El primer día de un colaborador es un hito fundamental. El Onboarding es el proceso estratégico mediante el cual una persona se integra a la organización, sumergiéndose en su cultura, conociendo sus objetivos y comprendiendo el impacto de su rol desde el primer momento.
Con el módulo de Onboarding de Buk, puedes automatizar y profesionalizar esta bienvenida. A través de tareas, correos programados y formularios, garantizamos que el nuevo integrante, su supervisor y el equipo de Personas estén perfectamente coordinados.
Configuración Base (Plantillas)
Antes de crear un proceso, debemos preparar las "piezas" que lo compondrán. Esto se realiza en la ruta Onboarding > Plantillas y se divide en cuatro pilares fundamentales:
Tareas
Define las acciones que deben realizarse. Pueden estar dirigidas al nuevo colaborador, a su supervisor o a una persona específica (como el encargado de TI para la entrega de un equipo). Tienes la opción de decidir si la tarea es visible o no para el nuevo integrante. Además, puedes enriquecerlas con descripciones, videos e imágenes para brindar mayor claridad.
Correos
Automatiza la comunicación. Configura mensajes de bienvenida o instrucciones que se enviarán automáticamente según la fecha de ingreso o al iniciar el proceso. Estos correos pueden dirigirse al nuevo colaborador, al encargado del proceso o a direcciones de correo específicas.
Pre-ingreso
Crea formularios para que el futuro colaborador complete su ficha personal de manera autónoma. Una vez recibido, podrás revisar la información, añadir datos previsionales y dar el alta oficial en la empresa.
Nota: Si cuentas con la Plataforma Pro, podrás añadir flujos de aprobación adicionales a estas plantillas. En la versión estándar, podrás usar las plantillas sin estas aprobaciones extra.
Proceso
En este paso es donde grupas las tareas, correos y formularios de pre-ingreso creados anteriormente para armar un "paquete" de bienvenida estandarizado. Puedes crear procesos específicos por área (con tareas técnicas del equipo) o procesos transversales para comunicar valores y cultura organizacional.
Crea procesos de Onboarding
Una vez que tus plantillas están listas, es momento de aplicarlas. Para iniciar un proceso debes ir a Onboarding > Procesos > Crear Proceso de Onboarding y seguir estos pasos:
- Ingresa la información: Completa los datos del nuevo colaborador, como su área y cargo, o en el caso de un colaborador existente, simplemente escoge este.
- Selecciona las plantillas: Escoge la o las plantillas de Proceso y la de Pre-ingreso que correspondan.
- Revisión de ítems: Realiza un chequeo de las tareas y correos. En este punto, aún puedes editar, eliminar o agregar elementos nuevos para personalizar la experiencia.
- Activación: Al finalizar, el sistema activará automáticamente el calendario de tareas y la programación de correos.
Conexión con Selección: Si utilizas el módulo de Selección de Buk, ¡el trabajo es aún más fácil! Cuando un candidato pasa a ser contratado, aparecerá automáticamente en la pestaña "No Iniciados" del módulo de Onboarding. Solo deberás entrar, asignarle la plantilla correspondiente y completar los datos necesarios para dar inicio a su integración.
Seguimiento y Visibilidad del Proceso
Una vez que el proceso está en marcha, el sistema mantiene a todos informados según su rol:
Nuevo colaborador
Puede revisar sus tareas pendientes y el avance de su Onboarding directamente desde su Portal del Colaborador, en la barra lateral Mi Onboarding, o en su Ficha Personal (pestaña Talento > Onboarding). Esto le otorga autonomía y claridad desde el día uno.
Colaboradores actuales
Si asignaste tareas a un supervisor o a otro colaborador, ellos visualizarán sus pendientes en su propia sección de tareas dentro del módulo.
Encargado de Onboarding
Como administrador, podrás monitorear si las tareas están a tiempo o atrasadas, verificar que los correos se hayan enviado correctamente y supervisar que el flujo de pre-ingreso avance según lo planeado.
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