estaba activa, cae automáticamente al estado No cumplida como "Documento eliminado". Si ya estaba Terminado, se mantiene así para cuidar el historial cerrado.
Estados finales congelados: Las tareas en estado "Terminada" y "Cancelada" no se reabren. Si necesitas generar el documento de nuevo, debes crear una tarea nueva. Por otra parte, para las tareas de Documento en estado "No cumplida", aparecerá la opción de "Regenerar".
¿Qué pasa si falla técnicamente la generación o sincronización?: La tarea queda en estado Error visible solo para ti. El colaborador la sigue viendo como Pendiente de forma normal. Solo debes solucionar el error de datos y presionar "Reintentar".
¿Qué pasa si el colaborador todavía no tiene ficha creada?: La tarea de documento quedará diferida en estado Programada y se generará de manera automática en el momento en que crees su ficha de colaborador en Buk.
¿Puede el colaborador marcar la tarea como hecha si aún no ha firmado?: No, nunca. El botón de completado manual no existe para él; la tarea solo se marca como Terminado cuando DyF confirma que el flujo de firma o aceptación se completó con éxito.