¿Necesitas organizar los activos de tu empresa de manera rápida y eficiente? Con el Módulo de Gestión de Activos, estarás listo para operar en solo 4 pasos: (1) Configuración inicial, (2) Creación de categorías y productos, y (3) Gestión de inventario e integraciones, (4) Órdenes y workflow

Este documento es tu guía resumida con los pasos esenciales para implementar el módulo sin complicaciones. Si quieres profundizar en cada fase, accede a los artículos detallados (enlazados más abajo), donde encontrarás instrucciones paso a paso, imágenes y consejos prácticos para aprovechar al máximo esta herramienta. ¡Comencemos!

Conceptos clave 

🗂️Categoría

Es el nivel más alto de clasificación dentro del módulo de gestión de activos. Representa un grupo general de productos con características similares, facilitando la organización y administración de los activos de la empresa.

Ejemplo: Computación y Tecnología, Mobiliario de Oficina, Vehículos de Empresa, Equipos de Protección Personal (EPP).

📋Producto

Es una entidad dentro de una categoría que define un tipo específico de bien que la empresa adquiere o gestiona. Cada producto pertenece a una categoría previamente definida y actúa como un modelo de referencia para la creación de activos individuales.

Ejemplo (Dentro de la categoría "Computación y Tecnología"):     Notebook Lenovo ThinkPad, Monitor Dell 24”, Teclado mecánico Logitech

💻 Activo

Es la unidad específica y tangible que ha sido adquirida y asignada a una persona dentro de la empresa. Cada activo se basa en un producto del catálogo y posee atributos únicos como número de serie, fecha de adquisición y estado.

Ejemplo: (Activo creado a partir del producto "Notebook Lenovo ThinkPad"):

• Activo: Notebook Lenovo ThinkPad
• Código de activo: 001-LTP-2024
• Número de serie: SN123456789
• Fecha de adquisición: 05/03/2024
• Estado: Asignado (a Juan Pérez)

De esta forma, el módulo permite una gestión estructurada y eficiente de los activos, asegurando trazabilidad y control sobre los bienes de la empresa.

Resumen para utilizar el módulo

Fase 1: Configuración inicial  (📌Link a artículo completo)

Pasos clave:

1. Permisos:

   • Asignar permisos para administrador del módulo en Usuarios y Perfiles:
     • Gestión de Activos - Inventario y órdenes (crear/asignar activos).
     • Gestión de Activos - Configuración (crear categorías/productos).

🖇️(⚙️Administración > 👥Usuarios y Perfiles > Pestaña Perfiles > [Selecciona perfil a asignar permisos] > Pestaña Administración)

• Asignar permiso para que el colaborador y supervisor pueda ver tab de Activos dentro de su ficha en Usuarios y perfiles
  • Configuración perfil normal

🖇️(⚙️Administración > 👥Usuarios y Perfiles > Pestaña Perfiles > Botón configuración perfil normal )

2. Atributos Personalizados:

   • Crear atributos para productos (ej. "Código de barra") y activos (ej. "Número de serie").
   • Configurar filtros condicionales (ej. "Memoria RAM" solo para computadores).

🖇️(⚙️Administración > ➡️Atributos personalizados)

3. Acceso al Módulo:

🖇️(📑 Menú lateral  > 📋Administrativo  > 🖥️ Gestión de Activos > ⚙️ Configuración)

Resultado: Módulo listo para estructurar el catálogo.

Fase 2: Creación de categorías y productos (📌Link a artículo completo)

Pasos clave:

1. Crear Categorías:

   • Nombre obligatorio (ej. "Computación y Tecnología").
   • Eliminación solo si no hay productos asociados.
   • Validación 1

🖇️(📑 Menú lateral  > 📋Administrativo  > 🖥️ Gestión de Activos > ⚙️ Configuración > Pestaña Categorías)

2. Crear Productos:

   • Asignar a una categoría + completar Nombre y Marca.
   • Vincular a áreas/cargos (información referencial).
   • Validación 2

🖇️(📑 Menú lateral  > 📋Administrativo  > 🖥️ Gestión de Activos > ⚙️ Configuración > Pestaña Productos)

Resultado: Catálogo jerarquizado para generar activos.

Fase 3: Gestión de inventario(📌Link a artículo completo)

Pasos clave:

• Inventario:

  • Crear activos manualmente o vía importador.
  • Asignar Estados: Disponible, Asignado, Mantenimiento, Inactivo.
  • Historial de movimientos, agregar comentarios  y edición de atributos.

🖇️(📑 Menú lateral  > 📋Administrativo  > 🖥️ Gestión de Activos > ⚙️ Inventario)

• Importadores y exportadores:

  • Notificaciones por email (asignación/rechazo).
  • Exportadores/importadores.

Resultado: Flujo completo de gestión y trazabilidad.

Fase 4: Órdenes e integraciones (📌Link a artículo completo)

Pasos clave:

1. Órdenes:

• Centralizar solicitudes de activos ("Órdenes").
• Asignar activos disponibles o rechazar con justificación

2. Workflow

• Clientes con Workflow contratado
• Clientes sin Workflow contratado

Fase 5: Integración con Documentos (📌Link a artículo completo)

1. Documentos

• Clientes con Gestor documental contratado
• Clientes sin Gestor documental contratado

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