Las dependencias en Workflow resuelven la necesidad de coordinar y encadenar etapas dentro de un proceso automatizado. Permiten que ciertas acciones o tareas se ejecuten solo cuando se cumplen condiciones previas, asegurando un flujo ordenado y lógico entre las distintas fases del proceso. Esto es clave para evitar errores, duplicidades o acciones fuera de secuencia, y aporta control y trazabilidad a la gestión de procesos en Buk.
Aquí configuras la condición que debe cumplirse para que se inicie la etapa.
Por defecto, una etapa comienza al aprobarse la anterior, pero puedes modificar esta lógica para que el inicio dependa de otros estados: aprobado, rechazado, error o devuelto.
Para agregar una dependencia, elige la condición y haz clic en "Agregar Dependencia". Si una etapa tiene múltiples dependencias, solo comenzará cuando todas se cumplan.
Funcionamiento general
Las dependencias en Workflow operan como vínculos lógicos entre etapas, estableciendo relaciones de causa y efecto que determinan el avance del proceso. En términos generales, su funcionamiento se define por:
- Concatenación de etapas: cada dependencia conecta una etapa con la siguiente, de modo que la acción necesaria solo se desencadena cuando se cumple la condición establecida en la etapa anterior.
- Secuencialidad controlada: el sistema asegura que las etapas se ejecuten en el orden definido, evitando que una acción posterior ocurra antes de tiempo.
- Automatización de acciones: al cumplirse una dependencia, el Workflow activa automáticamente la siguiente tarea o notificación, sin intervención manual.
- Gestión de condiciones: las dependencias pueden considerar distintos criterios para determinar cuándo una etapa está lista para avanzar, adaptándose a la lógica del proceso.
Alcance y límites
Las dependencias en Workflow se utilizan cuando es necesario que una etapa dependa del resultado o finalización de otra para avanzar. Su alcance abarca la coordinación y automatización de tareas dentro de un proceso estructurado, asegurando que cada acción ocurra en el momento adecuado y bajo las condiciones correctas. No corresponde utilizarlas en procesos donde las etapas son independientes entre sí o cuando no existe una relación lógica que justifique su encadenamiento. Las dependencias no reemplazan la definición de las tareas mismas, sino que regulan su secuencia y activación.
Relación y diferencias con otros elementos
- El Workflow: que define el proceso general y la estructura de etapas y tareas.
- Las etapas: que representan los pasos individuales dentro del proceso.
- Las acciones: que corresponden a las tareas o notificaciones ejecutadas en cada etapa.
Las dependencias se diferencian de las etapas y acciones porque no representan tareas concretas, sino la lógica que regula cuándo y cómo se deben activar. Mientras las etapas definen qué se debe hacer y las acciones ejecutan tareas específicas, las dependencias establecen el vínculo condicional entre ellas. Su función es garantizar que el proceso avance de manera controlada y alineada con la lógica de negocio, evitando ejecuciones fuera de secuencia o inconsistencias en el flujo.