En este artículo te mostramos cómo cargar y clasificar evidencias de tus cursos presenciales (fotografías, listas de asistencia u otro material) dentro del módulo Capacitaciones, y cómo gestionar las evidencias que ya tienes cargadas.
Requisitos previos
- Contar con permisos de Planificación y gestión de participantes en el módulo Capacitaciones: solo este usuario puede cargar y ver evidencias.
- Tener creada la instancia del curso presencial (fecha o sesión) a la que quieres asociar la evidencia.
- Tener tus archivos de evidencia listos en tu computador, en formato PDF, XLS, XLSX, JPG o PNG.
- Asegúrate de que el peso total de tus archivos no supere los 20 MB. Puedes subir hasta 50 varios archivos, siempre que en conjunto no excedan este límite.
Paso a paso
Ubica el curso presencial
- En el menú lateral de Capacitaciones, haz clic en Cursos.
- En la vista de cursos, filtra los Presenciales (junto a Todos y E-learning) para filtrar solo los cursos de esa modalidad.
- Haz clic en el nombre del curso al que quieres cargar evidencia, en la columna Nombre del curso.
Ubica la instancia del curso
- Dentro de la ficha del curso, haz clic en la pestaña Instancias.
- Haz clic en el Código de la instancia correspondiente a la fecha o sesión para la que quieres registrar evidencia (por ejemplo, CJFHY-1532021-001).
Carga tus archivos
- Dentro de la instancia, haz clic en la pestaña Evidencias.
- Haz clic en el botón Nuevas evidencias, ubicado arriba a la derecha.
- En el paso Carga de archivos, arrastra y suelta tus archivos sobre el recuadro, o haz clic en haz clic para seleccionar para elegirlos desde tu computador.
- Haz clic en Siguiente para continuar.
▶ Ver GIF adjunto: 01_carga_archivos.gif
Clasifica tus evidencias
- En el paso Clasificación de evidencias, revisa el Nombre del archivo de cada evidencia y edítalo si quieres identificarla con mayor facilidad. Usa el ícono del ojo para previsualizarla, o la X para quitarla de la carga.
- En el campo Tipo, selecciona la categoría que corresponde a cada archivo: Fotografía del curso, Material del curso o Lista de asistencia.
- Haz clic en Cargar evidencias para finalizar. Verás un mensaje de confirmación y tus archivos quedarán disponibles en la pestaña Evidencias.
▶ Ver GIF adjunto: 02_clasificacion_evidencias.gif
Gestiona tus evidencias cargadas
- En la pestaña Evidencias, encontrarás una tabla con las columnas Imagen, Nombre del archivo, Formato y Tipo. Puedes buscar por nombre o formato, y filtrar por Tipo.
- Para realizar acciones masivas, selecciona una o más evidencias con el checkbox de cada fila (o el del encabezado, para seleccionarlas todas, hasta un máximo de 20 registros) y haz clic en Acciones. Ahí puedes elegir Descargar evidencias o Eliminar Registros.
▶ Ver GIF adjunto: 03_acciones_masivas.gif
- Para gestionar una evidencia de forma individual, usa los íconos de su fila: Vista previa para revisarla, Descargar para guardarla en tu computador, o el menú de tres puntos para Editar o Eliminar el registro. Al editar, puedes actualizar el Nombre del archivo y su Tipo (ambos campos son obligatorios).
▶ Ver GIF adjunto: 04_editar_evidencia.gif
Consideraciones importantes
- Solo puedes cargar archivos en formato PDF, XLS, XLSX, JPG o PNG. El sistema rechazará cualquier otro formato.
- El límite de carga es de 20 MB en total, considerando la suma de todos los archivos seleccionados, no cada archivo por separado.
- Al seleccionar evidencias ya cargadas para una acción masiva (Descargar evidencias o Eliminar Registros), puedes elegir hasta 50 registros a la vez.
- Si eliminas una o más evidencias, esta acción no se puede deshacer: una vez eliminadas, no podrás recuperarlas.
- Las evidencias cargadas solo pueden verlas y gestionarlas los administradores; los colaboradores no tienen acceso a esta información.
- Te recomendamos nombrar tus archivos de forma clara antes de cargarlos, para reconocerlos y encontrarlos más fácilmente más adelante.
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