Objetivo
El siguiente artículo es una guía técnica para configurar el revisor (visador), el orden de los firmantes y el flujo automático de firma electrónica para los gestores documentales de la plataforma.
Alcance
Dirigido a Administradores y Gestores Documentales del módulo de Documentos y Firma Digital. Incluye además las definiciones técnicas para integraciones vía API.
Limitaciones
Actualmente, el orden y flujo automático de firma no son soportados para los siguientes tipos de archivos:
- Certificados de vacaciones.
- Certificados de beneficios.
Glosario
- Revisor/Visador: Colaborador encargado de aprobar o rechazar un documento antes de que inicie el proceso de firma.
- Orden de firma: Secuencia establecida (1º, 2º, 3º) en la que los actores deben firmar.
- Flujo automático: Sistema de notificaciones que se dispara hacia el siguiente actor apenas el anterior completa su acción.
- Firmante Empresa: Representante Legal (RRLL), Supervisor u otro usuario que firma en nombre de la organización.
- Variable de firma: Marcadores como
{{firma.primer_firmante.nombre}}que extraen dinámicamente el nombre de los actores configurados.
Paso a Paso: Configuración en Plataforma
1. Configuración de la Plantilla
Para establecer las reglas del juego, ve a Administrativo > Documentos y Firma > Plantillas:
- Revisor: Al editar una plantilla, marca el check “Esta plantilla requiere revisor”. Podrás asignar al supervisor del colaborador o a cualquier usuario activo en la plataforma.
- Orden de Firmas: Marca “Esta plantilla requiere firma” y luego “Establecer orden para las firmas”.
- Tip: Arrastra con el mouse a los actores (Empleado, RRLL, Supervisor u Otro) para definir quién firma primero. Se permiten hasta 3 firmantes.
- Variables Dinámicas: Utiliza
{{firma.primer_firmante.nombre}}y{{firma.segundo_firmante.nombre}}en el cuerpo del documento para que Buk escriba automáticamente los nombres de los firmantes seleccionados.
2. Generación Masiva de Documentos
Desde Administrativo > Documentos y Firma > Documentos > Tab: "Todos los documentos":
- Haz clic en Generar documentos y selecciona tu plantilla.
- ¡Importante!: Marca el check “Quiero que los documentos se generen visibles” si deseas que el flujo de firma e inicio de notificaciones sea automático.
- Nota: Los documentos serán visibles para el colaborador solo cuando el flujo se complete.
- Selecciona a los colaboradores y finaliza el proceso eligiendo al RRLL correspondiente.
3. El Flujo de Revisión y Firma
Dependiendo de tu configuración, el sistema actuará así:
- Si hay Revisor: La primera notificación llega al correo del revisor. Mientras no apruebe, nadie podrá firmar.
- Si hay Orden de Firma: Una vez aprobado por el revisor, se notifica al Firmante 1. Solo cuando este firme, se notificará al Firmante 2, y así sucesivamente.
- Sin Orden: Se notifica a todos los firmantes simultáneamente una vez aprobado el documento.
4. Acciones del Revisor
El revisor recibirá un correo con el botón "Revisa aquí".
- También puede gestionar esto desde la plataforma en la pestaña “Mis revisiones pendientes”.
- Si el revisor rechaza, el flujo se cancela y deberás corregir y regenerar el documento.
Especificaciones para API (Endpoints)
Si utilizas integraciones, considera los siguientes parámetros en el objeto signatures:
signature_type: Define el tipo (employee_signature,legal_agent_signature,supervisor_signature, etc.).position: Valor entre 1 y 3 para el orden.reviewer_id: ID del colaborador asignado para la visación previa.
Información General
- Módulos requeridos: Firma Digital y Gestión Documental.
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