Inscribir participantes por reglas en cursos E-Learning – Brasil

¿Cómo funcionan las reglas de inscripción automática en cursos e-learning?

Las reglas de inscripción permiten automatizar el proceso de agregar colaboradores a un curso sin hacerlo de forma manual. En lugar de inscribir persona a persona, el administrador define criterios y el sistema inscribe automáticamente a quienes los cumplen.

Funcionamiento general

Las reglas se configuran a nivel de instancia del curso. Cada vez que un colaborador cumple los criterios definidos, el sistema lo inscribe de forma automática sin intervención del administrador.

Los criterios disponibles para definir una regla incluyen:

Área o división organizacional.
Cargo o posición.

Es posible configurar más de una regla por instancia y combinar criterios para segmentar con precisión el grupo que recibirá la inscripción automática.

Alcance y límites

Las reglas aplican a la instancia específica donde se configuran. Si el mismo curso tiene varias instancias, cada una puede tener sus propias reglas independientes.
Los campos personalizados de colaboradores deben estar configurados en Buk antes de poder usarlos como criterio en una regla. Si el campo no existe en el sistema, no aparecerá como opción.
Las reglas de inscripción inscriben automáticamente, pero no desincriben. Si un colaborador deja de cumplir el criterio (por ejemplo, cambia de área), el sistema no lo retira de la instancia automáticamente.
Las reglas de inscripción están disponibles para instancias de tipo pública y privada. En México, las instancias de tipo SIRCE tienen un comportamiento específico vinculado a los requisitos del sistema de gestión de capacitación empresarial local.

Nota: Para restringir la inscripción a un grupo específico sin usar reglas automáticas, la alternativa es configurar la instancia como privada e inscribir manualmente o mediante importador a los colaboradores del grupo.

Requisitos previos

Contar con el módulo Capacitaciones activo.
Tener creado al menos un curso de tipo E-Learning con una instancia vigente.
Poseer permisos de administrador o gestión en el módulo de Capacitaciones.

Prerrequisitos para inscribir colaboradores en cursos e-learning:

Antes de intentar inscribir a un colaborador, verifica que cumpla estas condiciones:

✅ El colaborador está activo en Buk HCM.
✅ Tiene su documento de identidad registrado en su ficha (RUT / DNI / RFC / cédula).
✅ El tipo de documento en la ficha coincide con el identificador que usas para buscar.
✅ Tienes acceso a la división organizacional del colaborador.
✅ No está ya inscrito en otra instancia activa del mismo curso.

Si alguna de estas condiciones no se cumple, la inscripción no será posible.

Paso a Paso

Para automatizar la inscripción de colaboradores basándote en criterios específicos (como el cargo), sigue estos pasos:

Ve al módulo Capacitaciones y selecciona la sección Cursos E-Learning > Cursos.
Ubica el curso deseado y haz clic en el botón de tres puntos (Más acciones) y selecciona Configurar.
Dirígete a la pestaña Inscripciones y luego selecciona Por instancia.
Busca la instancia específica donde aplicarás la automatización y haz clic en el botón Inscribir Participantes.
Selecciona la pestaña Reglas.
Elige si la inscripción será Requerida u Opcional según tu necesidad.
Haz clic en Agregar regla y define el criterio (ejemplo: Cargo).
En el campo Valor, selecciona la opción correspondiente (ejemplo: Administrador).
Haz clic en Guardar cambios para activar la regla.

Consideraciones importantes

Las reglas de inscripción permiten que el sistema inscriba automáticamente a los nuevos colaboradores que cumplan con el criterio definido.
Verifica que el cargo o valor seleccionado coincida exactamente con la información registrada en las fichas de los colaboradores para asegurar el éxito del proceso.

Si la ficha de un colaborador está inactiva (por ejemplo, por fecha de fin de contrato), la regla de inscripción no se aplicará, aunque cumpla con los demás criterios definidos.
El administrador que configura la regla debe tener los permisos necesarios sobre los colaboradores que serán inscritos. Si el administrador tiene permisos restringidos (por ejemplo, solo para una empresa o gerencia específica), la regla solo inscribirá a los colaboradores dentro de su alcance.

Errores comunes y soluciones

La regla de inscripción no funciona para ningún colaborador

Si has creado una regla pero no se inscribe ningún participante, la causa más común es que el valor del criterio no coincide exactamente con los datos de los colaboradores.
- Causa: El sistema distingue entre mayúsculas, minúsculas, tildes y espacios. Por ejemplo, "Administrador" no es lo mismo que "administrador".
- Solución: Verifica la información directamente en la ficha de un colaborador que debería ser inscrito. Copia y pega el valor exacto del campo (ej. Cargo, Área) en la configuración de la regla para asegurar que coincidan perfectamente.
Un colaborador que cumple la regla no es inscrito

Si la regla funciona para algunos pero falla para un colaborador específico, es probable que le falte un dato fundamental en su perfil.
- Causa: El colaborador no tiene su documento de identidad (RUT, DNI, etc.) registrado en el sistema. Este campo es obligatorio para cualquier inscripción en el módulo de Capacitaciones.
- Solución: Dirígete a la ficha del colaborador, completa el campo del documento de identidad y guarda los cambios. Tras esto, la inscripción automática debería procesarse correctamente.
- Importante: verifica los datos para las reglas
  
  Del mismo modo, si planeas usar reglas de inscripción basadas en otros campos (como Cargo, Centro de Costo o Sucursal), es fundamental que esta información esté completa y sea correcta en la ficha de cada colaborador. Cualquier inconsistencia puede impedir que la inscripción automática funcione como esperas.
- Si la ficha de un colaborador está inactiva (por ejemplo, por fecha de fin de contrato), la regla de inscripción no se aplicará, aunque cumpla con los demás criterios definidos.
- El administrador que configura la regla debe tener los permisos necesarios sobre los colaboradores que serán inscritos. Si el administrador tiene permisos restringidos (por ejemplo, solo para una empresa o gerencia específica), la regla solo inscribirá a los colaboradores dentro de su alcance.
Relación y diferencias con otros elementos
Reglas de inscripción en cursos vs. en rutas: tanto los cursos e-learning como las rutas de aprendizaje permiten configurar reglas de inscripción. El funcionamiento es similar, pero las reglas se gestionan por separado en cada contexto.
Instancia pública vs. inscripción por regla: una instancia pública permite que cualquier colaborador se inscriba por su cuenta. Una instancia con reglas inscribe automáticamente a quienes cumplen los criterios definidos. Ambas configuraciones pueden coexistir en distintas instancias del mismo curso.
Inscripción automática vs. inscripción manual vs. importador: las tres formas son válidas y complementarias. Las reglas sirven para grupos que comparten características definibles por criterios; el importador sirve para listas específicas; la inscripción manual sirve para casos individuales.

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