El artículo ofrece una guía completa sobre la creación y configuración de una Encuesta de Clima. Explica cómo iniciar el proceso, personalizar el formulario con diversos tipos de preguntas, y detalla la configuración de Categorías para organizar las preguntas. También aborda cómo importar preguntas masivamente mediante el importador, asegurando que el formulario sea adaptado eficazmente a tus necesidades.
Para crear una nueva encuesta de clima, dirígete al menú lateral y selecciona "Cultura". Luego, haz clic en "Encuestas" y selecciona "Clima". A continuación, encontrarás el botón "Crear encuesta de clima"
Puedes crear una encuesta en blanco, reutilizar una encuesta anterior o utilizar la plantilla de Buk.
Primero, deberás asignarle un nombre a la encuesta. Luego, podrás configurar lo siguiente:
1. Formulario encuesta
2. Configuración general
3. Participantes
4. Validación
Formulario encuesta:
En "Formulario evaluación" debes configurar las preguntas que deberán contestar los colaboradores en la encuesta de clima.
- Categorías:
Puedes configurar categorías para asociar preguntas de selección única, lo que te permitirá generar reportes de resultados por indicadores.
Para crear una nueva categoría haz clic en "Configurar Categorías
Luego, haz clic en "Nueva Categoría" y asígnale un nombre. También puedes optar por la opción "No sumar al cálculo del resultado global" para que las preguntas asociadas a esta categoría no sean consideradas en el cálculo de los resultados de la encuesta. Una vez que hayas creado todas las categorías que necesites, no olvides hacer clic en "Guardar".
Preguntas:
Para agregar preguntas al formulario, haz clic en "Agregar elemento" y selecciona "Agregar pregunta".
Primero deberás elegir el tipo de pregunta: Selección única, párrafo, importancia relativa y NPS.
Preguntas de selección única
Estas preguntas permiten al encuestado seleccionar solo una respuesta de un conjunto de alternativas.Primero, elige la categoría a la que estará asociada la pregunta del listado de categorías; asegúrate de haber creado previamente las categorías. Luego, en "Título de la pregunta", redacta la pregunta o afirmación que deberán contestar los colaboradores. También tienes la opción de agregar una descripción adicional a la pregunta. Además, puedes seleccionar la opción "Respuesta obligatoria" para que los colaboradores deban responder esta pregunta antes de finalizar y enviar la encuesta.
Por último, en "Respuestas", ingresa las opciones disponibles para el colaborador. Asegúrate de ingresar una opción por línea y ordenarlas de menor a mayor; es decir, la primera línea corresponde a 1, la segunda a 2, y así sucesivamente. Ten en cuenta que estas alternativas se traducirán en números para calcular los resultados de la encuesta.
Una pregunta de selección única se visualizará de la siguiente manera en el formulario:
Preguntas de Párrafo:
Las preguntas de párrafo permiten que los colaboradores respondan con un texto largo.Para crear una pregunta de este tipo, redacta la pregunta y, si lo deseas, añade una descripción opcional. Además, puedes seleccionar la opción "Respuesta obligatoria" para que los colaboradores deban responder esta pregunta antes de finalizar y enviar la encuesta.
Al finalizar la encuesta, en la reportería podrás utilizar el analizador de sentimientos para categorizar las respuestas de las preguntas de tipo "Párrafo" mediante inteligencia artificial.
Una pregunta de párrafo se visualizará de la siguiente manera en el formulario:
- Preguntas de importancia relativa:
Las preguntas de tipo "Importancia Relativa" permiten que los colaboradores ordenen opciones según sus preferencias.
Para crear una pregunta de este tipo, primero redacta la pregunta y, si lo deseas, añade una descripción opcional. También puedes seleccionar la opción "Respuesta obligatoria" para que los colaboradores deban responder esta pregunta antes de finalizar y enviar la encuesta.
En "Respuestas", ingresa las opciones que los colaboradores deberán ordenar para contestar la pregunta.
En una pregunta de importancia relativa, los colaboradores deberán tomar las opciones y arrastrarlas a la ubicación deseada para ordenarlas según su importancia. Esta pregunta se visualizará en el formulario de la siguiente manera:
En este tipo de pregunta se mide lo que es más prioritario para tus colaboradores. Interpretación se basa en el orden jerárquico.
El primer lugar: Es el factor que el equipo considera "crítico" o "esencial". Es aquello en lo que debes enfocar tus recursos o comunicación de inmediato.
El último lugar: No significa necesariamente que sea "malo" o "poco importante", sino que, en comparación con lo demás, es lo que menos influye en su satisfacción actual.
Consenso claro: Si una opción queda en primer lugar por una distancia amplia, hay una necesidad unánime en el equipo.
Competencia cercana: Si los tres primeros lugares tienen puntajes casi idénticos, significa que el equipo está lidiando con múltiples prioridades al mismo tiempo y cualquier acción en esas tres áreas tendrá un impacto positivo.
Pregunta de NPS:
La pregunta de NPS (Net Promoter Score) es una métrica que permite medir la lealtad de los empleados hacia la organización, utilizando una escala del 0 al 10.
Para crear una pregunta NPS, primero redacta la pregunta y, si lo deseas, añade una descripción opcional. Ten en cuenta que solo se puede agregar una pregunta de este tipo en el formulario. También puedes seleccionar la opción "Respuesta obligatoria" para que los colaboradores deban responderla antes de finalizar y enviar la encuesta.
El "Valor mínimo" corresponde a la opción 0 y el "Valor máximo" a la opción 10; debes asignar un nombre representativo a estas opciones.
Al finalizar la encuesta podrás revisar los resultados de esta pregunta, donde Las respuestas se clasifican en tres categorías:- Promotores (puntajes 9-10): Son los empleados que están muy satisfechos y probablemente recomendarán la empresa. Contribuyen al crecimiento mediante el boca a boca positivo.
- Pasivos (puntajes 7-8): Son personas satisfechas, pero no lo suficiente como para considerarse promotores. No suelen expresar entusiasmo ni descontento.
- Detractores (puntajes 0-6): Son quienes están insatisfechos y podrían dañar la reputación de la empresa a través del boca a boca negativo.
El resultado final es un número que oscila entre -100 y 100. Se obtiene con la siguiente fórmula:eNPS = % Promotores} - %Detractores
Nota: Los "Pasivos" (7-8) cuentan para el total de respuestas, pero no suman ni restan al índice final. Actúan como un amortiguador.¿Cómo interpretar los resultados?
De 0 a 30 (Bueno): Tienes una base sólida. Hay más gente impulsando la marca que criticándola.
De 30 a 70 (Excelente): Tu cultura es un activo competitivo. Tienes un alto nivel de "evangelizadores" internos.
Más de 70 (Excepcional): Es un caso de altísima fidelidad.
Menor a 0 (Alerta): Tienes más "detractores" que "promotores". Existe un riesgo real de rotación y clima negativo.
La pregunta de NPS se visualizará en el formulario de la siguiente manera:
Personalizar el formulario:
También puedes agregar un título que aparecerá al inicio de la encuesta y un "Párrafo" para incluir algún comentario adicional.
Con la opción "Permitir agregar comentarios" los colaboradores podrán dejar comentarios en las preguntas de tipo selección única, importancia relativa y NPS.
Además, puedes utilizar el botón "Previsualizar" para ver cómo quedará el formulario que has configurado.
Para finalizar, puedes ordenar las preguntas que hayas creado arrastrándolas y ubicándolas en el orden deseado.
Proceso en Plataforma masivo:
También puedes agregar preguntas al formulario de forma masiva. Para ello, haz clic en "Agregar elementos" y selecciona "Importar Preguntas".
Primero, haz clic en "Descargar Template" para obtener un archivo Excel que deberás completar con las preguntas que deseas importar.
En la hoja del archivo, encontrarás la pestaña "Carga_Preguntas", donde deberás ingresar las preguntas que quieres cargar. Completa las columnas del archivo de la siguiente manera:
- Categoría: ID de la categoría (solo para preguntas de selección única; deja la celda en blanco si no corresponde). En la pestaña "Información categorías" puedes encontrar los ID de las categorías para copiar y pegar, es importante que crees las categorías previamente
- Pregunta: Enunciado de la Pregunta.
- Tipo: Párrafo, Importancia Relativa, Selección Única, NPS. En la pestaña "Tipos de pregunta" puedes encontrar los tipos para que copies y pegues ya que deben estar escritos tal y cual como aparecen ahí
- Opción de respuesta 1/ Nombre valor mínimo NPS: Indica una opción de respuesta para los tipos Selección Única e Importancia Relativa. Para NPS, ingresa el nombre para el valor 0.
- Opción de respuesta 2/ Nombre valor máximo NPS: Indica una opción de respuesta para los tipos Selección Única e Importancia Relativa. Para NPS, ingresa el nombre para el valor 10.
- ... Además, hay 8 columnas restantes para ingresar otras opciones de respuesta para las preguntas de Selección única e importancia relativa
Una vez que hayas completado el archivo, guárdalo y súbelo haciendo clic en "Seleccionar archivo".
Para continuar con las configuraciones de la Encuesta de Clima, haz clic en "Guardar y Seguir". Al finalizar, serás dirigido a la configuración General, donde podrás ajustar los mensajes asociados a la encuesta y el cálculo de resultados.