Para emitir certificados de capacitación de forma automática, debes configurar una plantilla de Workflow asociada a las condiciones de término o aprobación de tus cursos en el módulo de Capacitaciones (LMS). Esto elimina la necesidad de asignar plantillas de forma manual curso por curso, centralizando la lógica de emisión directamente en el flujo de trabajo automatizado.
Paso a paso
Dirígete en el menú lateral a Administrativo y selecciona Workflow.
Haz clic en la pestaña Plantillas y luego selecciona Crear plantilla.
Asigna un nombre descriptivo a la plantilla.
Selecciona el Tipo de plantilla correspondiente según tu flujo de trabajo.
Configura el disparador o evento del curso seleccionando la condición específica (ej. colaborador aprueba un curso o termina con una nota determinada).
Ve a la sección de Acciones y agrega la acción Generar documento.
Elige en el selector la plantilla de tipo Certificado de capacitación que creaste previamente.
Guarda y activa la plantilla para iniciar el procesamiento automático de los documentos.
Consideraciones o limitaciones importantes
Módulos obligatorios: Requiere tener contratados de forma activa los módulos de Capacitaciones (LMS), Gestión Documental y Plataforma Pro (necesario para el uso de Workflow).
Plantilla previa: Debes contar con una plantilla base de tipo "Certificado de capacitación" guardada en la sección Documentos antes de realizar esta configuración.
Riesgo de duplicados: Si un curso posee una plantilla asociada manualmente y de forma simultánea cumple con una regla activa de Workflow, el sistema generará dos documentos para el mismo colaborador.
Retroactividad: Las reglas de Workflow aplican únicamente para las acciones realizadas después de su activación; las aprobaciones previas se deben emitir de forma manual desde la Administración de cursos.
Visualización: Una vez emitido, el colaborador visualizará su documento desde Mi ficha en la pestaña Capacitaciones, y el administrador desde la Administración de cursos mediante el ícono Ver documentos del curso.
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