Perfiles

Objetivo

Este artículo explica cómo funcionan los perfiles en Buk: qué son, qué perfiles vienen por defecto, cómo crear perfiles personalizados, cómo configurar el Perfil Normal de los colaboradores, cómo entender el sistema de pestañas, entidades, permisos y acciones, y cuáles son las restricciones que aplica la plataforma para evitar escaladas no autorizadas. Está pensado para administradores y usuarios con permiso de Usuarios y Perfiles que necesitan diseñar la matriz de acceso de su empresa.

Como utilidad práctica, permite estandarizar el acceso por rol (un solo perfil aplicable a muchos usuarios), separar las responsabilidades entre RRHH, supervisores y colaboradores, y proteger la información sensible respetando el principio de menor privilegio.

Alcance / Limitaciones

Va dirigido a clientes de cualquier país donde Buk opera. Se requiere el permiso "Usuarios y Perfiles" en al menos lectura para ver los perfiles y en modificación para crearlos o editarlos. Los administradores tienen acceso completo por defecto.

Limitaciones a tener presente:

• No puedes editar tu propio perfil: por seguridad, ningún usuario puede entrar a la vista de edición del perfil que él mismo está usando, ni asignárselo a sí mismo con mayores privilegios.
• Jerarquía de permisos: solo se pueden marcar opciones que ya estén habilitadas en el perfil propio. Para asignar perfiles con privilegios mayores existe el permiso especial "Gestión avanzada de usuarios y perfiles".
• Cada usuario solo puede tener un perfil asignado.
• El perfil Administrador solo puede ser modificado por el Jefe de Proyectos de Buk; el cliente no lo puede editar desde la plataforma.
• Plan contratado: en Plataforma Pro se pueden editar todos los permisos individualmente; en Plan Esencial nuevo (cotizado desde el 24 de noviembre de 2025) los permisos individuales aparecen bloqueados (excepto el agrupador Colaboradores) y la configuración se hace a nivel de agrupadores. El Plan Esencial antiguo conserva la configuración previa.

Definiciones / Glosario

• Perfil: contenedor estandarizado de permisos que se asigna a un usuario y define qué puede ver y hacer en la plataforma.
• Pestañas: accesos generales que permiten ingresar a un módulo o sección. Si una pestaña no está habilitada, ninguna parte interna del módulo se puede usar.
• Entidades / Agrupadores: secciones dentro de cada pestaña que reúnen varios permisos relacionados (por ejemplo, dentro de "Administrativo", el agrupador "Colaboradores" contiene Información personal, Previsión, Trabajos, etc.).
• Permisos: accesos específicos dentro de cada agrupador que controlan qué información o proceso se puede usar.
• Acciones: operaciones disponibles para cada permiso (No, Si, Lectura, Lectura sensible, Modificación).
• Perfilamiento: jerarquía de niveles que define la profundidad con la que un usuario puede tratar los datos. Tiene tres niveles: Lectura (datos generales), Lectura Sensible (incluye datos protegidos como remuneraciones, sin permitir cambios) y Modificación (control total).
• Alcance / Visibilidad: capa de filtrado organizacional que delimita sobre qué grupo de personas el usuario puede ejercer sus permisos. En Buk se materializa con los Límites de Área y Cargo y con los Juegos de Datos (ver los manuales correspondientes).
• Modo Administrador: opción visible para perfiles administradores que habilita funciones avanzadas como editar variables mensuales.

Casos de uso

• Diseñar un perfil para el equipo de RRHH con permisos de modificación sobre colaboradores y procesos de remuneraciones.
• Crear un perfil para supervisores que solo tengan lectura de sus subordinados pero modificación de asistencia.
• Configurar el Perfil Normal para que cada colaborador vea ciertas pestañas de su ficha y pueda actualizar datos puntuales.
• Crear un perfil para un consultor o auditor externo con permisos de solo lectura.
• Habilitar el permiso "Gestión avanzada de usuarios y perfiles" para que el área de Selección pueda crear cuentas de gerentes con privilegios mayores.
• Migrar a un cliente del Plan Esencial al Pro y abrir la configuración granular de los permisos.

Proceso de ejecución individual

Acceder al módulo

1. Hacer clic en Configuración (ícono de engranaje, esquina superior derecha).
2. Ir a Usuarios y Perfiles.
3. Hacer clic en la pestaña Perfiles.

Perfiles disponibles por defecto

• Administrador: acceso total a la plataforma. Puede editar todos los perfiles, excepto el suyo propio (lo modifica el Jefe de Proyectos). Cuando se asigna a un usuario, todos los administradores reciben una notificación.
• Perfil Normal: perfil base asignado a los colaboradores. Configurable para definir qué información ven en su ficha y qué acciones pueden realizar.
• RRHH (personalizable).
• Consultivo (personalizable).

Crear un perfil personalizado

4. Entrar a Configuración > Usuarios y Perfiles, pestaña Perfiles.
5. Hacer clic en Crear Perfil de Usuario.
6. Asignar un nombre descriptivo al perfil (por ejemplo, "RRHH operativo" o "Consultor externo").
7. Configurar para cada permiso la Acción correspondiente:

• No: sin permiso para ver la información.
• Si: con permiso de utilizar el módulo.
• Lectura: puede visualizar información, excluyendo la información sensible.
• Lectura sensible: puede visualizar toda la información, incluyendo datos sensibles relacionados con pagos (sueldo base, gratificaciones, bonos, etc.).
• Modificación: puede visualizar y modificar información.

8. Hacer clic en Guardar.
9. Asignar el perfil a los usuarios desde la pestaña Usuarios del mismo módulo.

Solo aparecerán las opciones que el usuario que crea el perfil ya tenga habilitadas en su propio perfil. Si un permiso no aparece, puede deberse a que no se cuenta con el módulo correspondiente, es de otro país o está desactivado; en ese caso se debe contactar a Servicio al Cliente.

Editar un perfil existente

10. En la pestaña Perfiles, hacer clic en el ícono de lápiz del perfil a modificar.
11. Ajustar las acciones de los permisos.
12. Guardar.

Asignar un perfil a un usuario

1. Entrar a Configuración > Usuarios y Perfiles, pestaña Usuarios.
2. Buscar al usuario y hacer clic en el ícono de lápiz o en los tres puntos y seleccionar Editar.
3. En la sección Perfil de Usuario, seleccionar el perfil correspondiente.
4. Guardar.

Si necesitas asignar un perfil con privilegios mayores a los tuyos, debes tener activo el permiso "Gestión avanzada de usuarios y perfiles". Por seguridad, aún con ese permiso no podrás editar la configuración de esos perfiles superiores ni modificar tu propia cuenta.

Configurar el Perfil Normal

1. Entrar a Configuración > Usuarios y Perfiles, pestaña Perfiles.
2. Hacer clic en Configuración de perfil normal.
3. La configuración se divide en dos pestañas:

Pestaña "Permisos"

• Permisos del colaborador: módulos a los que tendrán acceso los usuarios con perfil normal.
• Permisos de supervisor: permisos que tendrán los supervisores con perfil normal. Incluye:
  • Habilitar exportadores de nómina: usar exportadores personalizados de "Nómina" y "Suplencia" de los subordinados.
  • Habilitar exportador de vacaciones: usar exportadores personalizados de "Vacaciones" de los subordinados.
  • Ver documentos: visualizar, generar y editar documentos de los subordinados.
  • Ver calendario de asistencias: ver asistencias y vacaciones de los subordinados.
  • Ver encuestas de clima: ver los resultados de la encuesta de toda la organización.
  • Ver evaluaciones de desempeño: acceder a las evaluaciones de desempeño publicadas de los subordinados.

Pestaña "Ficha del Colaborador"

• Pestañas de la ficha: secciones visibles para el colaborador en su ficha personal (Datos personales, Vacaciones, Documentos, etc.).
• Configuración de campos de información personal del colaborador: campos que verá en el recuadro izquierdo de su ficha (fecha de ingreso, previsión, dirección, etc.).
• Configuración de campos del resumen del colaborador: campos que aparecerán en la vista resumen al ingresar a la ficha (área, cargo, recinto, suplente, sueldo base, tipo de contrato, nacionalidad, saldo de vacaciones, horas extras, etc.).

Restricciones del sistema

• No puedes modificar tu propio perfil: si necesitas un perfil con distintas atribuciones, debes solicitarlo a un administrador o a alguien con un nivel de gestión superior.
• No puedes modificar la configuración del perfil que tienes asignado: cualquier ajuste sobre tu perfil actual lo debe hacer otro usuario con los permisos adecuados.
• No puedes crear o asignar perfiles con más permisos que los tuyos (jerarquía de permisos), salvo que tengas el permiso especial "Gestión avanzada de usuarios y perfiles".
• En el selector de perfiles solo verás los que están dentro de tu rango de permisos permitido.

Proceso de ejecución masivo

• Asignar el mismo perfil a varios usuarios al crearlos: usando la opción Crear Usuarios > Por grupos descrita en el manual de Usuarios. Esa acción crea usuarios con el perfil seleccionado para los colaboradores que aún no tenían usuario; si un colaborador ya tenía un usuario asignado, el cambio se debe realizar editándolo individualmente.
• Crear "Normal a todos": crea automáticamente usuarios con Perfil Normal para todos los colaboradores que aún no tienen usuario y que tienen correo registrado.

Módulos requeridos

• Gestión de perfiles: incluida en Plataforma Esencial y Pro, con las diferencias del plan respecto a la granularidad editable.
• Plataforma Pro: edición individual de cada permiso sin restricciones.
• Plan Esencial nuevo (desde el 24 de noviembre de 2025): edición a nivel de agrupadores; los permisos individuales se ven bloqueados, excepto el agrupador Colaboradores. Las dependencias entre permisos se aplican automáticamente.
• Plan Esencial antiguo (anterior al 24 de noviembre de 2025): conserva la configuración previa con la misma granularidad de Pro. Los permisos nuevos lanzados después de esa fecha se rigen por las reglas del Esencial vigente.
• Permiso "Gestión avanzada de usuarios y perfiles": requerido para asignar perfiles con privilegios mayores que los del usuario actual.

Configuraciones y/o generales necesarias

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