En la gestión diaria de toda organización, es natural tener que actualizar periódicamente ciertos parámetros institucionales y previsionales debido a cambios internos o normativas legales de cada país. En este artículo, aprenderás a modificar de manera correcta las variables críticas de tu empresa dentro de Buk, tales como cotizaciones de mutuales, cajas de compensación, asignaciones familiares o configuraciones de impuestos.
Al finalizar este procedimiento, habrás generado una nueva versión vigente de tus variables, permitiendo que la plataforma aplique los nuevos parámetros en los cálculos de tus colaboradores de forma automatizada y sin alterar los registros históricos cerrados.
Paso a paso
Paso 1: Acceso al módulo de empresas
Para comenzar con este cambio, inicia sesión en la plataforma y dirígete al menú principal ubicado en el costado izquierdo de tu pantalla. Primero, ingresa a la sección de Administración y, inmediatamente después, selecciona la opción llamada Empresas.
Ruta: Administración > Empresas
Paso 2: Selección de la empresa a modificar
Una vez allí, la plataforma te mostrará un listado detallado con todas las razones sociales que tienes creadas en tu entorno de Buk. En esta pantalla podrás identificar cada una por su nombre, RUT o por los datos del representante legal. Estos datos son únicamente informativos; para continuar hacia la edición de los parámetros, busca la empresa correspondiente y pincha sobre el botón con el signo más (+) encerrado en un círculo.
Paso 3: Visualización del historial y creación de una nueva versión
Al entrar en esta sección, verás un resumen de la información actual de la empresa (como su mutualidad, porcentajes asociados y vigencias). Como regla de seguridad para mantener la consistencia del sistema, cuando vayas a actualizar o cambiar una variable, debes pinchar en la opción llamada Crear nueva versión. Esto te permitirá abrir un nuevo formulario de edición sin sobrescribir ni dañar la información del pasado.
Paso 4: Configuración de los nuevos parámetros
Una vez dentro del nuevo formulario, verás habilitadas todas las casillas editables del sistema. En este punto, podrás modificar y asignar los nuevos datos requeridos, tales como el tipo de asignación familiar, el código de actividad laboral, el modo de reliquidación de la indemnización, la caja de compensación (incluyendo una opción secundaria si aplica) o las tasas de tu mutual de seguridad. Asegúrate de completar los campos correspondientes según la normativa que aplique a tu organización.
Paso 5: Guardado y actualización en la tabla
Una vez que hayas configurado y revisado minuciosamente todos los datos del formulario, desplázate hacia el final de la página y pincha en la opción Guardar. Justo después de eso, para consolidar el proceso, haz clic en el botón Actualizar. Al hacerlo, verás de forma inmediata cómo el sistema procesa la información y añade la nueva versión de variables a la tabla histórica de la empresa.
Resultado esperado
Si realizaste el proceso correctamente, la plataforma creará con éxito una nueva línea temporal para tus variables organizacionales. Podrás visualizar los nuevos valores directamente en la tabla resumen y estos comenzarán a regir de forma automática a partir del periodo de remuneraciones más antiguo que mantengas abierto en la plataforma.
Consideraciones adicionales
Restricción por liquidaciones activas: Si actualmente cuentas con liquidaciones o documentos de pago históricos que ya fueron procesados y asociados a las variables anteriores, el sistema protegerá esa información y no te permitirá editarlas de forma retroactiva ni eliminarlas.
Vigencia del cambio: Recuerda que cualquier modificación que guardes estará vigente a partir del periodo más antiguo que se encuentre abierto en Buk al momento de la actualización.
Especificaciones por país:
Chile
Asignación Familiar y Cajas: Podrás definir la metodología de cálculo para la Asignación Familiar y asignar cajas de compensación principales o adicionales.
Mutual de Seguridad: Por defecto, Buk calcula automáticamente la cotización básica del 0,93% (que corresponde a la mutual y a la Ley SANNA). Por lo tanto, en la casilla base no debes ingresar este porcentaje general. Si tu empresa cuenta con una tasa diferenciada, calcula la diferencia restando el 0,93% a tu cotización actual, e introduce únicamente ese excedente en la casilla de Mutual Cotización Adicional (%). (Por ejemplo: Si la tasa de tu empresa es de 1,43%, debes ingresar solo 0,5% en la casilla).
México
Registros y Ajuste ISR: En esta sección podrás cambiar tus Registros Patronales y definir el Tipo de Ajuste ISR entre las siguientes metodologías:
Ajuste mensual básico: Cuadra el ISR de acuerdo a la tabla mensual durante el último periodo del mes.
Ajuste mensual proyectado: Estima el ISR en cada periodo del mes asumiendo una base gravable del promedio acumulado.
Subsidios e IMSS: Podrás parametrizar el Tipo de Subsidio (Cálculo en cada periodo o una vez por mes) y definir los cambios por IMSS (En aniversario o al inicio de cada bimestre). Ten en cuenta que solo podrás efectuar un cambio durante el primer período de cada mes.
Regla de edición y duplicidad: No es posible editar registros patronales que ya se encuentren en uso. Si necesitas realizar una modificación, siempre deberás generar una nueva versión que aplicará hacia el futuro. Si al intentar guardar los cambios el sistema arroja un error por "duplicidad de elementos", la solución es guardar primero el formulario con los mismos datos actuales y, acto seguido, volver a presionar editar sobre la nueva variable creada; en este segundo intento te permitirá modificar los valores de forma correcta.
Colombia
Cajas y Operadores: Al editar las variables de tu empresa podrás definir o cambiar la caja de compensación (tanto la primaria como la secundaria). Asimismo, tendrás la opción de establecer tu operador de pagos preferido (como Asopagos, ARUS o SOI) y actualizar tu institución de Riesgos Laborales (ARL).
Perú
Seguros y Gratificaciones: Encontrarás las casillas listas para editar los parámetros y porcentajes correspondientes a EPS, Vida Ley, SCTR Salud y SCTR Pensión. Además, desde este apartado podrás definir la metodología para el cálculo de la gratificación de tus colaboradores. Al finalizar tus cambios, no olvides pinchar sobre el botón Actualizar.
Brasil
Configuraciones Locales: Al generar una nueva versión de variables para este país, la plataforma te permitirá modificar con precisión la información relacionada con el CNAE, el código de Lotação y el factor FAP.