Objetivo:
Proporcionar a los administradores de solicitudes información detallada sobre los diversos tipos de workflows que pueden configurar en la plataforma. Se entregarán instrucciones claras para la configuración de procesos relacionados con altas, bajas, búsquedas y movimientos de colaboradores. El objetivo primordial es permitir que los administradores configuren y administren solicitudes que deban seguir un flujo específico para su ejecución.
Alcance / Limitaciones:
- Configuración:
Para configurar Workflows tu perfil debe tener permiso de "Modificación" en Solicitudes. Podrás revisarlo desde "Administración" (⚙️) en "Usuarios y perfiles"
- Levantar solicitudes: Podrás configurar los workflow para definir las personas que tendrán permiso para levantar la solicitud y con esto que comience el flujo. Puedes hacerlo a través de cargo/área o Administrador de solicitudes
Definiciones:
- Workflow: Flujo de trabajo que permite parametrizar 4 procesos internos de la organización (procesos de alta, baja movimiento y búsqueda) mediante solicitudes que deben ser aprobadas en distintas etapas hasta gatillarse el proceso. Durante el flujo, los responsables de las etapas, podrán revisar y completar la información o campos necesarios para la creación del proceso. También puedes configurar notificaciones en cada etapa del flujo
- Workflow de Alta: Flujo que crea la ficha de un nuevo empleado como vigente. Podrás iniciar el flujo de alta desde un proceso de selección al pasar a un candidato a la etapa de Contratados o desde Solicitudes
- Worflow de Baja: Flujo que genera el finiquito de un empleado. Deberás seleccionar a los responsables de la primera etapa del flujo que podrán levantar la solicitud de desvincular a un colaborador
- Worflow de Búsqueda: Flujo que permite, a través de una solicitud, crear un nuevo proceso de selección de forma automática en estado pendiente
- Workflow de Movimiento: Flujo que modifica los datos de la ficha de un colaborador relacionados a su trabajo (Renta, cargo, área, etc.). Este flujo se podrá iniciar desde un proceso de selección interno o desde Solicitudes.
Proceso en Plataforma:
- Workflow de Alta:
Para disponibilizar la solicitud para dar el alta a un candidato y contratarlo, debes configurar un workflow de alta. Para esto desde "Administrativo", haz click en "Solicitudes" -> "Configuración" (⚙️). Luego deberás hacer click en "Crear plantilla de Proceso"
Debes darle un nombre a la plantilla y elegir el tipo de proceso
Se creará el proceso con dos etapas; Etapa 1 es cuando una persona levanta la solicitud y Resultado final es la Creación de la ficha del colaborador, ya que es un workflow de alta. Podrás crear más etapas para que otros responsables revisen o completen la información.
Etapa 1:
Permisos: Debes seleccionar a las personas que tendrán permiso para iniciar la solicitud y completar el formulario, en la pestaña "Permisos". Podrás elegir que personas de ciertos cargos y áreas puedan levantar la solicitud, con la opción: "Área/Cargo". O puedes seleccionar que el Administrador de solicitudes pueda levantar la solicitud, (usuarios con perfil que tengan permiso en Solicitudes)
También puedes "Activar el limite de permisos establecidos para el usuario que complete esta etapa", lo cual permitirá levantar solicitudes solo para los cargos que tienen permisos en su perfil
Formulario:
En la pestaña formulario de la primera etapa deberás seleccionar los campos que se deben completar y/o revisar al iniciar la solicitud de alta
Debes pinchar en "Seleccionar campos" y seleccionar de la lista desplegable los campos de la primera etapa
Si el proceso de alta se inició a partir de un proceso de selección, los datos del candidato que hayas recibido en formularios durante el proceso se transferirán al formulario.
Luego de seleccionar los campos debes elegir como se mostrará el campo en el formulario en esta etapa:
- Lectura: los responsables de la etapa solo podrán visualizar los campos
- Editable Opcional: los responsables de la etapa podrán editar los campos pero no será obligatorio
- Editable Obligatorio: los responsables de la etapa deberán editar obligatoriamente los campos para continuar con el flujo
Ya que el workflow de alta crea la ficha del colaborador es requisito que algunos campos sean editable obligatorio en al menos una etapa del workflow
Campos obligatorios:
Nombre, Apellido, Rut, Sexo, Fecha de nacimiento, País de Nacimiento, estado civil, Fonasa/Isapre, régimen Previsional, Empresa, formas de pago, área, Cargo, Supervisor, Ingreso a la compañía, Sueldo base, mail personal, Ciudad, Comuna, Región, Tipo de contrato, Dirección y Horario semanal
Puedes usar el botón "Agregar campos requeridos", para que automáticamente queden seleccionado los campos obligatorios
Notificaciones:
En la pestaña notificaciones podrás configurar notificaciones de correos que se enviarán según el estado de la solicitud. Podrás configurar todas las notificaciones que necesites
Debes asignar un título a la notificación y el asunto del correo
En la primera etapa, el único estado disponible es "Solicitado", por lo tanto, la notificación se enviará una vez que se envíe la solicitud.
También debes seleccionar quien será el destinatario, las opciones son:
- Solicitante del proceso
- Encargado de la etapa
- Dirección de mail
Por último debes redactar la notificación
Puedes agregar más etapas entre la etapa 1 y la etapa de la creación de la ficha del colaborador seleccionando "Agregar etapa":
Etapa 2:
Debes seleccionar quienes deberán operar esta etapa y los campos que deberán completar o visualizar.
En Dependencias debes configurar la condición que debe cumplirse para que se dé inicio a esta etapa. Por defecto ya encuentra configurada para que se inicie cuando se apruebe la etapa anterior. Si deseas, puedes cambiar la condición o agregar más
Estados de las etapas:
- Aprobado: cuando el responsable de la etapa aprueba
- Error: cuando
- Rechazado:cuando el responsable rechaza la etapa finalizando el flujo de la solicitud
- Devuelto: cuando el responsable devuelve la etapa volviendo el flujo a la etapa anterior
En la pestaña Notificaciones puedes configurar notificaciones que se enviarán por correo dependiendo el estado de la etapa: Aprobado, Error, Rechazado, Devuelto, Esperando
Resultado final:
Cuando ya hayas terminado de configurar las etapas necesarias debes configurar el resultado final. La cual si es aprobada, creará la ficha del nuevo colaborador. Debes configurar la dependencia y las notificaciones asociadas a esta etapa
En Dependencias puedes seleccionar la opción "Creación automática del usuario en la plataforma de Buk" para crear la ficha del colaborador contratado y se enviará un correo al nuevo colaborador con su acceso al portal Buk una vez creada su ficha
- Workflow de Movimiento:
Para poner en disposición la solicitud para modificar los datos de trabajo del colaborador, debes configurar un workflow de Movimiento. Para esto desde "Administrativo", haz click en "Solicitudes" -> "Configuración" (⚙️). Luego deberás hacer click en "Crear plantilla de Proceso"
Debes darle un nombre a la plantilla y elegir el tipo de proceso
Se creará el proceso con dos etapas; Etapa 1 es cuando una persona levanta la solicitud y Resultado final es la modificación de datos relacionadas al trabajo del colaborador, ya que es un workflow de Movimiento. Podrás crear más etapas para que otros responsables revisen o completen la información.
Etapa 1:
Permisos: Debes seleccionar a las personas que tendrán permiso para iniciar la solicitud y completar el formulario, en la pestaña "Permisos". Podrás elegir que personas de ciertos cargos y áreas puedan levantar la solicitud, con la opción: "Área/Cargo". O puedes seleccionar que el Administrador de solicitudes pueda levantar la solicitud, (usuarios con perfil que tengan permiso en Solicitudes)
También puedes "Activar el limite de permisos establecidos para el usuario que complete esta etapa", lo cual permitirá levantar solicitudes solo para los cargos que tienen permisos en su perfil
Formulario:
En la pestaña formulario de la primera etapa deberás seleccionar los campos que se deben completar y/o revisar al iniciar la solicitud de Movimiento
Debes pinchar en "Seleccionar campos" y seleccionar de la lista desplegable los campos de la primera etapa
.
Luego de seleccionar los campos debes elegir como se mostrará el campo en el formulario en esta etapa:
- Lectura: los responsables de la etapa solo podrán visualizar los campos
- Editable Opcional: los responsables de la etapa podrán editar los campos pero no será obligatorio
- Editable Obligatorio: los responsables de la etapa deberán editar obligatoriamente los campos para continuar con el flujo
Ya que el workflow de alta crea la ficha del colaborador es requisito que algunos campos sean editable obligatorio en al menos una etapa del workflow
Campos obligatorios:
Nombre, Apellido, Rut, Sexo, Fecha de nacimiento, País de Nacimiento, estado civil, Fonasa/Isapre, régimen Previsional, Empresa, formas de pago, área, Cargo, Supervisor, Ingreso a la compañía, Sueldo base, mail personal, Ciudad, Comuna, Región, Tipo de contrato, Dirección y Horario semanal
Puedes usar el botón "Agregar campos requeridos", para que automáticamente queden seleccionado los campos obligatorios
Notificaciones:
En la pestaña notificaciones podrás configurar notificaciones de correos que se enviarán según el estado de la solicitud. Podrás configurar todas las notificaciones que necesites
Debes asignar un título a la notificación y el asunto del correo
En la primera etapa, el único estado disponible es "Solicitado", por lo tanto, la notificación se enviará una vez que se envíe la solicitud.
También debes seleccionar quien será el destinatario, las opciones son:
- Solicitante del proceso
- Encargado de la etapa
- Dirección de mail
Por último debes redactar la notificación
Puedes agregar más etapas entre la etapa 1 y la etapa de la creación de la ficha del colaborador seleccionando "Agregar etapa":
Etapa 2:
Debes seleccionar quienes deberán operar esta etapa y los campos que deberán completar o visualizar.
En Dependencias debes configurar la condición que debe cumplirse para que se dé inicio a esta etapa. Por defecto ya encuentra configurada para que se inicie cuando se apruebe la etapa anterior. Si deseas, puedes cambiar la condición o agregar más
Estados de las etapas:
- Aprobado: cuando el responsable de la etapa aprueba
- Error: cuando
- Rechazado:cuando el responsable rechaza la etapa finalizando el flujo de la solicitud
- Devuelto: cuando el responsable devuelve la etapa volviendo el flujo a la etapa anterior
En la pestaña Notificaciones puedes configurar notificaciones que se enviarán por correo dependiendo el estado de la etapa: Aprobado, Error, Rechazado, Devuelto, Esperando
Resultado final:
Cuando ya hayas terminado de configurar las etapas necesarias debes configurar el resultado final. La cual si es aprobada, creará la ficha del nuevo colaborador. Debes configurar la dependencia y las notificaciones asociadas a esta etapa
En Dependencias puedes seleccionar la opción "Creación automática del usuario en la plataforma de Buk" para crear la ficha del colaborador contratado y se enviará un correo al nuevo colaborador con su acceso al portal Buk una vez creada su ficha
Workflow de Búsqueda:
Para poner a disposición la solicitud de iniciar un proceso de selección, debes configurar un workflow de Búsqueda. Para esto desde "Administrativo", haz clic en "Solicitudes" -> "Configuración" (⚙️). Luego deberás hacer clic en "Crear plantilla de Proceso"
Debes darle un nombre a la plantilla y elegir el tipo de proceso
Se creará el proceso con dos etapas; Etapa 1 es cuando una persona levanta la solicitud y Resultado final es la Creación de un nuevo proceso de reclutamiento en estado pendiente en el módulo de selección, ya que es un workflow de búsqueda. Podrás crear más etapas para que otros responsables revisen o completen la información.
Etapa 1:
Permisos: Debes seleccionar a las personas que tendrán permiso para iniciar la solicitud y completar el formulario, en la pestaña "Permisos". Podrás elegir que personas de ciertos cargos y áreas puedan levantar la solicitud, con la opción: "Área/Cargo". O puedes seleccionar que el Administrador de solicitudes pueda levantar la solicitud, (usuarios con perfil que tengan permiso en Solicitudes)
También puedes "Activar el limite de permisos establecidos para el usuario que complete esta etapa", lo cual permitirá levantar solicitudes solo para los cargos que tienen permisos en su perfil
Formulario:
En la pestaña formulario de la primera etapa deberás seleccionar los campos que se deben completar al iniciar la solicitud de búsqueda
Debes pinchar en "Seleccionar campos" y seleccionar de la lista desplegable los campos de la primera etapa. Encontrarás los campos disponibles para crear un nuevo proceso de selección
Para crear una vacante en el módulo de selección es requisito que los siguientes campos esté presentes como obligatorio el al menos una etapa del flujo: Cargo. Área. Vacantes, Empresas. Puedes usar el botón "Agregar Campos Requeridos" para tener la configuración automáticamente
Notificaciones:
En la pestaña notificaciones podrás configurar notificaciones de correos que se enviarán según el estado de la solicitud. Podrás configurar todas las notificaciones que necesites.
Debes asignar un título a la notificación y el asunto del correo
En la primera etapa, el único estado disponible es "Solicitado", por lo tanto, la notificación se enviará una vez que se envíe la solicitud.
También debes seleccionar quien será el destinatario, las opciones son:
- Solicitante del proceso
- Encargado de la etapa
- Dirección de mail
Por último debes redactar la notificación.
Puedes agregar más etapas entre la etapa 1 y la etapa de la creación del proceso de selección, haciendo clic en "Agregar etapa":
Etapa 2:
Debes seleccionar quienes deberán operar esta etapa y los campos que deberán completar o visualizar.
En Dependencias debes configurar la condición que debe cumplirse para que se dé inicio a esta etapa. Por defecto ya encuentra configurada para que se inicie cuando se apruebe la etapa anterior. Si deseas, puedes cambiar la condición o agregar más
Estados de las etapas:
- Aprobado: cuando el responsable de la etapa aprueba
- Error: cuando
- Rechazado:cuando el responsable rechaza la etapa finalizando el flujo de la solicitud
- Devuelto: cuando el responsable devuelve la etapa volviendo el flujo a la etapa anterior
En la pestaña Notificaciones puedes configurar notificaciones que se enviarán por correo dependiendo el estado de la etapa: Aprobado, Error, Rechazado, Devuelto o Esperando
Resultado final:
Cuando ya hayas terminado de configurar las etapas necesarias debes configurar el resultado final. La cual si es aprobada, creará un nuevo proceso de selección. Debes configurar la dependencia y las notificaciones asociadas a esta etapa
- Workflow de Baja
Para poner a disposición la solicitud de poner término del trabajo del empleado, debes configurar un workflow de Baja. Para esto desde "Administrativo", haz clic en "Solicitudes" -> "Configuración" (⚙️). Luego deberás hacer clic en "Crear plantilla de Proceso"Debes darle un nombre a la plantilla y elegir el tipo de proceso
Se creará el proceso con dos etapas; Etapa 1 es cuando una persona levanta la solicitud y Resultado final es la inactivación de la ficha del colaborador, ya que es un workflow de baja. Podrás crear más etapas para que otros responsables revisen o completen la información.
Etapa 1:
Permisos: Debes seleccionar a las personas que tendrán permiso para iniciar la solicitud y completar el formulario, en la pestaña "Permisos". Podrás elegir que personas de ciertos cargos y áreas puedan levantar la solicitud, con la opción: "Área/Cargo". O puedes seleccionar que el Administrador de solicitudes pueda levantar la solicitud, (usuarios con perfil que tengan permiso en Solicitudes)
También puedes "Activar el limite de permisos establecidos para el usuario que complete esta etapa", lo cual permitirá levantar solicitudes solo para los cargos que tienen permisos en su perfil
Formulario:En la pestaña formulario de la primera etapa deberás seleccionar los campos que se deben completar al iniciar la solicitud de baja
Debes pinchar en "Seleccionar campos" y seleccionar de la lista desplegable los campos de la primera etapa.
Para dar término a un trabajo es requisito que los siguientes campos estén presentes como editable obligatorio en al menos una etapa: Fecha de término, razón y empleado. Puedes usar el botón "Agregar Campos Requeridos" para tener la configuración automáticamente
Notificaciones:En la pestaña notificaciones podrás configurar notificaciones de correos que se enviarán según el estado de la solicitud. Podrás configurar todas las notificaciones que necesites.
Debes asignar un título a la notificación y el asunto del correo
En la primera etapa, el único estado disponible es "Solicitado", por lo tanto, la notificación se enviará una vez que se envíe la solicitud.
También debes seleccionar quien será el destinatario, las opciones son:
- Solicitante del proceso- Encargado de la etapa
- Dirección de mail
Por último debes redactar la notificación.
Puedes agregar más etapas entre la etapa 1 y la etapa de término de trabajo, haciendo clic en "Agregar etapa":
Etapa 2:
Debes seleccionar quienes deberán operar esta etapa y los campos que deberán completar o visualizar.
En Dependencias debes configurar la condición que debe cumplirse para que se dé inicio a esta etapa. Por defecto ya encuentra configurada para que se inicie cuando se apruebe la etapa anterior. Si deseas, puedes cambiar la condición o agregar más
Estados de las etapas:
- Aprobado: cuando el responsable de la etapa aprueba
- Error: cuando
- Rechazado:cuando el responsable rechaza la etapa finalizando el flujo de la solicitud
- Devuelto: cuando el responsable devuelve la etapa volviendo el flujo a la etapa anterior
En la pestaña Notificaciones puedes configurar notificaciones que se enviarán por correo dependiendo el estado de la etapa: Aprobado, Error, Rechazado, Devuelto o Esperando
Resultado final:
Cuando ya hayas terminado de configurar las etapas necesarias debes configurar el resultado final. La cual si es aprobada, da término al trabajo del colaborador y deja su ficha en estado inactivo. Debes configurar la dependencia y las notificaciones asociadas a esta etapa
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