1. Conceptos Clave del Módulo Registro de Evidencias SST

Categorías y Normativas

Ambas son etiquetas que te permiten organizar y filtrar los cumplimientos para una mejor gestión.

• Categorías: Son completamente personalizables y sirven para agrupar una serie de cumplimientos. Por ejemplo, "Capacitaciones" es una categoría que puede agrupar distintos cumplimientos relacionados con la formación (como inducción de seguridad, uso de extintores o manejo manual de carga). Si te riges bajo la legislación en Colombia para SG-SST, puedes crear categorías por cada etapa (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) y asociar cada cumplimiento según su fase.

• Normativas: Indican el origen legal de un cumplimiento al momento de crearlo, dado que estos generalmente se relacionan con normas o decretos. Por ejemplo, la "Ley 16.744" o el "DS 594" actúan como la normativa de origen que justifica por qué tu empresa debe cumplir con una obligación general como la "Entrega de EPP". Además, son la base con la que se construyen los requerimientos sugeridos en la Biblioteca de Cumplimientos.

Cumplimientos

• Cumplimiento: Representa una obligación macro de tu empresa, generalmente basada en una normativa, ley o decreto. Este agrupa todos los requisitos que debes cumplir para demostrar conformidad, como por ejemplo, la "Entrega de EPP" es  es un Cumplimiento que agrupa todos los requisitos relacionados a  elementos de protección que la empresa debe entregar.
   
• Biblioteca de Cumplimientos: Reúne los cumplimientos más frecuentes en auditorías de SST, basados en normativas oficiales y estándares vigentes en cada país. Desde aquí, puedes importar directamente los cumplimientos y sus requisitos a tu cuenta sin necesidad de crearlos desde cero.

Requisitos y Asignaciones

• Requisito: Es la obligación concreta que se desprende de un Cumplimiento. Define qué elemento o acción específica debes acreditar y a quién aplica, que puede ser Empresa o Colaborador. Ten en cuenta que un requisito siempre pertenece a un único cumplimiento. 
  Por ejemplo: dentro del cumplimiento "Entrega de EPP" están los requisitos "Casco de seguridad", "Botines de seguridad" y "Guantes de protección", los cuales aplican a colaboradores. Por otro lado, dentro de "Capacitaciones CPHS", se encuentra el requisito "Plan anual de capacitaciones", que aplica a la empresa.
   
• Asignación de Requisito: Es el vínculo que conecta un requisito con quien debe cumplirlo. Al crear una asignación, debes definir desde cuándo rige esta obligación (fecha de inicio). La fecha de término es opcional; si no la configuras, la asignación se considerará vigente de forma indefinida.

Evidencias

• Evidencia: Son los archivos (documentos, certificados, actas, fotografías, etc.) que prueban el cumplimiento de un requisito. Cada Evidencia se asocia a una asignación específica y debe tener una fecha de inicio de validez. La fecha de término de validez es opcional; si no se define, se considera que la Evidencia tiene vigencia indefinida.
   
• Vigencia y Estados de la Evidencia: Para asegurar una correcta trazabilidad de tu matriz legal, cada documento o registro cargado en el sistema debe contar con un periodo de validez. La fecha de término de esta vigencia es la que calcula de forma automática su estado actual. Los estados posibles que verás en la plataforma son:
  • Sin evidencia: El colaborador o la empresa tienen el requisito asignado, pero todavía no se ha registrado ningún documento que respalde su cumplimiento.
  • Vigente: Existe una evidencia registrada cuya fecha de validez cubre el día de hoy, o bien, se ha configurado con vigencia indefinida.
  • Por vencer: Existe una evidencia registrada que cubre la fecha actual, pero está próxima a expirar. Este estado se activa según el número de días de anticipación definidos en la configuración de alertas del Requisito. Si el administrador no ha configurado un umbral personalizado para ese requisito, el sistema aplicará automáticamente un plazo estándar de 30 días para mostrar esta alerta.

  • Vencida: Existe una evidencia registrada en el sistema, pero su fecha de término de validez ya pasó, lo que indica que el documento ha caducado y requiere ser renovado.

     

• Asignación Vigente / Finalizada: Si un colaborador cambia de cargo, área o sale de la empresa y ya no aplica un determinado Requisito, la asignación debe finalizarse. El sistema dejará de solicitarla y no afectará el estado de cumplimiento, pero siempre podrás acceder al historial de evidencias pasadas.
   

¿Cómo se relacionan estos conceptos?

• Una Normativa sirve como base legal de la obligación, mientras que una Categoría actúa como etiqueta para agrupar temas.
• A partir de esto se configura un Cumplimiento, el cual agrupa uno o más Requisitos.
• Cada Requisito se asigna a colaboradores o a la empresa, con una fecha de inicio (y opcionalmente una de término).
• Para cada asignación se registran Evidencias con fechas de validez.
• El estado de cumplimiento se calcula automáticamente en base a las evidencias vigentes de cada asignación.

   

Consideraciones importantes

• Un Requisito puede aplicar a colaboradores o a la empresa, pero no a ambos al mismo tiempo. Si necesitas cubrir ambos casos, crea dos requisitos separados.
• Una asignación finalizada no afecta el estado de cumplimiento, pero conserva todo el historial de evidencias.
• El estado de un Cumplimiento se recalcula automáticamente cada vez que se registra o vence una evidencia.
• Es necesario contar con un perfil con permisos de administrador en SST, acceso al módulo Registro de Evidencias, y acceso a Colaboradores y Organización para visualizar y asignar requisitos.
• Si cuentas con un perfil de solo lectura, puedes auditar todo el estado de cumplimiento y descargar documentos, pero no podrás cargar, editar ni eliminar información.