Optimiza tu gestión de personas con estos 7 casos prácticos de Workflow. Configura procesos automáticos, desde el onboarding hasta aprobaciones complejas, para ganar eficiencia y eliminar errores manuales en tu día a día.
Caso 1: Onboarding automático al dar de alta
Tipo: Flexible (automático) | Evento: Alta del colaborador
Cuando ingresa un nuevo colaborador, RRHH debe generar su contrato y asignarle un curso de inducción. Hacerlo manualmente implica riesgo de olvidar pasos o depender de que alguien lo recuerde. Con Workflow puedes configurar que ambas acciones ocurran automáticamente cada vez que se registra un alta.
Cómo configurarlo
- Crea una plantilla Flexible con evento "Alta del colaborador" y acción "Generar documento" (contrato).
- Crea una segunda plantilla Flexible con el mismo evento y acción "Inscribir en curso de inducción".
- Activa ambas plantillas. Cada vez que se registre un alta, el sistema ejecutará los dos flujos de forma automática.
⚠️ Como Workflow permite solo una acción por plantilla, necesitas dos plantillas separadas: una para el contrato y otra para el curso.
Caso 2: Cambio de cargo con aprobación
Tipo: Movimiento | Inicio: Manual (jefe)
Cuando un colaborador cambia de cargo, es necesario que el jefe solicite el cambio, RRHH lo valide, y los datos se actualicen sin intervención manual en la ficha. Workflow automatiza todo este flujo, desde la solicitud hasta la aplicación del cambio.
Cómo configurarlo
- Crea una plantilla de tipo Movimiento con inicio manual.
- Etapa 1: Formulario con campos de nuevo cargo, área, renta y fecha de cambio. Asigna como iniciador al jefe directo.
- Etapa 2: Aprobación de RRHH.
- Acción final: Modificación automática en la ficha del colaborador.
⚠️ Solo puede existir un movimiento por colaborador por período abierto. Si ya existe uno, debe deshacerse antes de crear otro.
Caso 3: Documentos distintos según tipo de contrato
Tipo: Flexible
Distintos tipos de contrato (indefinido, a plazo fijo, por obra) requieren documentos diferentes. Como Workflow no permite condicionar la acción dentro de una misma plantilla, la solución es crear una plantilla por tipo de contrato y seleccionar la que corresponda en cada caso.
Cómo configurarlo
- Crea una plantilla Flexible para contratos indefinidos con la acción "Generar documento" y la plantilla de contrato correspondiente.
- Crea una segunda plantilla Flexible para contratos a plazo fijo con su propia plantilla de documento.
- Repite para cada tipo de contrato que lo requiera.
- Al crear la solicitud, el administrador selecciona la plantilla que corresponde según el contrato del colaborador.
Caso 4: Pre-ingreso de nuevo colaborador
Tipo: Pre-Ingreso | Requiere módulo Onboarding
Antes del primer día, es necesario recopilar datos del futuro colaborador (información bancaria, previsional, contacto de emergencia, etc.) para tener todo listo desde el inicio. La plantilla Pre-Ingreso permite enviarle un formulario digital que completa de forma autónoma, sin necesidad de que esté en la plataforma.
Cómo configurarlo
- Crea una plantilla de tipo Pre-Ingreso (requiere módulo Onboarding).
- Configura el formulario con los campos que el futuro colaborador debe completar.
- Al crear la solicitud, el sistema envía un enlace por correo al futuro colaborador.
- El colaborador completa la información antes de su primer día, y los datos quedan disponibles en Buk.
Caso 5: Solicitud automática de activos al ingreso
Tipo: Flexible (automático) | Evento: Alta del colaborador
Cuando ingresa un colaborador con un cargo específico (ej. ejecutivo comercial), necesita equipamiento estándar: notebook, teléfono, accesos. Coordinar esto manualmente genera retrasos. Workflow puede automatizar la solicitud de activos apenas se registra el alta, sin que nadie tenga que recordarlo.
Cómo configurarlo
- Crea una plantilla Flexible con evento "Alta del colaborador".
- Agrega un filtro por cargo para que solo aplique a los cargos que requieren el equipamiento.
- Configura la acción final como "Solicitar activos".
- Activa la plantilla. Cada vez que ingrese un colaborador con ese cargo, la solicitud de activos se creará automáticamente.
Caso 6: Información personalizada en documentos
Tipo: Cualquier plantilla con acción "Generar documento"
Los documentos generados por Workflow pueden incluir información específica de cada solicitud (motivo de ajuste salarial, observaciones, cargo anterior), pero esos datos no siempre existen en la ficha estándar del colaborador. La solución es crear un atributo personalizado y vincularlo como variable en la plantilla del documento.
Cómo configurarlo
- Ve a Configuración → Atributos y crea el atributo "Motivo de ajuste salarial" en la entidad Colaborador o Trabajo.
- En el formulario de la plantilla Workflow, agrega un campo de texto donde el jefe ingrese el motivo.
- Configura el atributo para que se llene con el valor del campo del formulario.
- En la plantilla del documento, usa el botón de variables e inserta el atributo creado.
- Al generarse el documento, aparecerá el valor específico ingresado en esa solicitud.
Caso 7: Búsqueda con aprobación presupuestaria
Tipo: Búsqueda | Requiere módulo Selección
Antes de abrir un proceso de reclutamiento, muchas empresas requieren validación del Gerente de Área y del Gerente General para asegurar que el cargo está dentro del presupuesto aprobado. Workflow formaliza este proceso de aprobación y, al completarse, abre automáticamente la búsqueda.
Cómo configurarlo
- Crea una plantilla de tipo Búsqueda (requiere módulo Selección).
- Etapa 1: Aprobación del Gerente de Área, con formulario que incluya cargo, área, renta estimada y justificación.
- Etapa 2: Aprobación del Gerente General.
Acción final: Crear proceso de reclutamiento en el módulo de Selección. Al completarse ambas aprobaciones, el proceso de búsqueda se abre automáticamente.
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